BWPM TRACKHilfe & Wiki

Betreuter Pilot und Gründermandanten

Voraussetzungen: Eingeladene Geschäftskunden; nur echte Betreiberadministratoren verwalten Angebote. Betriebsabnahme und abgeschlossene AV-Vereinbarung erforderlich.

  1. Unter Administration → Mandanten → Gründermandanten einen eingerichteten direkten Pilotmandanten ohne bestehendes Abonnement auswählen.
  2. Referenz der abgeschlossenen AV-Vereinbarung, Enthaltener Speicher, Enthaltener KI-Umfang (oder nicht enthalten) und Bekannte Einschränkungen (oder keine bekannt) eintragen, Prüfung bestätigen und Persönliches Angebot erstellen wählen.
  3. Den einmalig angezeigten persönlichen Angebotslink sicher kopieren und dem genannten Kunden übermitteln. Kein automatischer Versand. Der Kunde liest die Bedingungen und wählt Kostenlose Erprobung vereinbaren.
  4. Nutzbare Installation prüfen, Nutzbare Freischaltung bestätigen; 30 Tage starten wählen und Beginn/Ende mitteilen.
  5. Nur nach Kostenpflichtige Fortsetzung bestellen durch den Kunden kann der Betreiber 49-Euro-Bestellung annehmen. Beginn und Preisbindung bestätigen; monatliche Rechnungen betreut erstellen. Kein automatischer PayPal-Einzug.

Kontrolle: Status, Annahmeperson, Testdaten und Preisbindung erscheinen in der Übersicht. Der Kunde kann Vertragsnachweis herunterladen und Kündigung erfassen. Kündigungen per E-Mail über Kündigung aus E-Mail erfassen mit Referenz dokumentieren. Ende bestätigen und angeforderten Abschlussexport betreut bereitstellen. Der Provisioner sperrt abgelaufene Erprobungen und beendete Vertragsmonate ohne Datenlöschung. Ohne gesonderte Bestellung entstehen keine Kosten.

Fehlerhilfe: Fehlende Migration durch den Betreiber explizit ausführen lassen. Bestehende Abonnements sind ausgeschlossen. Maximal fünf Angebote; Kündigungen setzen die Platzanzahl nicht zurück. Verlorene Links über den Betreiber klären. Bei ausbleibender Sperre den Provisioner prüfen. Eine AV-Referenz ersetzt keinen abgeschlossenen vollständigen Vertrag.

Briefverkehr, Protokolle und E-POST kennenlernen

Voraussetzung: ein Browser; zum Lesen der Produktübersicht wird kein Portalkonto benötigt.

  1. /produkt.php öffnen und Briefe & Protokolle wählen.
  2. Die drei Ablaufkarten zu Briefverkehr, Protokollwesen und E-POST lesen. Sie unterscheiden Vorbereitung, Prüfung/Freigabe und anschließenden Versand beziehungsweise Fortschreibung.
  3. Bei E-POST die Voraussetzungen Anbieterzugang, Versandfreigabe und PDF-Prüfung beachten. Eine Providerannahme ist allein noch kein Zustellnachweis.

Ergebnis prüfen: Die Seite erklärt vorhandene Abläufe und ihre Voraussetzungen. Sie versendet keine Dokumente und aktiviert keinen Anbieter. Fehlt ein Abschnitt, den installierten Website-Stand prüfen; DE/EN wechselt die Produktsprache.

Eigenes Geschäftsjahr auswerten

Voraussetzung sind Buchhaltungsberechtigung und Zugriff auf die betreffenden Projekte. Das zentrale Kosten-Cockpit behält seine bisherige Administratorberechtigung.

  1. Office → Geschäftsjahr öffnen. Das zentrale Kosten-Cockpit liegt jetzt unter Projekte; es betrifft die Bauprojektkosten, nicht den eigenen Ausgangsumsatz.
  2. Jahr und Projekt wählen, danach Aktualisieren. Der Filter gilt für Kennzahlen, Projektzeilen und Monatskurve.
  3. Abgerechnet netto summiert ausgestellte Ausgangsrechnungen nach Rechnungsdatum. Freigegebene, noch nicht versendete Rechnungen zählen; Entwürfe, Testdokumente und Stornos nicht. Kumulierte Rechnungen zählen nur mit ihrem Zuwachs, auch bei Vorjahresständen.
  4. Zahlungseingänge brutto summiert erfasste Zahlungen nach Zahlungsdatum/Wertstellung einschließlich zugeordneter historischer Bankzahlungen. Ein über beide Wege verknüpfter Umsatz zählt einmal. Nicht zugeordnete Kontobewegungen zählen nicht.
  5. Geplante Jahreseinnahmen netto zeigt Januar–Dezember aus aktuell aktiven Zahlungsplänen und zusätzlichen Liquiditätswerten. Projektzeilen und Monatskurve vergleichen; für Details die Projektabrechnung oder Liquiditätsplanung öffnen wählen.

Der Plan steht separat neben den Ist-Zahlungen; die Seite addiert Ist und Plan nicht. Umsatzsteuer, individuelle Rechnungsabzüge und Anfangsbestand fehlen in der Vorschau. Änderungen aktiver Pläne beeinflussen auch die Vorschau früherer Jahre. Projektumsatz ist kein Gewinn. Bei fehlenden Beträgen Jahr, Projektzugriff, Rechnungsstatus, Zahlungszuordnung und Plangültigkeit prüfen. Nicht eindeutig auflösbare Überschneidungen kumulierter Leistungszeiträume führen zu einer konkreten Fehlermeldung statt zu einer geschätzten Summe.

Liquiditätsplanung aus Zahlungsplänen

Voraussetzung sind Zugang zur Liquiditätsplanung (Administration, Geschäftsführung, kaufmännische/Buchhaltungs- oder Projektleitungsrolle) und Zugriff auf die betreffenden Projekte. Aktive Leistungszeilen oder bisherige Pauschalstaffeln zuerst im Zahlungsplan speichern.

  1. Office → Buchhaltung → Liquiditätsplanung öffnen.
  2. Projekt und Horizont auswählen, danach Aktualisieren wählen. Der Projektfilter gilt für Kurve, Tabelle, Kennzahlen und zusätzliche Planwerte.
  3. Die Kurve der erwarteten monatlichen Nettoeingänge mit Erwarteter Zahlungseingang netto in der Tabelle vergleichen. Ein Punkt zeigt beim Darüberfahren seinen Betrag. Die Kennzahlen umfassen unabhängig vom Tabellenhorizont immer die nächsten 3, 6 und 12 Monate ab dem aktuellen Monat.
  4. Monatszeilen zählen in jedem betroffenen Monat vollständig. Wochenzeilen zählen jede Leistungswoche über Monatsgrenzen hinweg einmal. Leistungszeilen ersetzen die alten Staffeln desselben Plans; nur alte Staffeln rechnen Teilmonate taggenau. Kumulierte Abrechnung zählt nur den monatlichen Zuwachs.
  5. Der erwartete Eingang folgt dem Rechnungsdatum am ersten Tag des Folgemonats plus Zahlungsziel des Kunden, ohne verknüpften Kunden dem Zahlungsziel des Plans. Deshalb können frühere Leistungsmonate zum aktuellen Eingangsmonat beitragen.
  6. Unter Zusätzliche planbare Auftragswerte Projekt, Monat, Bezeichnung und Nettobetrag eintragen, dann Planwert ergänzen wählen. Diese Werte zählen im gewählten Monat als planbar und als Eingang; bei Bedarf mit Löschen entfernen.

Bei Nullwerten Aktive Zahlungspläne im Filter prüfen: Projektzugriff, aktiver Plan und aktive Zeilen, Gültigkeitszeiträume und Zahlungsziel kontrollieren. Es handelt sich um eine Netto-Vertragsvorschau, keinen Kontostand: Umsatzsteuer, tatsächliche Zahlungen, individuelle Rechnungsabzüge und Anfangsbestand sind nicht enthalten. Bereits im Zahlungsplan enthaltene Leistungen nicht zusätzlich erfassen.

Historische Bankvorzahlungen zuordnen

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht, Projektzugriff, installierte Migration, positiver importierter EUR-Bankumsatz und vorhandener projektbezogener Auftrag/Zahlungsplan. Eine alte Rechnung in TRACK ist nicht erforderlich.

  1. Office → Bankumsätze öffnen. CSV mit Vorschau erstellen einlesen, Umsätze auswählen und Ausgewählte Einnahmen übernehmen / Ausgewählte Ausgaben übernehmen wählen.
  2. Unter Kontobewegungen zeigt Betrag brutto den importierten Bruttozahlbetrag. Direkt beim Umsatz Projekt / Zahlungsplan und Rechnungsreferenz prüfen. Ein eindeutig bester Vorschlag ist vorausgewählt; bei gleichwertigen Treffern selbst auswählen. Eine fehlende Rechnungsreferenz selbst eintragen.
  3. Mit Zahlung zuordnen die historische Vorzahlung direkt speichern. Keine separate Projektauswahl oder Zwischenbestätigung erforderlich. Fehlende Wertstellung oder ein fehlender zugänglicher Zahlungsplan werden direkt beim Umsatz angezeigt; den Hinweis befolgen. Bei anderen Speicherfehlern bleiben Auswahl und Referenz erhalten.
  4. Im Listing Historische Vorzahlung mit richtigem Projekt, Auftrag und Rechnungsreferenz kontrollieren.
  5. Unter Office → Rechnungen den kumulierten Entwurf dieses Auftrags öffnen. Unter Bereits erhalten → Zahlungen aus früheren Rechnungen und historische Vorzahlungen die Zahlungen auswählen und Ausgewählte Vorzahlungen übernehmen wählen.
  6. Einzelabzüge, Zahlbetrag und PDF prüfen. Neue kumulierte Entwürfe aus dem Zahlungsplan übernehmen verfügbare Zahlungen; bei Freigabe wird erneut geprüft. Jede Quellzahlung wird je kumulierter Rechnung einmal abgezogen.

Das Rechnungsdatum muss am oder nach dem Zahlungstag liegen. Bestehende Entwürfe benötigen die ausdrückliche Auswahl. Fehlt ein Auftrag, zuerst den projektbezogenen Zahlungsplan anlegen. Bereits manuell eingetragene Vorzahlungen unter Bereits erhalten abgleichen und doppelte manuelle Einträge vor der verknüpften Übernahme entfernen. Historische Zuordnung lösen ist vor Verwendung möglich. Nach Verwendung zuerst den Abzug in der Rechnung klären; freigegebene Dokumente bleiben unverändert. Derselbe Bankumsatz kann nicht zusätzlich als normaler Rechnungszahlungseingang zugeordnet werden.

Spesenerstattung halbieren

Voraussetzungen: eigene Spese oder Buchhaltungsrecht, noch nicht freigegebene oder erstattete Position in einem offenen Monat sowie installierte Erstattungsanteil-Migration. Menü Meine Spesen (expenses.php) öffnen.

  1. Bei einer neuen Position unter Neue Auslage den vollen Belegbetrag eingeben und vor Speichern die Checkbox 50 % übernehmen auswählen.
  2. Bei einer vorhandenen Position unter Einzelpositionen auf 50 % übernehmen klicken. Mit 100 % übernehmen lässt sich die volle Erstattung wiederherstellen.
  3. Speicherbestätigung, Erstattungsbetrag, Originalbetrag und Monatssumme kontrollieren. Beispiel: 100 Euro Belegbetrag ergeben 50 Euro Erstattung. Erneutes 50 % übernehmen belässt es bei 50 Euro.

Der Beleg bleibt unverändert. Bei wiederkehrenden Auslagen gilt die Auswahl für die einzelne Monatsposition; spätere Monate starten mit 100 %. Eine Korrektur des Originalbetrags über die Serie behält den gewählten Anteil bei. Freigegebene Monate sowie freigegebene oder bereits erstattete Positionen sind gesperrt. Fehlen die Schaltflächen, Status prüfen und die Administration um Installation der Migration bitten. Spesenvertretung erlaubt die Auswahl nur bei einer neuen Erfassung und erteilt keine Änderungsrechte an bestehenden Positionen.

Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen

Erfordert Firmenadministration und die Dokumentlayout-Migration. Unter Studio → Dokumentlayout Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen für die ausgewählte Firma aktivieren und speichern. Firmenname und gültige IBAN im Firmenprofil pflegen; bei nichtdeutschen Konten benötigt diese Anbindung zusätzlich eine BIC.

  1. Die Option für den Handwerksbetrieb einschalten. Für Firmen wie BWPM, deren Rechnungen keinen QR-Code erhalten sollen, ausgeschaltet lassen.
  2. Die Rechnung im bestehenden Buchhaltungsablauf erstellen und freigeben.
  3. Den QR-Bereich auf der letzten Seite prüfen: Empfänger, IBAN, Rechnungsnummer und Zahlbetrag nach Abzügen müssen zur Rechnung passen.
  4. Mit einer Banking-App scannen, die EPC-Zahlungscodes unterstützt. Die Überweisung wird vorbelegt; der Zahlende prüft und bestätigt sie selbst.

Standardmäßig ausgeschaltet. Kein QR-Code auf Entwürfen, Testdokumenten, stornierten oder bezahlten Rechnungen und bei Zahlbetrag null oder negativ. Ungültige Bankdaten verhindern bei aktivierter Option die PDF-Erstellung. Der Code entsteht lokal und enthält den Zahlbetrag bei Ausstellung, keinen Live-Kontostand. Spätere Zahlungen verändern archivierte PDFs nicht. Bestehende Rechnungen bleiben unverändert. Keine automatische Zahlung oder Erledigt-Markierung.

Auf Folgeseiten neu erzeugter Angebots-PDFs die Bezeichnung Angebot, die Angebotsnummer und das Datum prüfen. Bereits archivierte PDFs bleiben unverändert.

Leistungstext, Projekt- und Kundennummer im Angebot

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht und Projektzugriff, für Katalogartikel zusätzlich Handwerks-/Katalogberechtigung. Projektanlage benötigt Administrationsrecht. Die Migration für Angebots-Kundendaten muss installiert sein.

  1. Unter Projekte → Neues Projekt das Kürzel (optional) leer lassen: TRACK setzt automatisch beispielsweise P-000123. Projektname eintragen und speichern. Eigene vorhandene Kürzel bleiben erhalten. Jedes Projekt besitzt eine dauerhafte Projektnummer, sichtbar in der Übersicht.
  2. Unter Office → Angebote → Neues Angebot Projekt und Empfänger auswählen. Beim Anlegen wird ein vorhandener Buchhaltungskunde zugeordnet oder angelegt. Unter Office → Kunden steht die Kundennummer, beispielsweise K-000456. Sie bleibt bei weiteren Angeboten und der Beauftragung erhalten.
  3. Einen Katalogartikel ins Angebot übernehmen. Kurztext und vollständiger Langtext werden bis zu 100000 Zeichen als Stand gespeichert. Spätere Katalogänderungen verändern das Angebot nicht. Übernommen werden kann nur im Katalog vorhandener Text.
  4. Bei einem älteren, noch nicht versendeten Angebot ohne Nummer Kundennummer zuordnen wählen. PDF öffnen und Projekt-/Kundennummer im Dokumentdatenblock sowie den vollständigen Leistungstext einschließlich Folgeseiten prüfen.

Kontrolle und Fehlerhilfe: Nummern gelten je Mandant, bleiben dauerhaft gleich und können Lücken enthalten. Die Folge beginnt nicht jährlich neu. Angebote ohne Projektbezug haben keine Projektnummer. Mehrdeutige oder inaktive Kundentreffer unter Kunden prüfen; keine unscharfe Namenszuordnung. Fehlende Artikelbeschreibungen vor der Übernahme im Katalog ergänzen. Bereits versendete PDFs werden nicht verändert. Die Nummernzuordnung erzeugt weder eine Rechnung noch einen Versand.

Angebot unterschreiben

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht und Projektzugriff. Verwendet wird die Unterschrift des Angebotsverfassers.

  1. Der Verfasser öffnet sein Benutzerprofil und speichert dort seine Unterschrift.
  2. Office → Angebote → Angebot öffnen und das PDF prüfen. Die Unterschrift erscheint über dem Namen des Verfassers.
  3. Freigeben und über den vorhandenen Angebotsversand versenden. Ein neuer Versand ohne Profil-Unterschrift des Verfassers wird abgewiesen.

Bei Angeboten anderer Mitarbeiter den Verfasser prüfen. Bereits gespeicherte Versand-PDFs bleiben unverändert; eine neue Profil-Unterschrift ersetzt kein versendetes Dokument. Dies ist eine sichtbare Unterschriftsgrafik, keine zertifikatsbasierte PDF-Signatur.

Lieferbelege, Materialverbrauch und Rechnung

Voraussetzungen: Mandantenadministration, aktiviertes Handwerkermodul, Projektzugriff und installierte Migration Auftragsmaterial. Die Rechnungsübernahme erfordert zusätzlich Buchhaltungsrecht und einen Entwurf desselben Projekts und Auftraggeber-Unternehmens.

Pfad: Projekt → Handwerkeraufträge → Auftrag öffnen → Lieferbelege und Material.

  1. In GC ONLINE PLUS einen EUR-Vorgang als UGL 5.0 exportieren. Unter Lieferant suchen den Lieferanten auswählen, die UGL-Datei (maximal 2 MiB) wählen und Vorschau erstellen. Unterstützt: OR Eingangsbestätigung, AB Bestellbestätigung, LS Lieferavis, LF endgültiger Lieferschein. Rechnungen, mehrere Vorgänge, unbekannte Satzarten und fehlerhafte Dateien werden abgewiesen.
  2. Kundennummer der Quelle, Lieferant und Auftragsreferenz mit dem Zielauftrag vergleichen. Lieferant, Kundennummer und Zielauftrag geprüft bestätigen und Geprüften Beleg übernehmen wählen. Eine abweichende Referenz benötigt Ihre ausdrückliche Zuordnung. Dabei wird nichts abgerechnet.
  3. Unter Auftragsbelege den Beleg auswählen, Originaldatei öffnen und eine Position über Prüfen öffnen. Nur LF erlaubt Verbrauch. Lieferant plus exakte Artikelnummer schlagen einen Katalogtreffer vor. Andernfalls Katalogprodukt suchen, Produkte suchen und Katalogprodukt verwenden. Unterschiedliche Einheiten müssen geklärt werden; TRACK rechnet sie nicht automatisch um.
  4. Zusatzsätze, Alternativpositionen und tatsächliche Lieferung prüfen. Liefermenge bestätigt, Verbrauch (ohne Rückgaben), Rückgabe, Leistungsdatum, VK netto je Einheit, USt. % und Prüfvermerk / Abweichungen eintragen. Geprüfte Mengen speichern wählen. Verbrauch plus Rückgabe dürfen die Lieferung nicht überschreiten. Zuschläge bleiben im Original erhalten und müssen fachlich bewertet werden; sie werden nicht still auf den VK aufgeschlagen.
  5. Rechnungsentwurf (neueste 20 Treffer) auswählen, Abrechnungsmenge eingeben und Material übernehmen wählen. Bei Bedarf Rechnungsentwurf nach Kunde suchen verwenden. Der Zahlungsplan muss dasselbe Auftraggeber-Unternehmen verknüpfen; der Leistungszeitraum muss das Materialdatum enthalten. Die entstandene Rechnungsposition prüfen und Projektstunden über den bestehenden Stundenbereich ergänzen.

Kontrolle und Fehlerhilfe: In Rechnungen enthält auch Entwurfszuordnungen. Erneuter Upload desselben Belegs erzeugt keine Dublette. Eine geänderte Datei mit gleichem Lieferant, Typ und Vorgangsnummer wird zur manuellen Klärung gesperrt. Importierte Lieferbelege bleiben unveränderlich. Bei veraltetem Formular neu laden und vergleichen. Nach Uploadfehler Datei erneut auswählen; Vorschauen laufen nach 30 Minuten ab. Entfernen einer Materialposition aus dem Entwurf oder Löschen des Entwurfs gibt die Menge wieder frei. Abgerechneter Artikel, Preis und Datum bleiben bei vorhandenen Zuordnungen gesperrt. Spätere Katalogänderungen ändern gespeicherte Preise nicht. Kein automatischer GC-Abruf, Live-Tracking, Rechnungsversand oder Lagerbuchung. Korrekturen bereits ausgestellter Rechnungen erfolgen im bestehenden Buchhaltungsworkflow, nicht durch Überschreiben des Quellbelegs.

Katalogprodukte nach Lieferant durchblättern

Voraussetzungen: Mandantenadministration, aktiviertes Handwerkermodul und installierte Katalogmigration. Artikelstamm → Produkte durchblättern öffnen.

  1. Lieferant auswählen oder Alle Lieferanten beibehalten. Bei mehr als 20 Lieferanten Lieferant suchen ausfüllen, Filter anwenden wählen und einen Treffer öffnen.
  2. Optional Artikel, Hersteller oder Nummer eingeben und Filter anwenden wählen. Auch ohne Suchbegriff erscheinen aktive Produkte.
  3. Mit Weiter und Zurück durch jeweils 50 Produkte blättern. Ein Produkt öffnen, um seine gespeicherten Lieferantenpreise zu sehen.

Kontrolle und Fehlerhilfe: Beim Blättern bleiben die Filter erhalten. Keine Treffer? Suche leeren oder Ohne Lieferant wählen. Lieferantenzuordnungen stammen aus gespeicherten Lieferantenpreisen, nicht aus Herstellernamen. Ein wartender Import hat noch keine Artikel ergänzt. Das Blättern führt keine externen API-Abfragen aus. Bei fehlgeschlagener Indexinstallation kann die Administration scripts/diagnose_catalog_search.php für den betroffenen Mandanten ausführen. Standardmäßig wird nur gelesen; --apply-indexes baut fehlende Indizes ausdrücklich erneut auf. Indexname, SQLSTATE und Datenbank-Fehlernummer zur Diagnose weitergeben. Nach einem Datei-Rollback können fertig angelegte Indizes erhalten bleiben. Mit installiertem Suchindex findet die Suche Wortanfänge in Produkttexten und Herstellernamen sowie beginnende Artikelnummern: Heizk findet beispielsweise Heizkörper. Ohne Indextreffer sucht TRACK nach Textbestandteilen. Die Autovervollständigung bevorzugt Artikelnamen, die mit der Eingabe beginnen, sobald genügend Vorschläge vorhanden sind.

Katalogprodukte, Altrechnungen und CSV-Zahlungen

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht und Projektzugriff; für Katalogprodukte zusätzlich Mandantenadministration und aktiviertes Handwerkermodul. Die Migration für Rechnungshistorie/Angebotsartikel muss installiert sein. Odoo-Originalrechnungen zum Abgleich bereithalten.

Produkte in ein Angebot übernehmen

Pfad: Office → Angebote → Entwurf öffnen → Produkte aus dem Artikelstamm.

  1. Unter Artikel, Hersteller, Nummer, EAN mindestens zwei Zeichen eingeben. Die Autovervollständigung zeigt höchstens acht Treffer; bei Bedarf die Suche eingrenzen. Einen Treffer auswählen.
  2. VK netto, Einheit und MwSt. prüfen. Menge eingeben und In Angebot übernehmen wählen.
  3. Angebotsposition und Summe kontrollieren. Das bestehende PDF zeigt Verkaufstext und Preis, keine internen Einkaufskosten. Katalogänderungen verändern die übernommene Position nicht.

Bei geändertem Artikel erneut suchen. Positiver VK und übereinstimmender MwSt.-Satz sind erforderlich. Artikeltexte über 1500 Zeichen kürzen oder eine freie Position verwenden. Freigegebene Angebote erhalten keine neuen Positionen. Privatpersonen können beim Anlegen eines Angebots ausgewählt werden; Anleitung siehe unten.

Angebote und Rechnungen an Privatpersonen

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht, Projektzugriff und installierte Migration für persönliche Empfänger. Die Administration pflegt die eigene Postanschrift der Person unter Administration → Adressbuch. Eine Arbeitgeberadresse wird nicht ersatzweise verwendet.

  1. Office → Angebote → Neues Angebot öffnen. Unter Empfängertyp die Privatperson wählen. In Name oder E-Mail suchen mindestens zwei Zeichen eingeben und den passenden Treffer anhand von Anschrift und E-Mail auswählen. Maximal 20 Treffer werden angezeigt; bei Bedarf die Suche präzisieren.
  2. Die Felder Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land direkt im Angebot ergänzen; Adresszusatz ist optional. Die Angaben werden mit dem Angebot gespeichert, ohne das Adressbuch zu ändern. Eine neue Personenauswahl ersetzt die Adressfelder. Kommunikation per Post und/oder Kommunikation per E-Mail wählen; E-Mail-Versand braucht eine gültige E-Mail in den Empfängerfeldern. Beide Kommunikationswege können gleichzeitig ausgewählt werden. Die Auswahl wird bei Beauftragung auch für die Rechnung übernommen und löst selbst keinen Versand aus. Betreff, Projekt und Konditionen ergänzen und Angebot anlegen wählen.
  3. Positionen ergänzen und den Empfänger im PDF kontrollieren. Freigeben und nach Annahme Beauftragt → zur Abrechnung übernehmen wählen. Kunde und Zahlungsplan übernehmen die gespeicherte Angebotsadresse. Monatspauschalen werden Abrechnungsstaffeln; andere Positionen bleiben im Angebot und müssen weiterhin in der Rechnung erfasst werden.
  4. Für eine Einzelrechnung Buchhaltung → Kunden → Neuen Kunden anlegen öffnen. Privatperson wählen, Person suchen und auswählen, dann ausdrücklich Persönliche Rechnungsdaten übernehmen wählen. Rechnungsanschrift und Versand prüfen und Kunde anlegen wählen. Diesen gespeicherten Kunden im bestehenden Ausgangsrechnungsformular auswählen.

Kontrolle und Fehlerhilfe: Spätere Adressbuch- oder Kundenänderungen verändern keine bestehenden Belegadressen. Gleiche Namen bleiben unterschiedliche Personen. Bei geändertem Kontakt erneut suchen und auswählen; bei geändertem Kunden neu laden und Eingaben vergleichen. Bereits verknüpfte Personen über das vorhandene Kundenkonto verwenden. Die Identität eines bestehenden Kunden kann nicht ausgetauscht werden. Fehlende Adressfelder werden einzeln markiert und können direkt im Angebot ergänzt werden. Frühere CSV-Importe haben Postanschriften noch nicht übernommen. Für private Empfänger sind weder Unternehmen noch USt-IdNr. erforderlich. Verwendete Kontakte können nicht gelöscht werden. Haben beide Kontakte bereits ein Kundenkonto beim selben Aussteller, die Zusammenführung zuerst mit der Buchhaltung klären. Zusammenführen ändert keine gespeicherten Belegadressen. Bei Validierungsfehlern bleiben Eingaben erhalten.

Projekt während der Angebotserstellung anlegen

Pfad: Office → Angebote → Neues Angebot → Projekt. Die Projektanlage erfordert Administrationsrecht; die Auswahl bestehender Projekte erfordert Projektzugriff.

  1. Neues Projekt anlegen wählen. Die bestehende Projektverwaltung öffnet sich in einem neuen Tab.
  2. Kürzel und Projektname eingeben, weitere Projektangaben prüfen und Projekt anlegen wählen.
  3. Zum Angebotstab zurückkehren und Projektliste aktualisieren wählen. Die Eingaben bleiben erhalten; Aktualisieren legt kein Angebot an.
  4. Das neue Projekt auswählen, Angebot vervollständigen und Angebot anlegen wählen. Den Projektbezug im gespeicherten Angebot kontrollieren.

Bei einem Fehler die Projektangaben korrigieren. Fehlt das Projekt in der Auswahl, Aktivstatus und Projektzugriff prüfen. Ohne Administrationsrecht die Administration um Projektanlage bitten.

Historische Rechnungen übernehmen

Pfad: Buchhaltung → Historische Rechnungen importieren.

  1. Über Nach Bezeichnung suchen den bestehenden Auftrag/Zahlungsplan suchen und auswählen.
  2. Odoo-account.move-CSV mit CSV einlesen hochladen. Unterstützte Spalten: Datum, Ingesamt unterzeichnet, Journal, Kunde, Nummer, Referenz, Status. Maximal 8 MB / 1000 Journalzeilen. Nur positive gebuchte Kundenrechnungen sind auswählbar; Bankzeilen bleiben ausgeschlossen.
  3. Je gewünschter Rechnung Dem ausgewählten Auftrag zuordnen ankreuzen. Kunde und Nummer prüfen. Netto, Steuerbetrag, Leistungszeitraum und Fälligkeit aus dem Original ergänzen. Neuer Teilbetrag oder Kumulierter Gesamtbetrag auswählen. Bei kumulierten Originalen zusätzlich bisher abgerechneten Nettowert und frühere Bruttozahlungen laut Original angeben, ausdrücklich 0, falls keine.
  4. Bestätigen, dass die CSV-Gesamtbeträge Bruttobeträge in EUR sind, dann Prüfen und Vorschau erstellen wählen. Netto plus Steuer muss dem CSV-Gesamtbetrag entsprechen. Originalbetrag, Nettozuwachs und Vorzahlungen kontrollieren. Für folgende additive kumulierte Übersichten zählt der Nettozuwachs statt mehrfach addierter kumulierter Gesamtbeträge.
  5. Geprüfte Zuordnung bestätigen und Historische Werte übernehmen wählen. Importprotokoll prüfen und Rechnungen öffnen. Originalnummer und Herkunft bleiben gespeichert; kein TRACK-Nummernverbrauch und kein Versand neu erzeugter Belege.

Gebucht bedeutet nicht bezahlt. Erneuter Import überspringt identische Rechnungen und weist abweichende Nummernkonflikte zurück. Fehlende Daten oder Steuerwerte werden nicht geraten. Abweichungen vor Wiederholung klären; der Rechnungsimport schreibt keine Teilmenge bei Fehlern. Falsch ausgewählte Zeilen vor Bestätigung abwählen. Übernommene Rechnungen sind unveränderlich; Odoo-Original statt neuem TRACK-PDF verwenden. Gutschriften und Korrekturen separat abgleichen.

Zahlungseingänge importieren und zuordnen

Pfad: Office → Bankumsätze.

  1. Bank-CSV unter Kontoauszugsdatei hochladen und Vorschau erstellen wählen. Das bereitgestellte Format mit Buchungstag, Wertstellung, Betrag, Währung, Sender, Empfänger und Verwendungszweck wird erkannt.
  2. Unter Umsätze auswählen die gewünschten Zeilen einzeln an- oder abwählen. Ausgewählte Einnahmen übernehmen / Ausgewählte Ausgaben übernehmen wählen. Nur angekreuzte EUR-Zeilen werden gespeichert; die Übernahme markiert keine Rechnung als bezahlt.
  3. Unter Kontobewegungen vorgeschlagene Rechnung, Betrag und Referenz prüfen. Nur bei korrekter Zuordnung Zahlung bestätigen wählen. Teilzahlungen lassen einen Rest offen. Negative Umsätze sind keine Zahlungseingänge; Beträge über dem offenen Saldo separat klären.
  4. Im kumulierten Entwurf desselben Auftrags Positionen enthalten den gesamten kumulierten Leistungsstand aktivieren und speichern. Unter Bereits erhalten → Zahlungen aus früheren Rechnungen tatsächliche Zahlungen auswählen und Ausgewählte Vorzahlungen übernehmen wählen.
  5. Zahlbetrag und PDF prüfen. Ein Strich in Netto-/USt.-Spalten bedeutet, dass für die Zahlung oder den Abzug keine getrennte Netto-/Steuerzuordnung vorliegt. Der volle Betrag einschließlich Umsatzsteuer wird in Brutto verrechnet; dort steht auch der Restbetrag. Jede verknüpfte Zahlung wird pro kumulierter Rechnung einmal abgezogen und bleibt ihrer Ursprungsrechnung zugeordnet. In einer späteren kumulierten Rechnung darf sie erneut erscheinen.

Fehlerhilfe: Odoo-Bankjournalzeilen sind keine Kontoauszugsquelle. Bereits bekannte CSV-Umsätze werden beim erneuten Hochladen auch umsortierter Exporte übersprungen; mögliche Treffer zu Altimporten erfordern Prüfung. Zwei identische CSV-Zeilen werden zur Klärung zurückgewiesen. Vorhandene manuelle Vorzahlungsabzüge vor der Verknüpfung tatsächlicher Zahlungen abgleichen, damit nichts doppelt abgezogen wird. Bereits kumuliert berücksichtigte Zahlungen können erst nach Klärung dieser Verwendung gelöscht oder aus der Bankzuordnung gelöst werden. Keine automatische Zuordnung allein aufgrund gleicher Beträge. Bei Validierungsfehlern bleiben Eingaben und Auswahl erhalten; nach abgelaufener Vorschau erneut hochladen.

Projektstunden erfassen und abrechnen

Bei einem neuen Eintrag ist unter Mitarbeiter der angemeldete Benutzer vorausgewählt, sofern er für das Projekt auswählbar ist. Berechtigte können eine andere Person wählen. Beim Bearbeiten bleibt die zugeordnete Person erhalten; nach einem Eingabefehler bleibt die übermittelte Auswahl bestehen. Fehlt das eigene Konto, Firmenzuordnung und Projektzugriff durch die Administration prüfen lassen.

Nach Storno erneut abrechnen: Buchhaltungsberechtigung und Projektzugriff sind erforderlich. Nach Freigabe eines vollständigen Stornos unter Office → Rechnungen den neuen Entwurf öffnen. Passendes Projekt und Leistungszeitraum einstellen und speichern. Stundenlisten / Zeiterfassung → Übernehmbare Stunden aufklappen, ursprüngliche Einträge auswählen, Sätze prüfen und Ausgewählte Stunden übernehmen wählen. Positionen und Summen kontrollieren. Originalrechnung und Storno behalten ihre archivierte Stundenliste; der neue Entwurf sperrt die Einträge erneut. Keine doppelten CSV-Einträge importieren. Fehlen Stunden, ausgestellten Stornobeleg, Zeitraum und eine mögliche Zuordnung zu einem anderen Entwurf prüfen. Der Status Storniert ohne archivierten Stornobeleg genügt nicht.

Viele Einträge auswählen: Rechnungsentwurf öffnen → Stundenlisten / Zeiterfassung aufklappen. Auch die Listen In dieser Rechnung und Übernehmbare Stunden sind zunächst eingeklappt und zeigen ihre Eintragsanzahl. Zum Prüfen oder Auswählen die gewünschte Liste öffnen. Bei einem Übernahmefehler bleibt die betroffene Liste geöffnet. Der Bereich ist zunächst eingeklappt und lässt sich über dieselbe Überschrift wieder schließen; Eingaben bleiben beim Einklappen erhalten. Bei Fehlern während der Stundenübernahme öffnet er sich automatisch. Die Checkbox Alle Stunden auswählen im Tabellenkopf markiert alle angezeigten verfügbaren Einträge des Leistungszeitraums oder hebt die Auswahl auf. Einzelne Zeilen können danach abgewählt werden; der Zähler zeigt die Auswahl und die Kopfcheckbox kennzeichnet eine Teilauswahl. Die jeweiligen Netto-Stundensätze prüfen und erst dann Ausgewählte Stunden übernehmen wählen. Das Markieren allein speichert oder übernimmt keine Stunden. Lange Tätigkeiten umbrechen; auf schmalen Bildschirmen erscheinen beschriftete Felder je Zeile. Bereits abgerechnete Einträge sind nicht auswählbar. Bei mehr als 500 ausgewählten Einträgen in Gruppen von höchstens 500 übernehmen.

Die Buchhaltung kann nur aktive Mitarbeiter der eigenen Firma mit Projektzugriff auswählen. Externe Projektbeteiligte können nicht ausgewählt oder in eine Rechnung übernommen werden. Fehlt ein Mitarbeiter, muss die Administration Firmenzuordnung und Projektzugriff des Benutzerkontos prüfen.

Voraussetzungen: Die Administration ordnet Monteure dem Projekt mit der Rolle Baustellenerfassung zu. Das Handwerkermodul muss aktiviert sein. Monteure erfassen ausschließlich eigene Stunden. Buchhaltungsmitarbeiter mit Projektzugriff und Administratoren verwalten Stundensätze und Rechnungsübernahme. Die Rollensimulation darf nicht schreiben. Die Migration für Stundenerfassung muss installiert sein.

Pfad: Projekte → Projekt öffnen → Projektstunden.

  1. Gegebenenfalls das Projekt auswählen. Unter Stunden erfassen die Felder Datum, Stunden und Tätigkeit ausfüllen. Dezimalstunden verwenden: 1,5 bedeutet 90 Minuten.
  2. Stunden speichern wählen und Meine Stunden kontrollieren. Offene Einträge können über Bearbeiten korrigiert oder über Löschen entfernt werden. Je Mitarbeiter und Tag sind projektübergreifend höchstens 24 Stunden möglich.
  3. Die Buchhaltung prüft die Projektstunden und legt den Stundensatz netto fest. Monteure sehen keine Stundensätze und keine Einträge von Kollegen.
  4. Unter Office → Ausgangsrechnungen den Rechnungsentwurf desselben Projekts öffnen. Leistungszeitraum festlegen und speichern. Den Bereich Stundenlisten / Zeiterfassung öffnen.
  5. Einträge auswählen, jeweilige Netto-Stundensätze und USt. % prüfen und Ausgewählte Stunden übernehmen wählen. Der Stundensatz muss größer als 0 sein. Die ausgewählten Stunden bilden je Stundensatz und USt.-Satz eine Sammelposition mit Gesamtstunden, Einzelpreis und Nettobetrag. Das Rechnungs-PDF enthält eine Stundenliste mit Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Stunden und Satz, wenn dies unter Stundenanhang aktiviert ist. Abschlagsrechnungen erhalten standardmäßig keine Anlage, Schlussrechnungen erhalten sie standardmäßig. Die Auswahl ist je Rechnung übersteuerbar; siehe Anleitung Zahlungspläne verwalten. Unterschiedliche Stundensätze erhalten eigene Rechnungspositionen, zum Beispiel 100 Stunden zu 100 EUR und 80 Stunden zu 90 EUR. Bei bestehenden Entwürfen im selben Bereich Vorhandene Stunden zusammenfassen wählen. PDF-Anlage und Rechnungssummen kontrollieren; freigegebene Belege behalten ihre gespeicherten Angaben.
  6. Positionen und Summen prüfen. Die Einträge zeigen nun Rechnung zugeordnet und sind bereits im Entwurf gegen Änderung und erneute Abrechnung gesperrt.

Korrekturen: Die betreffende Entwurfsposition mit Position entfernen lösen (bei Sammelpositionen werden alle zugehörigen Stunden wieder frei), den Stundeneintrag korrigieren und erneut übernehmen. Nur den Leistungstext ändern: An der Position Bearbeiten öffnen, Leistung ändern und Position speichern wählen. Gespeicherten Text und PDF-Vorschau prüfen. Stunden, Sätze und USt. bleiben unverändert. Eigene Texte bleiben beim Zusammenfassen erhalten; unterschiedlich bezeichnete Positionen bleiben getrennt. Zum Entfernen der letzten Position den bestehenden Ablauf zum Löschen des Entwurfs verwenden oder zuerst den erforderlichen Ersatz ergänzen. Freigegebene Rechnungen bleiben gesperrt; die Stundenübernahme gibt keine Rechnung frei und versendet nichts.

Fehlerhilfe: Bei fehlendem Projekt Zuordnung, Rolle, Modulaktivierung und Archivstatus prüfen. Nicht angebotene Stunden liegen möglicherweise außerhalb des gespeicherten Leistungszeitraums oder sind bereits einer Rechnung zugeordnet. Nach gleichzeitigen Änderungen neu laden und vor erneutem Speichern prüfen. Validierungsfehler erhalten die Eingaben; das markierte Feld korrigieren. Bei unklarem Speicherergebnis zuerst die Übersicht prüfen, bevor ein weiterer Eintrag angelegt wird.

DATANORM-ZIP-Kataloge importieren

Fehlt die Importablage oder fehlen Schreibrechte, muss die Administration catalog-imports als www-data:www-data mit Modus 0700 vorbereiten. Fehlendes PHP-ZIP und ein unvollständiges Datenbankschema werden getrennt gemeldet. Ein fehlender Worker lässt hochgeladene Aufträge warten.

Voraussetzungen: Mandantenadministrator, aktiviertes Handwerkermodul, Lieferant im Unternehmensstamm, installierte Importmigration und laufender Importworker. Pfad: Artikelstamm → Katalog importieren.

  1. Unter Datei hochladen den Lieferanten suchen und auswählen. Bei einem reinen Viessmann-Katalog Viessmann als Hersteller eintragen; bei gemischten Großhandelsdateien leer lassen.
  2. ZIP auswählen und Hochladen und Vorschau vorbereiten wählen. Unterstützt wird DATANORM 4 EUR. Maximal 256 MiB ZIP; zusätzlich gelten die Serverlimits. Das Schließen der Seite beendet die Verarbeitung nicht.
  3. Fortschritt aktualisieren wählen, bis Vorschau bereit angezeigt wird. Dateiköpfe, Datenstand, Zuordnung, Stichproben und Anzahl prüfen. Nach exakter Artikelnummer oder Status filtern und durch die Seiten blättern. Langtext / Quelle zeigt Details.
  4. Einzelne gültige Zeilen mit Datensatz überspringen ausschließen und bei Bedarf mit Datensatz berücksichtigen wieder auswählen. Ungültige Datensätze und Konflikte werden automatisch ausgeschlossen. Deren Quellen/Kennungen vor einem neuen Import korrigieren.
  5. Importentscheidung wählen: nur neue Artikel; neue Artikel und Ergänzen; oder ausdrückliches Aktualisieren der Quellfelder/Preise. Ergänzen behält vorhandene Texte und Preise. Manuell gepflegte Verkaufspreise, MwSt. und Kalkulations-Snapshots bleiben unverändert. Eingeschaltete VK-Preisregeln können regelgeführte Katalogpreise aktualisieren.
  6. Die Prüfung von Zuordnung, Stichproben, Anzahl und ausgeschlossenen Datensätzen bestätigen, dann Import bestätigen wählen.
  7. Fortschritt und Importprotokolle kontrollieren. Abgeschlossen bedeutet nicht, dass jede Zeile übernommen wurde: Konflikte und übersprungene Zeilen prüfen. Über den Artikellink Text, Lieferant, Listenpreis und Datenstand kontrollieren.

Preise prüfen: Ein Listenpreis allein ist kein EK. Unbekannter EK wird als unbekannt angezeigt und kann erst nach Pflege des tatsächlichen Einkaufspreises im Artikelstamm in eine Kalkulation übernommen werden. Rabattgruppensätze bleiben erhalten, Rabatte werden nicht automatisch berechnet. Reine Warengruppen-ZIPs speichern Zuordnungen für spätere Importe, keine Artikel.

Fehlerhilfe: Bei unverändertem Wartestatus den Worker durch die Administration prüfen lassen. Nach Uploadfehlern bleiben normale Angaben erhalten; die Datei erneut auswählen. Ein unterbrochener Worker setzt ohne doppelte Anlage bereits gespeicherter Artikel fort. Nach aktuellem Abschnitt abbrechen beendet weitere Verarbeitung, nimmt bereits importierte Artikel aber nicht zurück. Seit der Vorschau geänderte Datensätze werden Konflikte. Protokoll prüfen und nach Quellenkorrektur erneut hochladen.

Unternehmen beim Adressimport

Als Administrator Adressbuch → Import öffnen und eine CSV mit Firma/Unternehmen hochladen. Unter Unternehmen aus dem Import neue und vorhandene Firmen prüfen. Kontakte auswählen und den geprüften Import bestätigen. Firmennamen werden im zentralen Unternehmensstamm wiederverwendet oder angelegt. Übersprungene Zeilen erzeugen keine Firma. Name1/Name2 ohne Firmenspalte bleibt ein Kontaktname: Unternehmensfeld ausdrücklich ausfüllen. Postanschriften bleiben Kontaktanschriften; sie werden nicht als Firmenanschrift erraten. Nach dem Import Unternehmen und zugehörige Adressbuchkontakte prüfen.

Angebot versenden

Voraussetzungen: Buchhaltungsrecht, Zugriff auf das Angebotsprojekt, freigegebenes Angebot und installierte Angebotsversand-Migration. E-Mail in der bestehenden Firmen-Mailkonfiguration einrichten; E-Post unter Administration → Postdienstleister (postal_provider_1_2_300.php).

  1. Buchhaltung → Angebote und das Angebot öffnen. PDF und Empfänger prüfen, dann Freigeben wählen.
  2. Unter Angebot versenden E-Mail und Postanschrift prüfen. Bei Unternehmen wird die Zentrale E-Mail aus Unternehmen verwendet; nur wenn sie leer ist, folgen Firmenprofil und historische Kontakt-E-Mail. Fehlende oder ungültige Adressen dort korrigieren und das Angebot vor dem ersten Versand neu öffnen. Den angezeigten E-Post-Modus beachten: Test verschickt keinen physischen Brief; Produktiv löst Briefversand aus. Angebotsbriefe unterstützen derzeit deutsche Adressen und Standardversand in Schwarzweiß, einseitig.
  3. PDF und Empfänger geprüft; Versand bestätigen auswählen und Per E-Mail senden oder An E-Post übergeben wählen. Für beide Wege jeden Versand separat bestätigen.
  4. Ergebnis im Versandabschnitt und in der Historie kontrollieren. Annahme durch den Mailtransport bedeutet nicht, dass der Empfänger gelesen hat. E-Post-Annahme enthält eine Sendungs-ID, belegt aber noch keine Zustellung. Testannahme setzt das Angebot nicht auf versendet.
  5. Bei unklarem Ergebnis zuerst Mailserver- oder E-Post-Protokoll prüfen. Unter Versand nach externer Prüfung klären das geprüfte Ergebnis auswählen, einen Prüfvermerk mit 20–700 Zeichen erfassen, bestätigen und Klärung speichern wählen. Nur sicher bestätigte Nichtannahme erlaubt einen erneuten Versuch. Ein Timeout beweist keinen fehlgeschlagenen Versand.

Der erste Versuch friert PDF und Empfänger ein. Spätere Stammdatenänderungen verändern sie nicht. Bei laufendem, ungeklärtem oder angenommenem Versand ist die Bearbeitung gesperrt. Ein sicher fehlgeschlagener Versuch ohne anderen angenommenen Versandweg erlaubt Korrekturen. Der PDF-Aufruf liefert den eingefrorenen Stand. Keine automatische Wiederholung und kein Hintergrundversand.

Angebotsartikel suchen

Mit Buchhaltungs- und Katalogrecht unter Buchhaltung → Angebote einen Entwurf öffnen. Unter Produkte aus dem Artikelstamm mindestens zwei Zeichen eingeben. Höchstens acht Vorschläge zeigen Hersteller, Artikelnummer, VK netto und Einheit. Bei einem allgemeinen Begriff wie Rohr die Suche eingrenzen, wenn weitere Treffer gemeldet werden. Mit Maus oder Pfeiltasten und Enter auswählen, Menge angeben und In Angebot übernehmen wählen. Eine Änderung der Suche verwirft die Auswahl. Für weitere Artikel nach der Übernahme erneut suchen, auswählen und In Angebot übernehmen wählen. Es gibt keine Begrenzung auf einen Artikel. Meldet TRACK einen bereits verwendeten Übernahmevorgang, das Angebot neu laden und den Artikel erneut auswählen. Katalogpreise werden als Snapshot übernommen; spätere Änderungen lassen das Angebot unverändert. Wurde der Artikel zwischenzeitlich geändert, erneut suchen und die aktuelle Auswahl bestätigen.

Angebots-PDF gestalten

Unter Buchhaltung → Angebote das PDF des Angebots erzeugen. Positionen erscheinen als Tabelle mit Menge, EP netto und Gesamtbetrag. Optionale Positionen sind gekennzeichnet und nicht in der Hauptsumme enthalten. Getrennte Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttosummen sowie Bindefrist und Zahlungsziel prüfen. Lange Angebote wiederholen den Tabellenkopf auf Folgeseiten. Gemeinsamer Dokumentrahmen, Logo, Schriften und Barcode-Einstellung kommen aus dem Firmen-Studio. Bereits gespeicherte oder versandte PDFs werden durch diese Layoutänderung nicht verändert.

Spesen durch Kollegen erfassen lassen

Voraussetzungen: aktive Konten im selben Mandanten und installierte Spesenvertretungs-Migration. Kein Administratorrecht erforderlich.

  1. Meine Spesen → Spesenvertretung öffnen.
  2. Kollege und Von/Bis auswählen, dann Spesenerfassung erlauben. Nur der Speseninhaber erteilt diese Erlaubnis.
  3. Der Kollege öffnet Neue Auslage, wählt unter Spese für den Inhaber und trägt die Spese mit optionalem Beleg ein. Mit Speichern bestätigen.
  4. Die Spese erscheint beim Inhaber. Im Audit stehen Inhaber und erfassende Person. Die Erlaubnis umfasst keine bisherigen Belege, wiederkehrenden Auslagen oder Buchhaltungsfreigaben.
  5. Unter Spesenvertretung mit Widerrufen weitere Erfassungen sofort verhindern. Die Erlaubnis endet außerdem nach Bis. Bereits erfasste Spesen bleiben erhalten.

Auf das gewählte Projekt müssen beide Personen Zugriff haben. Nach Ablauf oder Widerruf wird das Speichern abgewiesen; Eingabefelder bleiben erhalten, die Belegdatei nach einem Fehler erneut auswählen. Vor dem Speichern den Inhaber prüfen. Bei Erteilung wird keine Benachrichtigungsmail versendet.

Einladungsmail und erstes Passwort

Als Mandantenadministrator mail_designer.php (Mail Designer) öffnen und System-Absendername, Gestaltung und gemeinsamen Footer für das eigene Unternehmen konfigurieren. Der Einladungstext ist ein Standardtext, keine frei bearbeitbare Willkommensvorlage; er nennt das Mandantenportal. Unter Benutzer mit Passwort-Link senden eine neue Einladung versenden. Frühere unbenutzte Einladungslinks werden ersetzt. Den neuesten Link öffnen, Passwort zweimal eingeben und speichern. Der Link gilt 72 Stunden und wird erst beim erfolgreichen Speichern verbraucht. Das Schließen des Fensters verbraucht ihn nicht. Zum erstmaligen Setzen des Passworts ist keine abgeschlossene Anmeldung nötig. Bei abgelaufener Formularsitzung den neuesten Link erneut öffnen und das Passwort erneut eingeben. Anschließend unter login.php anmelden.

Listenpreise pauschal beaufschlagen

Voraussetzungen: Mandantenadministrator, aktiviertes Handwerkermodul, installierte Preisregel-Migration, Lieferantenlistenpreise. Ein regelmäßig gestarteter Katalogimport-Worker übernimmt nach dem Schließen der Seite. Pfad: Artikelstamm → VK-Preisregeln.

  1. Unter Aufschlag festlegen Lieferant und Warengruppe für die Standardregel leer lassen. In Aufschlag % den Wert 10 eintragen, Regel eingeschaltet auswählen und Regel speichern wählen. Aus 55,00 EUR Listenpreis netto werden 60,50 EUR VK netto, auf Cent gerundet.
  2. Optional mit Neue Regel einen ausgewählten Lieferanten und/oder exakten Warengruppencode angeben. Vorrang: Lieferant + Warengruppe, Lieferant, Warengruppe, Standard. Über den Regellink bearbeiten oder ausschalten.
  3. Unter Bestehende Artikel aktualisieren die Option Auch manuell gepflegte Verkaufspreise ersetzen ausgeschaltet lassen, um manuelle Preise einschließlich ausdrücklich gepflegter Nullpreise zu schützen. Vorschau erstellen wählen.
  4. Die ersten 50 aktiven Artikel und die Überschreibungsoption prüfen. Die Bestätigung gilt für den gesamten zum Vorschauzeitpunkt vorhandenen Katalog. Kontrollkästchen bestätigen und Aktualisierung bestätigen wählen.
  5. Bei geöffneter Seite startet die Verarbeitung sofort in kleinen Abschnitten; Zähler aktualisieren sich automatisch. Bereits vorgemerkte Läufe werden beim Öffnen fortgesetzt. Mit Fortschritt aktualisieren das Aktualisierungsprotokoll prüfen. Im Artikel den neuen VK netto und den Listenpreis netto des Lieferanten kontrollieren.

Eingeschaltete Regeln gelten für ungepflegte Preise künftiger Importe und für regelgeführte Preise beim Speichern ihres Lieferantenpreises. Das Ändern einer Regel allein berechnet bestehende Artikel nicht neu. Bestehende Kalkulationen, Angebote und Rechnungen behalten ihre gespeicherten Preise. Im Artikelformular schützt VK-Pflege mit Manuell festlegen (vor Preisregeln schützen) einen Preis; auch das Ändern des VK schützt ihn. Ausschalten einer Regel behält den letzten berechneten Preis bei.

Fehlerhilfe: Fehlende positive Listenpreise, gleichrangige Lieferantenpreise oder Änderungen seit der Vorschau führen zum Überspringen. Bei Bedarf eine speziellere Lieferantenregel anlegen. Nach gleichzeitiger Regeländerung neu laden und eine neue Vorschau erstellen. Bleibt Die automatische Verarbeitung ist noch nicht gestartet stehen, mit Strg+F5 neu laden und aktiviertes JavaScript prüfen. Bei Kein Fortschritt bestätigt den Katalog-Hintergrunddienst durch die Administration prüfen lassen; keine weitere Aktualisierung anlegen. Bei unbestätigtem Ergebnis stoppt die automatische Verarbeitung; vor dem Fortsetzen Fortschritt aktualisieren. Nach dem Schließen ist ein regelmäßig gestarteter Katalogimport-Worker erforderlich. Verbleibende Aktualisierung abbrechen behält abgeschlossene Änderungen bei. Bei Validierungsfehlern bleiben Eingaben erhalten. Unbekannter EK bleibt unbekannt; aus einem listenbasierten VK ergibt sich kein tatsächlicher Einkaufspreis.

Schlägt die Vorbereitung fehl, erscheint kein Bestätigungsformular und eine ältere Vorschau wird verworfen. Falls angezeigt, zuerst eine Preisregel speichern und anschließend erneut Vorschau erstellen wählen. Auch eine abgelaufene Vorschau muss erneut erstellt werden.

Katalogzugänge vorbereiten

Voraussetzungen: Administratorrecht im aktuellen Mandanten, freigeschaltetes Handwerkermodul und installierte Migration für Katalogzugänge.

Pfad: Artikelstamm → Katalogzugänge.

  1. GC-Gruppe / ONLINE PLUS oder Viessmann öffnen.
  2. Die vom Anbieter bereitgestellte Schnittstellenadresse (HTTPS), optional API-Dokumentation (HTTPS) und Kundennummer / Partnernummer eintragen. Adressen dürfen keine Zugangsdaten, URL-Parameter oder Fragmente enthalten.
  3. Nur die für die Schnittstelle ausgegebenen Zugangsfelder ausfüllen. Leere Felder behalten gespeicherte Zugangsdaten. Zum Entfernen Gespeicherten Wert löschen markieren.
  4. Zugangskonfiguration speichern wählen.
  5. Zugang vorbereitet kontrollieren. Das bestätigt nur die lokale Speicherung: Verbindungstest, Produktimport und Preisaktualisierung werden noch nicht ausgeführt.

Fehlerhilfe: Bei fehlendem Speicher muss der Betreiber die CLI-Migration installieren. Normale Angaben bleiben bei Validierungsfehlern erhalten; neue Zugangsdaten erneut eingeben. Nach einer zwischenzeitlichen Konfigurationsänderung die Seite neu laden. GC-Unterlagen zu Open Masterdata/IDS beziehungsweise Viessmann-Unterlagen zur Handelskatalogschnittstelle beim Anbieter anfordern; die öffentliche Viessmann-Heizungsanlagen-API dokumentiert keinen allgemeinen Handelskatalog. Artikel können manuell gepflegt oder über den gesonderten DATANORM-ZIP-Ablauf importiert werden.

PayPal-Checkout: Nach Bestätigung der Buchungsdaten den PayPal-Button wählen. TRACK erstellt das Abo serverseitig mit dem gespeicherten Preis und Steuersatz. In der Sandbox mit einem separaten persönlichen Sandbox-Käuferkonto anmelden. Ein geschlossenes PayPal-Fenster bestätigt keine Zahlung. Kann die Abo-Erstellung nicht bestätigt werden, BWPM die angezeigte Buchungsnummer nennen und keine zweite Buchung starten. Erst der verifizierte Zahlungs-Webhook startet Rechnung und Bereitstellung.

Deutsche Unternehmen können ohne USt-IdNr., Steuernummer oder Unternehmensnachweis buchen. Unternehmens- und Rechnungsdaten ausfüllen, geschäftliche Nutzung bestätigen und Buchungsdaten bestätigen & direkt zu PayPal anklicken. Deutsche USt-IdNrn. werden ohne externe Prüfung gespeichert. Der ausländische Geschäftscheckout benötigt eine durch VIES bestätigte USt-IdNr.; nicht unterstützte Länder erfordern eine Klärung mit BWPM.

Pilotregistrierung: Kundentyp

Voraussetzung: eine persönliche Piloteinladung; eine Administratorrolle ist nicht erforderlich. Der Einladungslink öffnet das Buchungsformular.

  1. Unter Kundentyp Geschäftlich oder Privat auswählen und Kundentyp übernehmen anklicken.
  2. Geschäftlich: Unternehmen und Rechnungsdaten ausfüllen; die USt-IdNr. ist für deutsche Unternehmen optional und die erforderlichen Erklärungen bestätigen. Buchungsdaten bestätigen & direkt zu PayPal anklicken.
  3. Privat: Unternehmen und USt-IdNr. werden ausgeblendet. Die Registrierung wird vorbereitet; der Checkout bleibt gesperrt und es wird keine Buchung angelegt.

Kontrolle: gültige geschäftliche Buchungsdaten öffnen den PayPal-Schritt. Der Kundentypwechsel allein legt keine Buchung an. Bei ausländischen Kunden sperren ungültige USt-IdNr. oder ein nicht erreichbarer Prüfdienst den Checkout. Texteingaben und gesetzte Bestätigungen bleiben bei Validierungsfehlern erhalten. Private Registrierungen können derzeit auch in der Sandbox nicht abgeschlossen werden.

BWPM TRACK 1.2.626

So funktioniert BWPM TRACK

Öffentliche Hilfe · Für projektbezogene Hinweise bitte anmelden.

BWPM TRACK erfasst den täglichen Leistungsstand einer Baustelle, vergleicht ihn mit dem bis heute fälligen Soll und berechnet aus dem bisherigen Arbeitstempo eine voraussichtliche Fertigstellung.

Dieses Wiki ist öffentlich lesbar. Projektdaten, Namen, Meldungen und Nachweise bleiben durch Anmeldung und Rollen geschützt.

Projektprüfung – nur lesen

Anwesenheitsfragen per E-Mail: Die Assistenz prüft vor einer sofortigen Rückfrage die berechtigte Projektübersicht. Namensplatzhalter werden nicht als fertige Klärung versendet. Im selben Mailverlauf mit vollständigem Namen und bei Mehrdeutigkeit mit Projekt und Besprechungsdatum antworten. Wiederholte Signatur-/Zitatzeilen werden für das lokale Modell verlustfrei codiert. Eine während der Recherche erreichte Kontextgrenze kennzeichnet die Auswertung ausdrücklich als unvollständig; sie beweist keine Abwesenheit. Zeitraum eingrenzen. Bereits fehlgeschlagene Aufträge werden nicht automatisch erneut versendet.

Der Firmen-Maildesigner bestimmt den BWPM-Abspann. {{ABSENDERNAME}} wird zu BWPM Assistenz; persönliche Vorlagen überschreiben die Firmenvorlage nicht. Pflichtangaben und KI-Hinweis sind in der Firmenvorlage zu pflegen. Grußsignatur in einer Testmail kontrollieren; Dokumentverfasser und freie Texte bleiben unverändert. Mandanten behalten ihre eigene Signatur.

Voraussetzung: Systemadministration weist unter Benutzer und Projektrollen → Bearbeiten → Systemrolle die Rolle Projektprüfung – nur lesen zu. Sie gilt für bestehende und zukünftige Projekte dieses Mandanten. Vertretungen und zusätzliche Projektrollen erweitern ihre Rechte nicht.

  1. Administration wählt die Rolle und speichert den Benutzer. Die Buchhaltungsfreigabe wird für diese Rolle deaktiviert.
  2. Anmelden und auf der Startseite Projektprüfung – nur lesen ein Projekt wählen.
  3. Projektübersicht, Vergabeaufträge, Projektrechnungen, Nachtragsliste und zugängliche Dokumente lesen. Freigegebene Aktenvermerke und Protokoll-PDFs unterliegen weiterhin ihren bestehenden Berechtigungen.
  4. Kontrollieren, dass interne Buchhaltung, Spesen, Verwaltungsseiten und Änderungsanfragen gesperrt sind.

Nur ausdrücklich geprüfte Leseseiten sind zugänglich. Nicht freigegebene Editoren, Kalender, Kommunikation, mobile API und CardDAV bleiben gesperrt; bei einem gesperrten Link den benötigten Leseablauf der Administration melden, nicht die Rolle erweitern. Interne Dokumentordner bleiben geschützt. Die Rolle allein verbindet keinen Mailassistenten und übermittelt keine Projektdaten an einen KI-Anbieter.

Optionale BWPM-Mailanbindung

Voraussetzung sind die separate lokale Installation des Mail-Lesers und das aktive Konto BWPM Assistenz (ID 18) mit dieser Rolle und ohne Buchhaltungsfreigabe. Die Rolle allein installiert die Anbindung nicht. Nur Martial und Sonja als verifizierte, aktivierte Absender können sie anfordern.

  1. Eine Mail an assistant@bwpm.de mit dem Betreff TRACK: Projektliste senden.
  2. Für Details den eindeutigen Projektcode im Betreff verwenden, etwa TRACK: GLH, und nach Nachtragsstatus und Beträgen fragen.
  3. Quellen-IDs und Abfragezeitpunkt in der Antwort kontrollieren. Bei mehrdeutiger Auswahl einen einzelnen exakten Projektcode ergänzen.

Der Leser liefert Projektstammdaten, Beschaffungsaufträge, Nachtragsregister und Auftragnehmer-Rechnungsregister. Zusätzlich sind freigegebene Protokolltexte sowie freigegebene, versendete geschäftliche Projektbriefe lesbar. Entwürfe, private oder projektlose Briefe, Original-PDFs, Positionsberechnungen und interne Buchhaltung sind ausgeschlossen. Mit Protokoll-ID 101 oder Brief-ID 201 und Projektcode ein Dokument wählen; Textseite 2 ruft den nächsten Textabschnitt auf, nicht PDF-Seite 2. Die Assistenz wählt die nötigen Leseabfragen anhand der Frage und des vorhandenen Kontexts, auch bei Anlagen. Beispiel: Wann war Herr Hempel beim BV NIK in den Baubesprechungen anwesend? Fragen frei formulieren, etwa Wann hat Herr Hempel teilgenommen? oder was zur Wasserhaltung vereinbart wurde. Ein TRACK-Stichwort ist nicht erforderlich. Die Assistenz kann Projekte suchen, Protokollpunkte, Fortschreibungen, Anwesenheiten und Briefe lesen sowie weitere Ergebnis- und Textseiten selbst nachladen. Bis zu drei abgeschlossene eigene Anfragen und Antworten desselben Antwortverlaufs liefern Kontext; frühere Antworten sind keine aktuellen Belege. Projekt, Quellen-IDs, Datum und Abfragezeitpunkt in der Antwort prüfen. Echte Mehrdeutigkeit führt zur Rückfrage. Recherchegrenzen werden benannt; jede Modellrunde zählt zur Tagesquote. Bei fehlendem oder mehrdeutigem Projekt folgt eine Rückfrage; ein Datumspräfix wie 261104_ ist keine Projektkennung. Die Anwesenheitssuche durchsucht die freigegebenen Teilnehmerstände des gewählten Projekts mit selbständig nachladbaren Ergebnisseiten und gekennzeichneten Quellkürzungen. Nur als anwesend markierte Teilnehmer zählen, keine Verteiler. Datum, Protokoll-ID, Teilnahmeart und Teilanwesenheit kontrollieren; kein Treffer beweist keine Abwesenheit. Protokollaufgaben geben den damaligen Freigabestand wieder. Bei Fragen zum letzten Dokument bestimmt die Assistenz es anhand von Datum und Revision; genannte ID, Revision und Datum kontrollieren. Fehlende oder ungültige Freigabestände werden nie durch aktuelle Entwürfe ersetzt. PDFs oder Standard-ZIPs zur Dokumentprüfung anhängen. ZIPs dürfen PDFs, UTF-8-Textdateien (.txt, .csv, .md, .log) und GAEB-XML (.x83, .x84, .x86) auch in Unterordnern enthalten. GAEB-Dateien können auch direkt als Anlage mit application/octet-stream gesendet werden. Die Assistenz bereitet kompakte Quellfelder auf, statt Roh-XML doppelt zu übergeben; Vorbemerkungen und Positionstexte bleiben verfügbar. Für GAEB-Anlagentexte gilt getrennt vom Mailtext eine gemeinsame Grenze von einer Million Zeichen. Das gewählte Modell hat weiterhin eine Kontextgrenze; Nur lokal wechselt niemals zu OpenAI. Für lokale Ollama-/TRACK-AI-Anfragen gilt kein Tageskontingent. daily_calls begrenzt nur OpenAI einschließlich seiner Rechercheschritte; Automatisch und Vergleichen beachten diese Cloud-Grenze weiterhin. Als Quelle Dateiname und OZ/Position statt PDF-Seitenzahl nennen. Die Auswertung importiert und beauftragt keinen Nachtrag. Beschädigte, zur Datenphase widersprüchliche oder zu große GAEB-Dateien werden ausdrücklich abgelehnt. Für entpackte Anlagen gilt zusammen ein lokales Speicherbudget von 256 MiB; keine feste Dokumentanzahl. Der Worker akzeptiert vollständige Mails bis 50 MiB; vorgeschaltete Mailservergrenzen sind gesondert zu prüfen. Es gibt keine feste PDF-Seitenobergrenze; Prüfressourcen und Modellkontext bleiben begrenzt; Archive ohne feste Eintragsanzahl oder pauschale Kompressionsquote. Passwortgeschützte, beschädigte oder verschachtelte Archive und nicht unterstützte Dateien führen zu einem konkreten Hinweis statt einer Teilprüfung. Zu große Archive aufteilen oder unterstützte Dokumente einzeln senden. Listen sind begrenzt, Kürzungen markiert; daraus keine vollständigen Gesamtsummen ableiten. Gespeicherte Beträge können von positionsbasierten UI-Summen abweichen; abgelöste Nachträge sind gekennzeichnet. Nach separater Aktivierung der Provider-Aufteilung durch die Administration wählt Automatisch für Text- und TRACK-Fragen Ollama auf dem eigenen Server. PDFs werden lokal extrahiert; textarme Seiten erhalten OCR. Bilder, OCR und erkannte Tabellenmerkmale führen im Automatikmodus zur OpenAI-Prüfung des Original-PDFs. Ein bereits vor der Recherche zu großer lokaler Kontext führt im Automatikmodus ebenfalls zu OpenAI. Diese Erkennung ist eine vorsichtige Heuristik, keine Qualitätsgarantie. Vor Aktivierung bleibt die bestehende OpenAI-Verarbeitung erhalten.

CC-Empfänger in die Antwort aufnehmen

Voraussetzung ist ein verifizierter, aktivierter Auftraggeber. Die CC-Empfänger erhalten ebenfalls die Antwort und die darin enthaltenen Projektinformationen.

  1. Im Mailprogramm die Anfrage an assistant@bwpm.de verfassen.
  2. Die gewünschten Personen in CC eintragen, bei Bedarf auch externe Kontakte.
  3. Anfrage senden. Kontrollieren, dass die Assistenzantwort dich unter An und die aktuellen CC-Empfänger unter CC aufführt.
  4. Bei Folgefragen Allen antworten verwenden und CC nach Bedarf anpassen. Entfernte CC-Empfänger werden nicht automatisch wieder ergänzt.

Doppelte Adressen und die Assistenz selbst werden entfernt. Keine Empfängerübernahme aus BCC, Reply-To, zitierten Mails oder Modelltext. Bei ungültiger CC-Liste, mehr als 50 eindeutigen CC-Adressen oder nicht unterstützten internationalen Adresslokalteilen geht ein Korrekturhinweis nur an dich. Neu hinzugefügte CC-Empfänger bekommen keine automatisch nachgeladene private Vorgeschichte. Bereits vorbereitete Antworten behalten ihre ursprünglichen Empfänger. Bei teilweiser oder unklarer SMTP-Zustellung prüft der Betreiber; kein automatischer Neuversand an die gesamte Gruppe. CC-Empfänger erhalten dadurch keine Berechtigung für eigene Assistenzaufträge.

KI-Anbieter je Mail wählen

  1. Als verifizierter, aktivierter Auftraggeber eine neue Mail an assistant@bwpm.de verfassen.
  2. Für ausschließlich lokale Verarbeitung [KI: Nur lokal] an beliebiger Stelle im Betreff verwenden, auch nach einem Datumspräfix oder in Antworten. Diese Einschränkung hat Vorrang vor anderen Markern. Für zwei unabhängige Bewertungen [KI: Vergleichen] verwenden; dabei gehen die Anfrage und benötigte freigegebene Projektdaten auch an OpenAI. [KI: Automatisch] aktiviert die automatische Auswahl.
  3. Die Frage und bei Bedarf den Projektcode im Mailtext angeben, PDFs oder unterstützte ZIPs anhängen.
  4. Unter jeder erzeugten Antwort steht Geantwortet von mit Anbieter und Modell; im Vergleich unter jeder Einzelantwort. Anbieter, Modell, Auswahlgrund und Quellen prüfen. Der gewählte Modus bleibt bei Folgefragen im eigenen Antwortverlauf erhalten. Für einen Wechsel das Präfix ausdrücklich an den Anfang des aktuellen Betreffs setzen, vor Re:. Eine globale Vorgabe Nur lokal lässt sich per Mail nicht aufheben.

Es gibt keinen automatischen Anbieterwechsel bei Netzwerkfehlern. Nicht lesbare Seiten, OCR-Ausfall oder überschrittene lokale Kontextgrenzen erzeugen im lokalen Modus einen Fehlerhinweis, keine externe Übermittlung. OCR kann Zahlen und Tabellen falsch erkennen: Originalseite prüfen. Vergleichsantworten sind getrennte Bewertungen, kein geprüfter Konsens; unterschiedliche Fundstellen und Aussagen selbst abgleichen. Beide Modelle haben dieselben begrenzten Lesewerkzeuge und keine Schreibrechte. Summen bleiben Aufgabe der vorhandenen TRACK-Berechnungen; Modelltexte sind keine rechnerische Freigabe. Die Administration übernimmt die bestehende Verbindung BWPM TRACK AI unter Administration → Schnittstellen → KI-Provider mit dem separaten Installer. Der Token wird ausschließlich lokal in die geschützte Worker-Konfiguration übernommen; nicht per Mail oder Chat weitergeben. Das Modell wird vom Server ermittelt. Das Gateway verwendet validierte JSON-Leseanfragen über denselben berechtigungsgeprüften TRACK-Leser; native Werkzeugaufrufe sind nicht erforderlich. Ein einzelner JSON-Codeblock wird akzeptiert. Bei ungültigem Aktionsformat erfolgt genau ein Korrekturversuch beim selben lokalen Provider mit unveränderten Belegen; ungeprüfte Aktionen werden nicht ausgeführt, ein externer Ausweichversand erfolgt nicht. Ohne konfigurierte Gateway-Verbindung bleibt direktes Ollama unterstützt. Erreichbarkeit prüfen und vor der Abnahme eine Protokollfrage mit Quellen testen. Gateway-Tokenzahlen sind unbekannt; die Nutzungsübersicht ordnet diese Verarbeitung Ollama zu, die Antwort nennt BWPM TRACK AI / Ollama. Den tatsächlichen Modellkontext steuert das Gateway; der Client begrenzt seinen Umfang vorsichtig und bricht bei ungültigen Aktionen oder einem Modellwechsel ab. Änderungen der TRACK-Providerkonfiguration erfordern eine erneute Übernahme. Bei technischen Fehlern Modell, Kontextkapazität und lokale PDF/OCR-Abhängigkeiten prüfen; keine Passwörter per Mail senden. Bei Zugriffsfehlern entsteht keine Antwort mit angeblich aktuellen TRACK-Daten. Die Administration prüft aktives Konto, diese Rolle, ausgeschaltete Buchhaltungsfreigabe und den lokalen Installer mit --check.

ZIP-Protokollpakete: Keine feste Dokumentanzahl oder pauschale Kompressionsquote. Mails bis 50 MiB, Dokumente zusammen bis 256 MiB entpackt. Modellkontext und OCR-Zeitgrenzen gelten weiterhin. Bei einer externen PDF-Anfrage über 49 MB mit [KI: Nur lokal] erneut anfragen oder für die Bild-/Layoutprüfung aufteilen; vorher wird nichts an OpenAI gesendet. Keine automatische Teilprüfung.

Mail und Chat: Die Mailassistenz nutzt nach koordinierter Gateway-/Workerinstallation ein eigenes Profil mit bis zu zehn Minuten je lokalem Modellaufruf. Die Hilfe bleibt kurz. Zu große Eingaben werden ausdrücklich abgewiesen; keine Vollständigkeit trotz abgeschnittener Unterlagen behaupten. Bei „track_ai_mail_profile_required“ muss der Betreiber zuerst das Gateway aktualisieren. Eine automatische Hintergrundbearbeitung im Chat ist nicht enthalten.

Die Administration kann die Kontextbelegung je lokaler Rechercherunde im Mailworker-Log unter research_context prüfen; protokolliert werden Auftragsnummer, Runde, Leseanzahl und Byteumfang, keine Mailtexte. TRACK-Fundstellen werden für das lokale Gateway verlustfrei kompakt übertragen; Namen, Teilnahmearten, Quellen und Hinweise auf weitere Seiten bleiben erhalten. Sehr große Recherchen können weiterhin an die Kontextgrenze stoßen; dies ist kein Nachweis fehlender Protokolle.

Folgefragen und unklare Namen

Nach Projektklärung sucht die Assistenz Namen und Firmen in freigegebenen Anwesenheitsdaten. Bei mehreren Treffern nennt sie konkrete Kandidaten. Antworte auf diese Mail mit dem Nachnamen, bei gleichen Namen zusätzlich mit der Firma. Der übergebene Verlauf enthält dann die ursprüngliche Frage und die Auswahl. Die Kandidatenliste ist kein vollständiges Projektadressbuch; eine bloße Namensübereinstimmung beweist keine Teilnahme an einem bestimmten Termin.

  1. Für eine Folgefrage im Mailprogramm auf die Assistenzantwort antworten. Gleiche Betreffzeilen allein verbinden keine Vorgänge.
  2. Bei einer neuen Mail Projekt und vollständigen Namen nennen. Bei einem unklaren Vornamen soll die Assistenz nachfragen; einen plausiblen Bezug aus dem übergebenen Verlauf soll sie zur Bestätigung nennen.
  3. Die erste gefilterte Projektsuche liefert eine ausdrücklich ungefilterte Übersicht der berechtigten Projekte zur Orientierung. Teilnehmer werden erst nach Projektklärung in den Anwesenheitsdaten gesucht.
  4. Kontrollieren, dass die Antwort das richtige Projekt und die richtige Person nennt. Neue CC-Empfänger erhalten keinen zusätzlich eingefügten privaten Altverlauf; gegebenenfalls den nötigen Bezug selbst ergänzen.

KI-Nutzung der Mailassistenz ansehen

Voraussetzung: Systemadministration der Betreiberinstallation; Mailworker und separater Nutzungsexport müssen installiert sein. Mandantenadministration und Projektleser haben keinen Zugriff.

  1. Administration → Schnittstellen → KI-Provider öffnen.
  2. KI-Nutzung – Mailassistenz wählen.
  3. Zeitraum (1, 7 oder 30 Tage) und Anbieter (Alle, Ollama oder OpenAI) wählen und Anzeigen drücken.
  4. Anzahl, Anteil und die erfassten Bearbeitungen mit Modell, Modus, Ergebnis, Dauer und Tokens vergleichen. Die Zeitangaben verwenden Europe/Berlin. Vergleiche zählen je Anbieter, Wiederholungsversuche separat; dies sind keine Anzahlen versendeter Mails.

Erfasst werden höchstens 500 Bearbeitungen innerhalb von 30 Tagen, ab Aktivierung und ausschließlich für die Mailassistenz. Andere TRACK-KI-Funktionen und ältere Nutzungen fehlen. Keine Mailtexte, Anlagen, Empfänger oder API-Schlüssel in der Übersicht. Unbekannte Tokens erscheinen als –. Fehler bedeuten keine erfolgreiche Modellantwort. Bei fehlendem Nutzungsstand den Export prüfen; fehlende Daten sind kein Beleg für Nichtnutzung. Datenstand bezeichnet die letzte erfasste Bearbeitung. Letzter erfolgreicher Export zeigt getrennt, wann die Statistik übertragen wurde. Ist nur der Datenstand alt, kann die Assistenz ungenutzt sein. Ist der Export älter als fünf Minuten, prüft die Administration Exportdienst und Nutzungstimer. Fehlt diese zweite Zeitangabe, ist der Exporter noch nicht aktualisiert. Fehlende erwartete Bearbeitungen erfordern zusätzlich eine Prüfung des Mailworker-Logs.

Aufträge bearbeiten und LV-Teile zuordnen

Voraussetzung: Projektverwaltungsrecht, Projektzugriff und Zugriff auf die Vergabephase.

Menüpfad: Project → Vergaben & Aufträge → Auftragskarte → Auftrag bearbeiten / löschen.

  1. Beim richtigen Firmenauftrag Auftrag bearbeiten / löschen wählen.
  2. Bezeichnung, Gewerk und Notizen bearbeiten. Bei verknüpftem GAEB-LV lässt sich Bezeichnung des verknüpften A-LV ändern. Originaldatei und Preise bleiben unverändert; ein gemeinsam verwendeter LV-Titel wird überall entsprechend angezeigt.
  3. Unter LV-Teile innerhalb dieses Auftrags für die vorhandenen Bezugs-LVs jeweils Diesem Auftrag zuordnen wählen und Bezeichnung des LV-Teils eintragen, beispielsweise Spezialtiefbau und Abbruch/Erde. Dafür keine zusätzlichen Aufträge anlegen. Ein bereits anderweitig zugeordnetes LV zunächst ausdrücklich beim bisherigen Auftrag lösen.
  4. Auftrag speichern wählen. In der Auftragskarte unter LV-Teile die Unterteilung prüfen. Die Zuordnung übernimmt noch keine Leistungspositionen und ändert nicht die Auftragssumme.
  5. Bei ARGE-Aufträgen unter Gemeinsamer Auftrag · Partnerbeträge je Leistungsteil einen ARGE-Partner aus dem Firmenstamm, die Bezeichnung des Leistungsteils und die Grundauftragssumme netto eingeben. Beispielsweise Spezialtiefbau und Abbruch/Erde. Unter Gesamtgrundauftrag netto bestätigen die Summe bestätigen und Partnerbeträge speichern wählen. Beträge ohne Tausendertrennzeichen eingeben. Bei bestehenden Leistungspositionen, Leistungsständen oder Rechnungen muss die bisherige Gesamtsumme erhalten bleiben. Voraussetzung ist die CLI-Migration scripts/migrate_project_order_parts.php durch die Administration für Betreiber und alle bereitgestellten Mandanten.
  6. In der Auftragskarte werden Grundbetrag, beauftragte Nachträge und aktueller Gesamtbetrag je Partner sowie die Gesamtsumme angezeigt. Unter jedem Partner Nachträge aufklappen. Beim Nachtrag unter ARGE-Leistungsteil denselben Partner wählen. Nur aktuelle beauftragte Nachträge mit bekanntem Betrag erhöhen die Summe; offene Nachträge werden aufgelistet. Nicht zugeordnete Beträge stehen separat unter Noch keinem Partner zugeordnet. Fehlende Beauftragungsbeträge bleiben als unvollständig sichtbar.
  7. Bei einer falsch hochgeladenen, unbenutzten Auftragsanlage direkt in der Auftragskarte Auftrag löschen wählen. Aufgelistete Uploads prüfen und deren Entfernung gesondert bestätigen. Unter Auftrag löschen die Auftragsnummer eingeben und Auftrag endgültig löschen wählen. Kontrollieren, dass der Auftrag aus der Übersicht verschwunden ist.

Bei Löschsperre werden abhängige Daten genannt, etwa Rechnungen, Nachträge, Leistungspositionen, weiterverwendete Unterlagen, Vertragskontext oder versandte/ausstehende Benachrichtigungen. Diese Daten werden nicht mitgelöscht. Uploads allein verhindern die Löschung nicht: Ihre Zuordnungen werden nach Bestätigung entfernt; private Originaldateien und Audit-Metadaten bleiben für die administrative Wiederherstellung erhalten. Eine falsche Bezugs-LV-Zuordnung erst nach Prüfung des richtigen Ziels lösen. Importierte LVs bleiben erhalten. Bei geändertem Bearbeitungsstand neu laden und vergleichen. Vorhandene Abschnitte innerhalb einer einzigen GAEB-Datei über A-LV-Gliederung öffnen prüfen; dafür keinen zweiten Auftrag anlegen. Produktive Zuordnungen werden nicht automatisch verändert.

Zahlplan und historische ARs vorbereiten

Voraussetzung: Projektzugriff und Projektverwaltungsrecht oder berechtigte Objektüberwachung bei einem GU-Auftrag. Die Administration muss zuvor die Zahlplan-Migration für alle Mandanten installieren.

  1. Project → Leistungsstand & AR → beim passenden Auftrag Positionen vorbereiten öffnen.
  2. Unter A-LV-Gliederung zu Gewerken bündeln OZ und Gewerkbezeichnung eingeben. Einen oder mehrere A-LV-Gliederungspunkte in der Mehrfachauswahl auswählen, am Desktop mit Strg-/Cmd-Klick. Keine über- und untergeordneten Punkte zugleich auswählen. Bereits übernommene LV-Einzelpositionen vor dem Bündeln entfernen.
  3. Als Eingabeart Nettobetrag oder Auftragsanteil wählen, den abgestimmten Wert eintragen und Zahlplan speichern wählen. Nur die gewählte Eingabeart gilt. Nach dem Speichern erscheint eine neue leere Gewerkezeile. Entwurfszeilen können über Gewerk entfernen entfernt werden.
  4. Summe Gewerke, Auftragssumme und offene Differenz kontrollieren. Ein Entwurf darf abweichen; zur Verwendung muss die Summe centgenau stimmen. Die Preise im Original-LV bleiben erhalten.
  5. Unter Historische Abschlagsrechnungen Original-Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Stichtag in zeitlich aufsteigender Reihenfolge erfassen. Je Gewerk kumulierte Nettobeträge oder Leistungsprozente eingeben. Die Kumulierte Nettosumme vor Abzügen bestätigen; hier weder den einzelnen AR-Zuwachs noch den Zahlbetrag eintragen.
  6. Historische AR erfassen wählen. Gespeicherten Eintrag aufklappen und Gewerke, kumulierte Summe und Zuwachs gegenüber dem Vorgänger prüfen. Der erste Eintrag sperrt den Zahlplan; historische Einträge bleiben unveränderbar. Es entstehen weder neue Rechnungen noch nachträgliche Freigaben, und es erfolgt kein Versand.

Doppelte Nummern/Stichtage, fallende Gewerkestände, Leistung über 100 % und abweichende Summen werden abgewiesen. Bei Fehlern bleiben Eingaben erhalten. Bei zwischenzeitlich geänderter Grundlage neu laden und vergleichen. Bestehende TRACK-Abstimmungen sperren die historische Erfassung. Die künftige Leistungsstandfeststellung bleibt abzustimmen; bei vorhandener Historie werden neue Abstimmungen gesperrt. Partner separat unter Project → Vergaben & Aufträge → Partner hinzufügen zuordnen; es gelten dieselben Partner aus dem Firmenstamm wie bei Nachträgen. Fehlen Auswahlmöglichkeiten, zuerst den Auftragnehmer im Firmenstamm als ARGE mit Mitgliedsfirmen hinterlegen.

GAEB-Dateien ohne Projekt sammeln

Voraussetzung: Systemadministration im gewünschten Mandanten, außerhalb der Rollenansicht. Die Administration muss die GAEB-Archiv-Migration installieren. Die Sammlung gehört diesem Mandanten; ein Projekt ist nicht erforderlich.

  1. Stammdaten → GAEB-Archiv öffnen.
  2. Unter GAEB-Datei ablegen eine GAEB-Datei auswählen. Unterstützt: GAEB DA XML 3.2/3.3, X81, X82, X83 und X86, auch als .xml. GAEB 90/2000 und X84 werden nicht unterstützt. Optional Bezeichnung (optional; sonst aus Datei) und Schlagwörter / Gewerk ausfüllen und Im Archiv speichern wählen.
  3. Bezeichnung, Originaldateiname und Positionszahl kontrollieren. Über Originaldatei herunterladen die unveränderte Datei abrufen. Ein identisches Original wird als Dublette abgewiesen.
  4. Über Zur Archivübersicht → Suche → Suchen nach Bezeichnung, Schlagwörtern, Dateinamen, Ordnungszahlen, Kurz- und Langtexten oder Gliederungsbeschreibungen suchen. Den Eintrag öffnen oder Passende Positionen anzeigen wählen. Die Suche innerhalb eines Eintrags filtert nur dessen Positionen.
  5. Positionstext anzeigen aufklappen und Positionstext kopieren wählen. Falls der Zwischenablagezugriff nicht verfügbar ist, den markierten Inhalt in Text zum Kopieren manuell kopieren. Vor Wiederverwendung fachlich prüfen. Es erfolgt keine automatische Übernahme in ein Projekt oder eine Vergabe.
  6. Über Bezeichnung und Schlagwörter bearbeiten → Speichern die Metadaten ändern. Für einen Fehlimport Archiveintrag löschen öffnen, das Löschen von Original und Positionstexten bestätigen und Endgültig löschen wählen. Projekt-LVs werden dadurch nicht gelöscht.

Ergebniskontrolle: Nach dem Speichern erneut suchen; bei Bedarf das Original herunterladen und vergleichen. Fehlerhilfe: Ungültiges XML, DTD-/Entity-Deklarationen, nicht unterstützte Formate und Dateien über dem Uploadlimit werden abgewiesen. Quelle korrigieren oder in einem unterstützten XML-Format exportieren. Bei fehlender Migration die Administration verständigen. Ein Prüfsummenfehler sperrt den Download; Administration verständigen. Löschen ist unwiderruflich.

Fettdruck in Protokollen und Nachrichten

Voraussetzung: Bearbeitungsrecht für den jeweiligen Entwurf oder die Nachricht.

Menüpfad: Projekt → Besprechungsprotokolle → Protokollpunkt bearbeiten; alternativ einen bearbeitbaren Aktenvermerk oder Brief öffnen.

  1. Den Entwurf öffnen und wichtige Wörter mit zwei Sternchen einschließen: **wichtiger Text**.
  2. Den Text speichern und Textansicht sowie PDF-Vorschau prüfen: Die markierten Wörter erscheinen fett.
  3. Im Eingabefeld bleiben die Markierungen erhalten. Zum Aufheben beide Sternchenpaare entfernen.
  4. Bei HTML-Mailinhalten vor dem Versand Vorschau oder vorhandenen Selbsttest prüfen.

Gilt für Protokollbeschreibungen, Fortschreibungen und Tabellen, Aktenvermerk-, Brief-, Angebots- und Rechnungs-PDFs, mehrzeilige Textanzeigen sowie HTML-Mailinhalte. Paare innerhalb derselben Zeile schließen. Unvollständige Paare und einzelne Sternchen bleiben sichtbar; HTML wird maskiert. Eingabefelder, URL-Attribute und Codebeispiele behalten ihre Werte. Archivierte PDFs bleiben unverändert.

Projektkalender: Einladungen, Aktualisierungen und Absagen versenden

Voraussetzung: Projektverwaltungsrecht, eingerichteter Mailtransport und installierte Kalendereinladungs-Migration. Ein gespeicherter manueller Termin ist erforderlich. Bei Teams-Terminen müssen die Zugangsdaten bestätigt sein; normale Kalendereinladungen benötigen keine Microsoft-365-Verbindung.

  1. Projekt → Projektkalender öffnen und am Termin Teilnehmer und Einladungen aufklappen.
  2. Unter Teilnehmer hinzufügen die gewünschten Projektteilnehmer auswählen. Niemand ist vorausgewählt. Bisherige Empfänger stehen gesondert dabei und werden bei Aktualisierungen und Absagen immer berücksichtigt; Abwählen entfernt sie nicht.
  3. Termin kontrollieren und Einladungen / Aktualisierungen senden wählen. Jeder Empfänger erhält eine persönliche Mail und Kalendereinladung mit gespeichertem Zeitraum, Agenda und gegebenenfalls Teams-Link, Besprechungs-ID und Kenncode. Fehlende Teams-Zugangsdaten heißen „nicht hinterlegt“. Die Ansprache folgt dem Adressbuch.
  4. Versandstatus kontrollieren: sent bedeutet Annahme durch den Mailtransport, keine bestätigte Zustellung. pending bedeutet noch nicht versucht, unknown bedeutet unklar. Erneutes Klicken überspringt bereits versendete Nachrichten dieser Revision.
  5. Nach Bearbeiten und Speichern oder Ergänzen der Teams-Zugangsdaten erneut Einladungen / Aktualisierungen senden wählen. Kalenderkennung und Organisator bleiben gleich; die höhere Sequenz kennzeichnet die Aktualisierung. Speichern allein versendet keine Mail.
  6. Zum Absagen Absagen wählen, danach Teilnehmer und Einladungen → Absagen senden. Bisherige Empfänger erhalten die Absage mit derselben Kalenderkennung.

Bei unklarem Versand zuerst den Mailtransport prüfen. Versand bestätigt nur bei nachgewiesener Übergabe wählen, Nicht versendet bestätigt nur bei geklärter Nichtübergabe. Beide benötigen das Bestätigungsfeld. Danach den Versandknopf zur Fortsetzung verwenden; es erfolgt keine automatische Wiederholung. Eine veraltete Seite neu laden. Neue Empfänger müssen im aktiven Projektverteiler stehen. Outlook-Änderungen bleiben manuell: den separaten Teams-Organisatortermin auch in Outlook ändern bzw. absagen. TRACK-Einladungen synchronisieren diesen Termin nicht und erfassen keine Teilnehmerantworten.

Teams-Link im Projektkalender erstellen

Voraussetzung: Projektverwaltungsrecht, installierte Projektkalender-Teams-Migration und ein eigenes verbundenes Microsoft-365-Geschäftskonto mit Teams. Unter Microsoft 365 / Teams auf Microsoft 365 verbinden oder Berechtigung aktualisieren klicken. Bei einer Microsoft-Adminabfrage erteilt die Microsoft-365-Administration in Entra → App-Registrierungen → API-Berechtigungen die Administratorzustimmung für die TRACK-Anwendung. Benötigt werden die delegierten Berechtigungen User.Read, Calendars.ReadWrite, Calendars.ReadWrite.Shared, OnlineMeetings.Read und offline_access. Danach mit dem eigenen Konto erneut verbinden. Eine Outlook-Kalenderdelegation ist für eigene Termine nicht erforderlich.

  1. Projekt → Projektkalender → Termin oder Frist anlegen öffnen.
  2. Bezeichnung, Beginn und Ende eingeben; Ganztägiger Termin oder Frist abwählen. Einen zukünftigen geplanten Termin mit 15 Minuten bis 24 Stunden Dauer verwenden; Termine über eine Zeitumstellung können abgewiesen werden.
  3. In Projektkalender eintragen wählen und am gespeicherten manuellen Termin auf Teams-Link erstellen klicken.
  4. Teams-Link, Besprechungs-ID und Kenncode in der Terminbeschreibung sowie den Termin im eigenen Outlook-Kalender kontrollieren. Abonnierte Projektkalender erhalten die Zugangsdaten. Diese Aktion versendet keine Teilnehmereinladungen.

Fehlende Zugangsdaten erscheinen als „nicht hinterlegt“. Der Ersteller öffnet Teams-Zugangsdaten übernehmen, kopiert den ursprünglichen Teams-Link, Besprechungs-ID und Kenncode aus Outlook, bestätigt die Prüfung und wählt Teams-Zugangsdaten speichern. Leere Zugangsfelder behalten bekannte Werte nur bei identischem Link bei. Änderungen behalten die Projektkalender-UID und erhöhen die Sequenz.

Bei unklarem Microsoft-Ergebnis zuerst Outlook prüfen. Die automatische Neuerstellung bleibt gegen Duplikate gesperrt. Einen vorhandenen Termin übernehmen; nur wenn kein Termin existiert, manuell in Outlook erstellen und dessen Daten übernehmen. Änderungen und Absagen in TRACK ändern den separaten Outlook-Termin nicht automatisch: auch in Outlook anpassen bzw. absagen und dies in TRACK bestätigen. Einladungen werden ausdrücklich über den nachfolgenden Ablauf versendet. Automatisch übernommene Termine und Termine aus Abstimmungen behalten ihren eigenen Ablauf.

Microsoft 365 verbinden – Teams-Termine erstellen

Für eigene Teams-Termine benötigt jeder Organisator seine persönliche Microsoft-365-Verbindung, keine Kalenderstellvertretung.

  1. In TRACK Microsoft 365 / Teams öffnen und Microsoft 365 verbinden oder Berechtigung aktualisieren wählen.
  2. Mit dem eigenen Microsoft-365-Geschäftskonto anmelden. Bei „Administratorgenehmigung erforderlich“ die Genehmigung anfordern, falls angeboten; andernfalls die eigene Microsoft-365-Administration kontaktieren.
  3. Die Administration öffnet Entra → App-Registrierungen → TRACK-Anwendung → API-Berechtigungen, prüft die passende Client-ID und ergänzt delegierte User.Read, Calendars.ReadWrite, Calendars.ReadWrite.Shared, OnlineMeetings.Read und offline_access. „Administratorzustimmung für … erteilen“ bestätigen und bei allen fünf Einträgen „Gewährt für …“ kontrollieren. Bei fremder App-Registrierung erfolgt die Freigabe über Unternehmensanwendungen → Berechtigungen. Erforderlich ist eine passende Entra-Administratorrolle, etwa Cloudanwendungsadministrator.
  4. Danach in TRACK erneut mit dem eigenen Konto verbinden und die angezeigte E-Mail-Adresse kontrollieren. Das Administratorkonto nicht als persönliche Verbindung eines Kollegen hinterlegen.

Optional: fremden Outlook-Kalender bearbeiten

Voraussetzung: Microsoft-365-Geschäftskonten derselben Organisation und Zustimmung des Kalenderinhabers. Delegation ist optional für die Arbeit im Kalender einer anderen Person. Die Teams-Erstellung einer Terminabstimmung verwendet die eigene Microsoft-365-Verbindung des gespeicherten Organisators. Fehlende Delegation erklärt nicht jeden Teams-Fehler.

  1. Der Kalenderinhaber öffnet Outlook im Web → Kalender → seinen Hauptkalender → Freigabe und Berechtigungen. Die Kollegin oder den Kollegen hinzufügen, Stellvertretung auswählen und Teilen wählen. Verfügbarkeit und Bezeichnungen hängen von Outlook-Version und Organisationsrichtlinien ab. Fehlt die Stellvertretungsoption, die Microsoft-365-Administration hinzuziehen.
  2. Die Kollegin oder der Kollege nimmt die Freigabeeinladung an und prüft den Zugriff auf den Kalender des Inhabers. Zugriff auf private Termine nur bei tatsächlichem Bedarf erlauben.
  3. In TRACK mit dem eigenen Konto Microsoft 365 / Teams öffnen. Microsoft 365 verbinden beziehungsweise bei entsprechendem Hinweis Berechtigung aktualisieren wählen. Für unterstützte Änderungen als Stellvertretung benötigt die Verbindung Calendars.ReadWrite.Shared zusätzlich zur Outlook-Delegation des Inhabers. Gegebenenfalls muss die Administration zustimmen.
  4. Verbundenes Konto und Freigabe des fremden Kalenders kontrollieren. Der TRACK-Verbindungsstatus allein bestätigt noch keinen Zugriff auf einen fremden Kalender.

Bei einer blockierten Terminabstimmung: Projekt → Projektkalender → Terminabstimmung → Teams-Erstellung klären. Zuerst den Organisatorkalender prüfen. Einen bestehenden Termin verwenden; nur ohne vorhandenen Termin manuell eine Teams-Besprechung anlegen. Deren Teams-Link, Besprechungs-ID und Kenncode übernehmen, Organisatorkalender geprüft; Teams-Link gehört zum gewählten Termin. bestätigen und Geprüften Teams-Link übernehmen wählen. Fehlende Zugangsdaten werden als nicht hinterlegt gekennzeichnet; aus der Originaleinladung ergänzen. Kann die Kalenderkennung eines bereits vorhandenen Graph-Termins nicht gelesen werden, zuerst die Microsoft-365-Verbindung des Organisators wiederherstellen. Keinen doppelten Termin erzeugen.

Nach dem Worker-Lauf Hinweise für den Organisator und Versandstatus kontrollieren. Bei manueller Entscheidung und unklarer Teams-Erstellung erhält ausschließlich die gespeicherte Organisatoradresse je Anlass einmal eine Nachricht, nach Migration auch für bereits blockierte Abstimmungen. Diese ersetzt keine Abschlusszusammenfassung an die Teilnehmer. Bei unklarem Versand zuerst den Mailausgang prüfen, dann gegebenenfalls Mailausgang geprüft; erneute Übergabe erforderlich. bestätigen und Organisatornachricht erneut vormerken wählen. Unklare Übergaben werden nicht automatisch wiederholt.

Microsoft: Kalenderfreigabe und Stellvertretung nach Outlook-Version

Titel in Anreden festlegen

Voraussetzungen: Das Datenbankupdate für die Titelregel muss installiert sein. Erforderlich sind Administrationsrechte im Mandanten oder Projektleitungs-/Objektüberwachungsrechte für die eigene Firma wie beim Mail-Designer.

Menüpfad: Administration → Mail-Designer → Titel in Anreden.

  1. Mail-Designer öffnen. Als Administration das ausgewählte Unternehmen prüfen; andere berechtigte Benutzer bearbeiten ihre eigene Firma.
  2. Unter Titelregel zwischen Nur Dr. und Prof., Alle hinterlegten Titel und Keine Titel wählen. Standard ist Nur Dr. und Prof.; Doktorzusätze wie Dr.-Ing. bleiben erhalten, Dipl.-Ing. entfällt.
  3. Titelregel speichern wählen. Seite erneut öffnen und die Auswahl kontrollieren.
  4. Einen Briefentwurf an einen Kontakt mit hinterlegtem Titel öffnen. Erzeugte Anrede und PDF-Vorschau prüfen; für E-Mail einen Selbsttest an einen Kontakt mit Titel verwenden. Bei Du-Ansprache in E-Mails bleibt es beim Vornamen.

Maßgeblich ist die absendende Firma, auch bei delegierten Briefen. Jede Firma in jedem Mandanten besitzt ihre eigene Einstellung. Gespeicherte Kontakttitel, Anschriften, Signaturen und freie Verfassertexte bleiben unverändert. Freigegebene Briefanreden und archivierte PDFs bleiben eingefroren. Meldet das Speichern, dass die Einstellung noch nicht verfügbar ist, das Datenbankupdate durch die Administration installieren lassen. Fehlt ein Titel, den Kontakttitel und die ausgewählte Absenderfirma prüfen.

Geburtstag mit oder ohne Jahr speichern

Voraussetzung: Administrationsrecht für das Adressbuch im richtigen Mandanten. Die Migration scripts/migrate_contact_birthdays.php muss für Geburtstage ohne Jahr installiert sein.

  1. Unter Administration → Adressbuch eine Person bearbeiten.
  2. Unter Weitere Angaben → Geburtstag Tag und Monat eingeben, beispielsweise 15.06.. Bei bekanntem Jahr 15.06.1985 eingeben. Ein leeres Feld entfernt den Geburtstag.
  3. Die Person speichern und das angezeigte Datum in der Kontaktansicht kontrollieren.
  4. Mein Kalender öffnen und den Geburtstagsmonat anzeigen. Der Geburtstag erscheint jährlich ganztägig mit Link zum Kontakt. Ohne persönlichen Kalender erscheint eine eigene Geburtstagsliste.
Ergebnis prüfen

Ein Datum ohne Jahr enthält kein Ersatzjahr und keine Altersangabe. Änderungen und Löschungen im Kontakt werden beim nächsten Laden des Kalenders übernommen. Nur aktive Personen werden angezeigt; Funktionspostfächer sind ausgeschlossen. Geburtstage sind wie die persönlichen Angaben im Adressbuch nur für Administration sichtbar. Die Anzeige bleibt in TRACK und wird nicht in persönliche CalDAV-Kalender, deren Exporte oder Einladungen kopiert. Vollständige Geburtstage bleiben im bisherigen Kontakt-Export erhalten; ein Datum ohne Jahr wird dort nicht als erfundenes vollständiges Datum ausgegeben.

Wenn es nicht klappt
  • Für ungültige Daten wie 31.04. erscheint eine Fehlermeldung. Ein unbekanntes Jahr erlaubt 29.02.; der Termin erscheint nur in Schaltjahren.
  • Bei einer Migrationsmeldung die Administration den genannten CLI-Migrator ausführen lassen.
  • Bei fehlendem Geburtstag Monat, aktiven Kontakt, Kontaktart und Administrationsrecht prüfen. Änderungen am Geburtstag im Kontakt vornehmen.

Website-Projekte finden und prüfen

Voraussetzungen: Die Website-Erweiterung ist installiert; kein TRACK-Konto erforderlich. Filter benötigen JavaScript.

  1. /site/ öffnen und Projekte wählen. Projekt suchen, Ort, Projektkategorie und Projektstatus können kombiniert werden. Nicht angegeben bedeutet fehlende Statusangabe, nicht abgeschlossen.
  2. Die Trefferzahl kontrollieren. Der Link enthält die Auswahl und kann kopiert werden. Zurücksetzen zeigt wieder alle Projekte.
  3. Ein Projekt öffnen, die vorhandenen Angaben unter Projektdaten lesen und unter Kontakt die Kontaktseite, Telefonnummer oder E-Mail wählen. Die Kontaktangaben gehören zum Unternehmen.
  4. Mobil das Menü mit Menü öffnen aufklappen. Mit der Tastatur funktionieren Eingabe/Leertaste und Escape zum Schließen; fokussierte Galerie-Links öffnen mit Eingabe das Originalbild. Automatischen Bildwechsel anhalten pausiert einen laufenden Slider; Automatischen Bildwechsel fortsetzen startet ihn wieder.
Ergebnis prüfen

Die Auswahl bleibt nach Neuladen bestehen. Projektdaten und Kategorien stammen aus den Originalseiten; unklare Angaben werden nicht geschätzt.

Wenn es nicht klappt
  • Keine Treffer: Filter zurücksetzen oder Suchbegriff verkürzen.
  • Keine Filter sichtbar: JavaScript prüfen; ohne JavaScript bleiben alle Originalprojekte sichtbar.
  • Falsche Originalangabe: der Website-Administration melden; keine automatische Korrektur anhand des Projektnamens.

Originalgetreue Website-Kopie prüfen

Voraussetzungen: Die Website-Kopie ist unter /site/ installiert; öffentliches Lesen benötigt kein TRACK-Konto. Import und Serverkonfiguration benötigen Deployment-Administration.

  1. /site/ öffnen und in der Originalnavigation Projekte oder News wählen.
  2. Ein Projekt oder einen Newsbeitrag öffnen und vollständigen Text sowie Bilder mit der erfassten Quelle vergleichen. Ältere News bleiben über die Archivseiten erreichbar. Das Suchfeld Suchen durchsucht die lokal erfassten Originaltexte.
  3. Privatsphäre-Einstellungen ändern öffnen, eine Auswahl speichern und unter Historie der Privatsphäre-Einstellungen die gespeicherte Entscheidung kontrollieren.
Ergebnis prüfen

Die Kopie erhält öffentliche Originaltexte, Layout und Originalmedien. Für die Anzeige werden passende komprimierte Bildgrößen genutzt; weiter unten liegende Bilder laden beim Annähern nach. Galerien öffnen weiterhin die Originaldateien. WordPress wird zur Laufzeit nicht benötigt. Die TRACK-Newsbearbeitung verändert diese erfassten Originalseiten nicht.

Wenn es nicht klappt
  • Unterseiten fehlen: Rewrite-Regeln des Webservers prüfen lassen.
  • Privatsphäre-Auswahl lässt sich nicht speichern: den privaten BWPM_SITE_STATE_DIR außerhalb des DocumentRoots prüfen lassen.
  • Alter Webcam-Link oder Archivseite 9 nicht erreichbar: Diese Originalverweise lieferten bereits 404; es wurde kein Ersatzinhalt erfunden.

Alle Positionen der Nachtragsprüfung als Kurzübersicht

Voraussetzung und Berechtigung: Projektverwaltungsrecht im richtigen Mandanten, ein Nachtrag mit eingelesenen GAEB-Positionen und ein gespeicherter Prüfstand.

  1. Unter Projekt → Nachträge den Nachtrag öffnen.
  2. Geänderte Prüfwerte und Begründungen mit Positionsprüfung speichern sichern. Die PDF-Ausgabe verwendet ausschließlich gespeicherte Daten.
  3. Oben neben Prüf-PDF exportieren auf Kurzübersicht klicken.
  4. Die A4-Querformatübersicht prüfen und herunterladen: Alle Positionen erscheinen in Quellreihenfolge mit OZ, Kurztext, Forderung, geprüftem Betrag, Differenz, Prüfstatus und gespeicherter Prüfnotiz. Bei Bedarf folgen weitere Seiten mit wiederholtem Tabellenkopf; die Gesamtsummen stehen am Ende.
Ergebnis prüfen

Abgelehnte Positionen bleiben vollständig in der Forderungssumme enthalten; nur die geprüfte Summe berücksichtigt sie nicht. Beide Summen entsprechen dem ausführlichen Prüf-PDF; offene und Nur-EP-Positionen tragen keinen Prüfgesamtbetrag bei. Bei offener Prüfung ist die Differenz keine abschließende Kürzung. Offene Prüfwerte stehen als „offen“, nicht als Nullbetrag. Kurztexte dürfen mit Auslassungszeichen gekürzt werden; vollständige Texte und Begründungen stehen im ausführlichen Prüf-PDF. Nach einer Änderung auf Abgelehnt mit Positionsprüfung speichern sichern und beide PDFs erneut exportieren: Die Forderung bleibt unverändert, die geprüfte Summe enthält diese Position nicht mehr. Auch vollständig abgelehnte aktuelle Nachträge bleiben im Forderungsvolumen der Liste; ersetzte oder zurückgezogene Fassungen nicht. Prüfnotizen werden vollständig mit Zeilen- und Seitenumbrüchen ausgegeben. Keine Position wird wegen Platzmangels weggelassen. Alle Beträge sind netto. Die Übersicht ist keine Beauftragung.

Wenn es nicht klappt
  • Fehlen GAEB-Positionen, zuerst die passende Datei im Nachtrag einlesen.
  • Fehlen Forderungssumme oder Differenz, sind Positionsbeträge unvollständig. Ein fehlender Wert wird nicht als null ausgegeben.
  • Bei vielen Positionen sind mehrere Seiten beabsichtigt. Positionszahl und letzte OZ mit dem gespeicherten Prüfstand vergleichen.
  • Bei verweigertem Zugriff Projektverwaltungsrecht und Mandant prüfen. Bei PDF-Fehlern die Studio-Schriften und das SVG-Logo prüfen lassen.

Telefonvorwahl im Adressbuch prüfen

Voraussetzung: Berechtigung zur Adressbuchverwaltung.

  1. Administration → Adressbuch öffnen und die Person zum Bearbeiten auswählen.
  2. Unter Mobil oder Büro / Durchwahl die Rufnummer eingeben oder einfügen. Bei einer bekannten internationalen Nummer wie +46 … oder 0046 … übernimmt das Pulldown die Vorwahl automatisch. Das gilt auch beim Öffnen gespeicherter Kontakte.
  3. Bei einer nationalen Nummer die passende Vorwahl auswählen. Ein Wechsel des Adresslandes setzt die Vorwahl für nationale oder leere Nummern; eine ausdrücklich internationale Nummer behält ihre Vorwahl.
  4. Speichern und den Kontakt erneut öffnen. Nummer und angezeigte Vorwahl kontrollieren.

Fehlerhilfe: Bei einer nicht angebotenen Landesvorwahl die vollständige internationale Nummer mit Plus eingeben; das Pulldown kann diese Vorwahl nicht zuordnen. Bei gemeinsam genutzten Vorwahlen wie +1 bleibt ein passendes ausgewähltes Land erhalten. Die Rufnummer selbst wird durch den automatischen Pulldown-Abgleich nicht verändert.

Gemeinschaften, Firmenstrukturen und Hausverwaltungen

Voraussetzung und Berechtigung: Systemadministration im gewünschten Mandanten, ohne Rollenansicht; die Migration für Adressbuch-Beziehungen muss installiert sein. Personen einzeln unter Stammdaten → Adressbuch und Organisationen unter Stammdaten → Unternehmen → Unternehmen anlegen erfassen. Jedes Objekt als eigenes Projekt anlegen. Aus Namen werden keine Zuordnungen abgeleitet.

  1. Ein Unternehmen öffnen und Beziehungen wählen. Als Organisationsart stehen Unternehmen, Bauherrengemeinschaft, Eigentümergemeinschaft, Hausverwaltung, Unternehmensgruppe und Niederlassung / Abteilung zur Verfügung. Mit Organisationsart speichern bestätigen. Eine bestehende ARGE behält ihr separates ARGE-Modell.
  2. Für ein Ehepaar einen gemeinsamen Organisationsdatensatz wie „Müller / Schmidt“ anlegen, Bauherrengemeinschaft wählen und Mitglied / Ansprechpartner zuordnen öffnen. Eine einzeln erfasste Person auswählen, Rolle Mitglied wählen, das bekannte Datum Gültig ab eintragen und Zuordnung anlegen wählen. Für die zweite Person wiederholen. Namen und persönliche Anschriften bleiben getrennt. Auch die Rolle Ansprechpartner steht zur Verfügung. Eine bereits bestehende Hauptfirma der Person muss dafür nicht geändert werden.
  3. Für Unterfirmen bei der Mutterfirma Beziehungen → Tochterunternehmen / Niederlassung zuordnen öffnen. Die untergeordnete Firma und die passende Rolle auswählen. Für einen Standort derselben rechtlichen Firma Niederlassung / Abteilung verwenden. Der Pfeil zeigt von der übergeordneten zur untergeordneten Organisation; pro Zeitraum ist genau eine übergeordnete Organisation zulässig.
  4. Für eine Verwaltung mit zehn Objekten zehn Projekte führen. Je Projekt Eigentümer / Verwaltung öffnen, dann Organisation zuordnen oder Person zuordnen wählen. Eigentümer und Verwaltung getrennt erfassen; mehrere Eigentümer sind möglich. Auftraggeber, Rechnungsempfänger und Korrespondenzkontakt können zusätzlich ausdrücklich hinterlegt werden. Jede Rolle mit Zuordnung anlegen speichern. Umgekehrt ist dies bei der Hausverwaltung über Projekt / Objekt zuordnen möglich.
  5. Unter Zuordnungen und Verlauf die verknüpften Personen, Organisationen und Projekte, Rollen, Daten und den Status Aktuell, Geplant, Beendet oder Aufgehoben kontrollieren. Die verlinkten Datensätze öffnen, um die Gegenrichtung zu prüfen. Projektzuordnungen erscheinen auch unter Zugeordnete Projekte; beendete Zuordnungen bleiben Teil der Objekthistorie.
  6. Bei einem Verwaltungswechsel an der alten Zuordnung Zeitraum ändern / aufheben öffnen. In Gültig bis (einschließlich, optional) den letzten gültigen Tag eintragen, eine Begründung angeben und Änderung speichern wählen. Die neue Verwaltung ab dem Folgetag zuordnen. Eine irrtümliche Zuordnung mit Falsche Zuordnung aufheben (Verlauf erhalten) korrigieren; eine tatsächlich frühere Verwaltung nicht aufheben. Im Änderungsnachweis (letzte 100) bleiben Vorher-/Nachherwerte und die Benutzer-ID erhalten.

Grenzen und Hilfe: Beziehungen vergeben keine Portalrechte und ändern Hauptfirma, Anschriften, Rechnungsempfänger oder Verteiler nicht automatisch. Den tatsächlichen Empfänger jedes Angebots, jeder Rechnung und jedes Briefes prüfen. Projektkontakte und Unterprojekte werden nicht automatisch übernommen. Ein leeres Enddatum bedeutet unbefristet; Datumsangaben ausdrücklich eintragen. Überlappende doppelte Zuordnungen, Kreise und mehrere übergeordnete Organisationen im selben Zeitraum werden abgewiesen. Bei zwischenzeitlichen Änderungen die Seite neu laden. Inaktive Datensätze können nicht neu zugeordnet werden; vorhandene Beziehungen bleiben sichtbar und ihre Zeiträume korrigierbar. Referenzierte Datensätze können nicht gelöscht werden; Zusammenführen mit strukturierten Beziehungen oder Organisationsart ist zum Schutz der Historie gesperrt. Fehlt die Erweiterung, ist ihre Installation durch den Betreiber erforderlich. Objekte werden als Projekte geführt; ein eigenständiges Immobilien-/Einheitenregister und automatische Dokumentadressierung sind nicht Bestandteil dieser Funktion.

Kontakte eines Mandanten löschen

Voraussetzung und Berechtigung: Als Systemadministration beim gewünschten Mandanten anmelden. Im Betreiber-Adressbuch steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

  1. Stammdaten → Adressbuch → Alle Kontakte löschen öffnen und den angezeigten Mandanten kontrollieren. Zuvor mit Daten sichern / herunterladen eine Sicherung erstellen.
  2. Löschung vorbereiten wählen. Gesamtzahl und Listen der löschbaren und geschützten Kontakte prüfen. Die Aktion erfasst aktive und inaktive Personen sowie Funktionspostfächer unabhängig von Suchfiltern.
  3. LOESCHEN eingeben und Löschbare Kontakte endgültig löschen wählen oder mit Abbrechen beenden.
  4. Die Löschanzahl in der Bestätigung und die verbliebenen Kontakte im Adressbuch prüfen.

Firmen, Benutzerkonten und Kontakte mit vorhandenen Zuordnungen bleiben erhalten. Das Adressbuch ist daher anschließend möglicherweise nicht leer. Kontaktsnapshots bleiben in der Löschhistorie erhalten; die Aktion ist keine Datenschutzlöschung und besitzt keine automatische Rückgängig-Funktion. Läuft die Vorschau nach zehn Minuten ab oder ändern sich Kontakte/Bezüge, eine neue Vorschau erstellen. Bei geschützten Kontakten müssen die Zuordnungen gesondert geklärt werden; die Aktion entfernt keine Projekt- oder Dokumentdaten.

Android-App: Dateien und Navigation

Voraussetzung sind ein aktives Konto und Projekt-/Uploadberechtigung. Diese Verbesserungen benötigen das nächste signierte Android-App-Update (derzeit Entwicklungsstand); ein Portalupdate allein installiert sie nicht.

  1. BWPM TRACK öffnen, anmelden und das Projekt mit dem gewünschten Uploadformular öffnen, beispielsweise die Galerie.
  2. Auf das Dateifeld tippen und lesbare Fotos/Dokumente in der Android-Dateiauswahl auswählen. Mehrfachauswahl hängt vom Formular ab. Abbrechen kehrt ohne Auswahl zurück.
  3. Auswahl kontrollieren, die Upload-/Speicherschaltfläche des Formulars betätigen und den neuen Eintrag in TRACK prüfen. Die Auswahl allein lädt nichts hoch.
  4. Android-Zurück wechselt zur vorherigen Portalseite oder schließt die Aktivität am Anfang ihres Verlaufs. Externe Web-, E-Mail-, Telefon- und Kartenlinks öffnen eine passende installierte App.

Fehlt eine Dateiauswahl oder passende Ziel-App, erscheint ein Hinweis. Nach einem Neustart der Aktivität Dateien erneut auswählen. Der Seitenverlauf wird nach Möglichkeit wiederhergestellt; ungesicherte Texte sind nicht garantiert, deshalb vor Drehen oder Verlassen speichern. Tastatur und Systemleisten werden berücksichtigt. Direkte Kameraaufnahme, native PDF-Downloads und native Passkey-Anbindung bleiben außerhalb dieser Aktualisierung.

AV-Punkt speichern

Unter Projekt → Aktenvermerke einen bearbeitbaren Aktenvermerk öffnen. Einen Punkt bearbeiten und speichern. Nach dem Neuladen zeigt die Seite direkt den gespeicherten Punkt. Auch neu angelegte Hauptpunkte und Teilstände werden nach dem Speichern direkt angezeigt.

AV-Punkte aus CSV importieren

Voraussetzung: Projektverwaltungs- oder Protokollbearbeitungsrecht und ein Aktenvermerk im Entwurf oder zur Überarbeitung. Während der Prüfung und nach Freigabe ist kein Import möglich.

  1. Project → Aktenvermerke öffnen, den gewünschten Entwurf anlegen oder öffnen und laufende Texteingaben speichern.
  2. CSV-Punkte importieren wählen, unter CSV-Datei die Datei auswählen und CSV-Vorschau erstellen drücken.
  3. Alle Titel, vollständigen Texte, Überpunkte und Informationseinstufungen prüfen. UTF-8-CSV mit Semikolon und der exakten Kopfzeile Ueberpunkt;Titel;Text;Information verwenden; mehrzeilige Felder in Anführungszeichen setzen und enthaltene Anführungszeichen verdoppeln. Höchstens 2 MB / 200 Punkte; Titel 300 Zeichen, Text 30.000, Überpunkt 120. Information ist 0 (offener Punkt) oder 1 (Information).
  4. Punkte in AV übernehmen drücken. Unter Besprochene Punkte Anzahl und Inhalte kontrollieren. Unter Thematische Überpunkte die Gliederung anpassen; anschließend Teilnehmer ergänzen und Zuständigkeiten sowie Termine zuordnen.

Der Import ergänzt Hauptpunkte vollständig oder gar nicht, erhält bestehende Punkte und löst weder Freigabe noch Versand aus. Namen und ungenaue Termine bleiben Text; Kontakte, Fristen und Kalendereinträge werden nicht abgeleitet. Gleichnamige Überpunkte werden wiederverwendet. Ein bereits im AV vorhandener identischer Titel/Text blockiert den gesamten Import. Bei geändertem AV oder nach Ablauf der 30-minütigen Vorschau die Datei erneut auswählen und prüfen. Ungültige Zeilen vor dem nächsten Versuch in der CSV korrigieren. Bei fehlender Überpunkt-Unterstützung muss die Administration die vorhandene AV-Überpunkt-Migration ausführen.

KI-Zugang je Mandant: Freigaben und API-Schlüssel

Voraussetzung und Berechtigung: Nur die Betreiberadministration darf diese Einstellungen ändern; Mandantenadministratoren sehen ihren Zugang unter Administration → KI-Provider. Zuvor muss der Betreiber die KI-Steuerungsmigration installieren und den KI-Server über HTTPS anbinden. Die Rollenvorschau erlaubt keine Änderungen.

  1. Im Betreiberportal Administration → Mandanten aufrufen, den Mandanten mit Oeffnen auswählen und zum Abschnitt KI-Zugang gehen. Die ausgewählte Firma kontrollieren.
  2. KI-Zugang aktivieren und die Erlaubte Funktionen auswählen: KI-Hilfe für die Wiki-Hilfe; Chat und Textbearbeitung für allgemeinen Chat, Textbearbeitung und Berichtserstellung; E-Mail-Analyse für strukturierte Vorschläge aus übergebenen E-Mails; Embeddings für Vektoren aus übergebenem Text. Embeddings legen keinen Dokumentenspeicher an.
  3. Anfragen pro Minute (1–600), Eingabezeichen pro Anfrage (1.000–100.000) und Maximale Antwort-Tokens (128–4.096) festlegen. Das Anfragelimit gilt gemeinsam für alle Funktionen. Hilfeantworten sind zusätzlich auf 300 Tokens begrenzt.
  4. Beim ersten Zugang Schlüssel erzeugen / ersetzen wählen; dabei werden auch die angezeigten Freigaben und Limits gespeichert. TRACK erhält den Mandantenschlüssel automatisch. Für eine externe Anbindung den einmal angezeigten Schlüssel sicher ablegen und serverseitig als Bearer-Token über HTTPS verwenden. Ersetzen macht den bisherigen Schlüssel ungültig; externe Anbindungen müssen aktualisiert werden.
  5. Spätere Änderungen mit KI-Zugang speichern übernehmen. Mit Schlüssel widerrufen und deaktivieren den Zugang beenden und den Schlüssel ungültig machen. Gesperrte oder gelöschte Mandanten können die API nicht nutzen.

Ergebnis kontrollieren: Die Mandantenseite neu laden und gespeicherte Auswahl sowie Schlüssel-Fingerabdruck prüfen. Anschließend eine freigegebene Funktion im Mandanten testen; gesperrte Funktionen müssen abgewiesen werden. Jede neue Inferenzanfrage prüft die Freigabe zentral; bereits freigegebene Anfragen dürfen noch abschließen. Die API verarbeitet nur den übergebenen Kontext und speichert keine gemeinsame Gesprächs- oder Dokumentenhistorie. Bestehende TRACK-Projekt- und Benutzerrechte bleiben erforderlich; ein API-Schlüssel erlaubt keinen Zugriff auf TRACK-Datensätze.

Fehlerhilfe: Fehlende Migration oder HTTPS-Konfiguration muss der Betreiber einrichten. Bei veraltetem Formular vor dem Speichern neu laden. HTTP 401 bedeutet ungültiger Schlüssel, 403 fehlende Funktionsfreigabe oder inaktiver Mandant, 413 zu große Eingabe, 429 erreichtes gemeinsames Minutenlimit und 503 nicht verfügbare Zugangsprüfung. Die lokale Wiki-Suche bleibt ohne KI-Zugang möglich. Ein angezeigtes Modell oder erfolgreicher Healthcheck beweist noch keine Inferenzberechtigung.

Immobilien & FM: Objekte und Vorgänge bearbeiten

Voraussetzungen: Die Betreiberadministration aktiviert Immobilien & FM unter Administration → Mandanten → Module → Modulauswahl speichern. Vor Nutzung muss die CLI-Migration scripts/migrate_fm_foundation.php für Betreiber und provisionierte Mandanten ausgeführt sein. Zuerst den gewünschten Mandanten öffnen und den Firmennamen unter Module kontrollieren; Betreiber-Einstellungen gelten nur für die Betreiberinstallation. Jedes Modul einzeln speichern. Immobilien & FM und Handwerk sind unabhängig; nach Neuladen erscheint die gespeicherte Auswahl ohne lokale Formularentwürfe. Das Ausschalten sperrt den Zugriff und erhält die Daten. Eine Rollenansicht erhält keinen FM-Zugriff. Es ist kein Bauprojekt erforderlich.

  1. Stammdaten → Immobilien & FM öffnen. Die Systemadministration wählt Objekt anlegen, Typ Liegenschaft und Bezeichnung, ergänzt Adresse / Standort und speichert mit Objekt speichern. Über Weiteres Objekt anlegen Gebäude unter Liegenschaften, Einheiten unter Gebäuden und technische Anlagen unter Liegenschaften, Gebäuden oder Einheiten erfassen. Übergeordnetes Objekt ausdrücklich auswählen. Objekttyp und Hierarchie sind nach Anlage nicht verschiebbar. Externe Referenz ist eine manuelle Kennung, kein Systemabgleich.
  2. Die Liegenschaft über Objekt auswählen → Objekt öffnen öffnen. Unter Objektzugriffe vergibt die Administration Lesen, Bearbeiten oder Verwalten und abnehmen und wählt Objektzugriff speichern. Die Freigabe umfasst alle untergeordneten Objekte und deren Vorgänge. Projekt- und Firmenzugehörigkeit vergeben keine Rechte. Dies ist kein auf einzelne Dienstleisteraufträge beschränkter externer Zugang.
  3. Das betroffene Objekt oder die technische Anlage öffnen. Unter Vorgang anlegen den Vorgangstyp Schaden, Störung oder Serviceanfrage wählen. Betreff, Beschreibung, Priorität, Verantwortlich, Frist und Nächster Schritt ausfüllen; eine andere berechtigte Person als Vertretung ergänzen. Vorgang speichern erzeugt eine eindeutige Vorgangsnummer und den ersten Verlaufseintrag.
  4. Den Vorgang öffnen und den nächsten Bearbeitungsstand unter Status auswählen. Der Ablauf ist Neu → Zugeordnet → In Bearbeitung → Zur Abnahme → Abgeschlossen. Zugeordnete oder bearbeitete Vorgänge dürfen auf Wartet wechseln und anschließend zurück auf In Bearbeitung. Bei jeder Änderung Änderungsgrund / Verlaufsnotiz eintragen und Vorgang speichern wählen.
  5. Vor Zur Abnahme das Ergebnis / Lösung dokumentieren; optional einen Nachweis-Link (HTTPS) ergänzen. Links werden nur gespeichert und geöffnet, nicht automatisch abgerufen. Den Abschluss bestätigt ein Benutzer mit Verwalten und abnehmen oder die Systemadministration. Rückgabe aus der Abnahme und begründete Wiederöffnung führen auf In Bearbeitung. Der Abschluss ist ein operativer Bearbeitungsstatus, keine Buchungs-, Zahlungs- oder Prüfbescheinigung.
  6. In FM-Übersicht mit Ansicht nach Offen, Meine Verantwortung / Vertretung, Überfällig, Abgeschlossen oder Alle filtern. Eine gewählte Objektfilterung betrifft genau dieses Objekt. Es werden bis zu 250 Treffer nach Frist angezeigt. FM als Startseite verwenden → Startseite speichern öffnet künftig FM über das Dashboard; Projektübersicht bleibt erreichbar. Auch im Profil steht die FM-Startseite zur Auswahl.

Kontrolle: Seite neu laden, Vorgangsnummer, Zuständigkeit, Frist und Vorgangsdetails und Verlauf prüfen. Der Verlauf enthält die gespeicherten Bearbeitungsstände und Änderungsgründe. Mit einem zweiten Benutzer prüfen, dass nicht freigegebene Liegenschaften weder in Listen noch über direkte Links erreichbar sind.

Fehlerhilfe: Bei fehlendem Zugriff Modulfreigabe, Migration und Objektzuordnung prüfen. Verantwortliche und Vertretungen benötigen aktive Bearbeitungsrechte; offene Vorgänge vor einem Rechteentzug neu zuweisen. Bei Versionskonflikt Seite neu laden und Änderungen vergleichen; zwischenzeitliche Arbeit wird nicht überschrieben. Unzulässige Statussprünge werden zurückgewiesen. Schema- oder Speicherfehler der Administration mit angezeigter Kennung melden.

Ausbaustand: Projektunabhängiger Objekt- und Vorgangsbestand mit manuellen Fristen und Nachweisreferenzen. Keine automatischen Erinnerungen oder Eskalationen, Wartungsserien, Prüffristenkataloge, Dokumentuploads, RELion-/ELO-Synchronisation, Copilot-Anbindung oder automatische Rechnungsübergabe. Keine Änderung bestehender Bauprojekte, Rechnungen oder Dokumente.

Mandant löschen

Voraussetzungen: Administrator der Betreiberinstallation, laufender root-Provisioner und bei zahlenden Mandanten ein beim Zahlungsanbieter bestätigt beendetes Abonnement. Benötigte Mandantendaten vorher exportieren.

  1. Administration → Mandanten → Oeffnen → Einrichtungsstatus beim gewünschten Mandanten öffnen. Firma und vollständigen Hostnamen prüfen. Aktiven Mandanten zuerst über Sperren sperren.
  2. Mandant löschen aufklappen. Unter Vollständige Subdomain zur Bestätigung eingeben den angezeigten Hostnamen exakt eintippen. Ich bestätige die endgültige Löschung der Mandantendaten. markieren.
  3. Mandant endgültig löschen wählen. Der Status wechselt auf deleting; das Portal bleibt gesperrt und Einrichtungsaufträge werden abgebrochen.
  4. Status aktualisieren wählen. Der root-Hintergrundprozess entfernt Mandantendatenbank, Datenbankzugänge und Mandanten-Dateien. Der Abschluss erscheint als deleted im Status und im Prüfprotokoll.

Kontrolle und Fehlerhilfe: Fehler des Hintergrundprozesses stehen im Auftragsprotokoll; unterbrochene Löschungen werden automatisch wiederholt. Bei laufender Einrichtung abwarten und erneut bestätigen. Falscher Hostname oder fehlende Bestätigung verhindern den Auftrag. Betreiber-Datenbank, Adressbuchkontakt, Abrechnungsnachweise, vorhandene Backups und Prüfprotokoll bleiben erhalten. Die bisherige Subdomain bleibt reserviert; der Kontakt kann einen neuen Pilotmandanten unter einer anderen Subdomain erhalten. Die Löschung kündigt kein Abonnement und entfernt keine externen Kopien.

Geschäftsführer mehrerer Unternehmen

Voraussetzung: Adressbuch-Administrationsrechte; jedes Unternehmen unter Administration → Unternehmen anlegen.

  1. Administration → Adressbuch öffnen und je Unternehmen einen eigenen Kontakt anlegen.
  2. Denselben Personennamen verwenden, das jeweilige Unternehmen auswählen und dessen geschäftliche E-Mail-Adresse sowie die Position Geschäftsführer eintragen.
  3. In den Suchtreffern die Firma kontrollieren und für das jeweilige Projekt oder den Pilotmandanten den passenden Kontakt verwenden.

Ein Kontakt besitzt derzeit genau ein Unternehmen. Mehrere Firmenzuordnungen an einer einzigen Person werden nicht unterstützt. Diese geschäftlichen Kontakte nicht zusammenführen und die Firma eines bestehenden Kontakts nicht zum Kontextwechsel überschreiben: Das würde bestehende Projektzuordnungen synchronisieren. Ein Kontakt ist nicht automatisch ein Portalbenutzer oder eine Zugriffsberechtigung.

Hinweise zu Projekt- und Bankzugriff beheben

Voraussetzung: angemeldetes Benutzerkonto im richtigen Mandanten.

  1. Project → Projektnews öffnen. Bei Keine Projekte verfügbar führt Zum Dashboard zurück. Die Systemadministration kann über Projekte verwalten das erste Projekt anlegen oder Zugriffe pflegen. Andere Benutzer bitten die Projektadministration um Zuordnung. Danach Projektnews erneut öffnen; nur zugängliche Projekte erscheinen.
  2. Office → Bankumsätze öffnen. Bei Bankzugriff erforderlich kann die Systemadministration außerhalb einer Rollenansicht Bankzugriff einrichten wählen, das gewünschte Konto markieren und Bankzugriff speichern wählen. Buchhaltungsrecht allein erteilt keinen Bankzugriff. Zur Kontrolle die Seite erneut öffnen; andere Benutzer wenden sich an die Administration.

Die Hinweise behalten TRACK-Navigation und Rückweg zum Dashboard. Ein nicht verfügbarer Projektlink gibt keine Projektdetails preis.

Für die endgültige Löschung die Anleitung Mandant löschen verwenden. Sollen alle Daten erhalten bleiben, über Administration → Mandanten → Oeffnen → Sperren nur den Zugriff sperren. Status suspended bestätigt die Sperre; Entsperren stellt den Zugriff wieder her.

Pilotmandanten aus dem Adressbuch anlegen

Voraussetzung: Betreiberadministration auf dem Betreiberportal, installierte Migration für direkte Pilotmandanten und eine aktive Person mit Firma, Name und gültiger E-Mail im Adressbuch. Mandantenadministratoren dürfen keine weiteren Mandanten anlegen. Die Serveradministration muss Wildcard-DNS, HTTPS und den Hintergrundprozess einmalig freigeben.

  1. Zentrales Adressbuch öffnen, Person suchen, deren Datensatz öffnen und Als Pilotmandant anlegen wählen.
  2. Firma, Erster Administrator und Einladungs-E-Mail prüfen. Korrekturen im Adressbuch vornehmen. Unter Gewünschte Subdomain nur den vorderen Namen eingeben (3–40 Kleinbuchstaben, Ziffern oder Bindestriche). Die Endung steht darunter. Reservierte oder belegte Namen werden abgewiesen und nicht automatisch umbenannt.
  3. Pilotmandant freischalten wählen. Damit werden der kostenfreie Pilot und seine Zugangseinladung freigegeben; es entstehen kein Abonnement, keine Zahlung und keine Rechnung. Wiederholtes Absenden desselben Auftrags erzeugt keinen zweiten Mandanten. Solange die Infrastruktur fehlt, bleibt der Auftrag vorgemerkt.
  4. Unter Administration → Mandanten → Oeffnen den Einrichtungsstatus prüfen und Status aktualisieren wählen. Der Hintergrundprozess erstellt eigene Datenbank, Datenbankbenutzer, Speicher und Erstadministrator. Projekte und Kontaktbestände des Betreibers werden nicht kopiert.
  5. Bei Status active über Portal öffnen kontrollieren. Der Administrator erhält einen 72 Stunden gültigen Link zur Passwortvergabe. Einen abgelaufenen Link über den Passwort-vergessen-Ablauf des Portals ersetzen.

Fehlerhilfe: provisioning bedeutet vorgemerkt/in Einrichtung, provisioned bedeutet Datenbank und Erstadministrator sind eingerichtet. Bei Stillstand das Provisionierungsprotokoll prüfen. sent bestätigt die Übergabe an den Mailtransport, nicht den Empfang. Bei unknown ist die Wiederholung gesperrt: Mailserverprotokoll prüfen, Prüfnotiz eintragen und Übergabe bestätigt oder ausschließlich bei nachweislich ausgebliebener Übergabe Nicht versandt – Wiederholung erlauben wählen. Bestätigte Übergabe holt nur die Aktivierung nach; Wiederholung erstellt einen neuen Zugangstoken. Beide Aktionen werden protokolliert. Bereits eingerichtete Datenbanken bleiben erhalten. Haben sich Kontaktdaten seit dem Öffnen geändert, die aktualisierten Werte vor erneutem Absenden prüfen.

Nextcloud durch den TRACK-Kalender ablösen

Voraussetzungen: aktives TRACK-Konto, installierte Kalendermigration und HTTPS. Externe Einladungen benötigen Kalender-Worker und Mailversand; E-Mail-Antworten das konfigurierte Kalenderantwort-Postfach. Kalenderfreigaben erfolgen ausdrücklich und unabhängig von Projektrollen.

  1. Benutzermenü → Mein Kalender öffnen. Kalender anlegen aufklappen, Kalendername eingeben und Anlegen. Für jeden Nextcloud-Kalender einen eigenen Zielkalender erstellen. Der neue Kalender wird automatisch ausgewählt. Vor dem Import die Kalenderüberschrift prüfen. Zeigt ein älterer Installationsstand „No calendar permission“, den eigenen Zielkalender unter Kalender auswählen und Anzeigen anklicken, dann erneut importieren.
  2. Jeden Quellkalender in Nextcloud als ICS exportieren. In TRACK Zielkalender wählen und Aus Nextcloud übernehmen (ICS) öffnen. Datei wählen (bis 16 MiB, 5000 Terminserien), dann Import prüfen. Titel und Status Neu / Unverändert / Abweichend prüfen und Import bestätigen. Abweichende Termine bleiben erhalten, sofern Abweichende vorhandene Termine durch Export ersetzen nicht ausdrücklich gewählt wird. Der Import versendet keine Einladungen. UID, Serien, Ausnahmen, Zeitzonen, Teilnehmer und Erinnerungen bleiben erhalten. Vorschauen laufen nach einem Tag ab; zwischenzeitliche Änderungen erfordern eine neue Vorschau. Je Terminserie werden nur ihre tatsächlich verwendeten Zeitzonendefinitionen übernommen, einschließlich abweichender Zeitzonen von Serienausnahmen. Überschreitet die aufbereitete Importmenge 64 MiB, kleinere Kalenderexporte verwenden; die Vorschau wird dann ohne Teilimport abgebrochen.
  3. Mit Anzeigen den gewünschten Monat öffnen. Vergangene und künftige Termine, ganztägige Termine sowie Serien über Zeitumstellungen kontrollieren. Unter Termin anlegen Titel, Beginn/Ende, Zeitzone sowie optional Wiederholung, Erinnerung und Teilnehmer-E-Mails eingeben und Speichern und Teilnehmer informieren. Ganztägige Enddaten gelten einschließlich. Bestehende Serien behalten Regeln und Ausnahmen; Zeitpunkte einzelner Vorkommen im CalDAV-Programm bearbeiten. Auf fremde Einladungen unter Teilnahme antworten.
  4. Unter Android und Thunderbird verbinden den Gerätename eingeben und Kalenderpasswort erzeugen. Passwort jetzt kopieren. Thunderbird: neuen Netzwerkkalender mit angezeigter Kalender-URL, TRACK-E-Mail und Kalenderpasswort anlegen. Android: DAVx⁵ → Anmeldung mit URL und Benutzername; angezeigte Basis-URL und dieselben Zugangsdaten verwenden, Kalender auswählen und Kalendersynchronisation aktivieren. Pro Gerät ein eigenes Passwort erzeugen. Gerät widerrufen sperrt es sofort.
  5. Der Eigentümer öffnet Kalender freigeben, wählt aktiven Benutzer und Lesen oder Bearbeiten und dann Freigabe speichern. Bestehende Freigaben stehen dort. Freigabe entziehen entfernt den Zugriff. Freigegebene Benutzer dürfen keine weiteren Freigaben erteilen.
  6. Vor dem Wechsel Änderungen in Nextcloud stoppen, erneut exportieren und Abweichungen prüfen. TRACK auf beiden Geräten kontrollieren, erst dann die alten Geräteverbindungen entfernen. Nextcloud-Export als Sicherung behalten; Kalender exportieren sichert den TRACK-Stand. Nach dem Wechsel wird Nextcloud nicht mehr benötigt.

Versandkontrolle: Einladungsversand zeigt pending, sending, sent, unknown oder blocked. Sent bestätigt die Übergabe an den Mailtransport, keine Teilnehmerzusage. Unknown/sending erfordert Abgleich mit dem Mailserver; nicht blind erneut versenden. Geräteerinnerungen benötigen aktive Synchronisation, Benachrichtigungs- und Akkuberechtigungen. Bei 401 E-Mail, Gerätepasswort und Widerruf prüfen; 403 bedeutet fehlende Freigabe/Schreibrechte. Bei Versionskonflikt 412 vor weiterer Bearbeitung neu laden. CalDAV verwaltet Termine; bestehendes Aufgaben-CalDAV und Projektkalender-Abonnements bleiben getrennt. Die reale Abnahme mit Thunderbird/DAVx⁵ erfolgt nach Deployment.

Projektübersicht auswählen

Bei Kacheln ist Suche und Filter eingeklappt, damit die Projektkarten im Vordergrund stehen. Bei Bedarf öffnen; dort befinden sich auch der Hinweis zum Mandantenstandard und die gespeicherten Ansichten. In der Liste ist der Suchbereich sofort geöffnet. Aktive Filter bleiben in beiden Ansichten sichtbar. Nach dem Ansichtswechsel Trefferzahl und Filter prüfen; der Wechsel setzt Filter nicht zurück.

Filtern und Ansichten speichern: Dashboard → Suche und Filter öffnen. Auftraggeber und Projektstruktur (Alle Projekte, Hauptprojekte oder Unterprojekte) wählen und Filtern. Die Auftraggeberauswahl berücksichtigt zugängliche, auch inaktive Projekte; Unterprojekte verwenden den Auftraggeber des Hauptprojekts. Spaltenbuttons wechseln zwischen auf- und absteigender Sortierung; der Pfeil kennzeichnet die aktuelle Spalte. Aktive Filter bleiben außerhalb des eingeklappten Filterbereichs sichtbar. Einen Filter anklicken, um ihn zu entfernen, oder Alle Filter zurücksetzen, um aktive Projekte ohne weitere Einschränkung zu sehen. Übernommene Filter und Sortierung werden für dieses Konto in diesem Mandanten gespeichert, beginnend auf Seite 1. Ausdrückliche URL-Filter haben für den jeweiligen Aufruf Vorrang.

  1. Gewünschte Filter und Sortierung einstellen.
  2. Gespeicherte Ansichten aufklappen, Name der Ansicht eingeben und Aktuelle Ansicht speichern. Ein vorhandener gleicher Name wird ersetzt.
  3. Neben dem Namen Öffnen wählen und Trefferzahl sowie aktive Filter kontrollieren. Die Projektberechtigungen werden erneut geprüft; entzogene Projekte verschwinden.
  4. Mit Löschen eine benannte Ansicht entfernen. Die aktuelle Auswahl bleibt dabei erhalten; dafür Alle Filter zurücksetzen verwenden.

Bei leeren Ansichten Status und kombinierte Filter prüfen. Fehlt der Abschnitt Gespeicherte Ansichten, ist die Filteransichten-Migration erforderlich oder die Rollensimulation aktiv. Ansichten gelten nur für Benutzer und Mandant und speichern Filter sowie Sortierung, keine Projektdaten oder Kachel-/Listenwahl.

Voraussetzung sind ein TRACK-Konto und Projektzugriff. Den Mandantenstandard darf nur ein Systemadministrator des aktuellen Mandanten ändern.

  1. Dashboard öffnen und Kacheln oder Liste wählen. Die Auswahl wird für Ihr Konto in diesem Mandanten gespeichert.
  2. Suche und Filter öffnen. Projektnummer, Name, Ort oder Auftraggeber, Status, Beginnjahr (sonst Anlagejahr), Zuständigkeit und Auswahl einstellen und Filtern. Spaltenüberschriften der Liste ändern die Sortierung; Weiter lädt die nächsten 50 Projekte.
  3. Projekte mit dem Stern markieren und Favoriten auswählen. Zuletzt geöffnet berücksichtigt seit Einführung dieser Funktion geöffnete Projekte, neueste zuerst.
  4. Als Administrator Dashboard → Mandanteneinstellungen → Darstellung → Projektübersicht öffnen, Standardansicht wählen und Mandantenstandard speichern. Dieselben Einstellungen sind im Studio verlinkt.
  5. Im Dashboard Mandantenstandard verwenden wählen, um die persönliche Vorgabe aufzuheben. Nach erneuter Anmeldung die Ansicht kontrollieren.

Beide Ansichten beachten bestehende Projektberechtigungen und aktive Vertretungen. Inaktive Projekte erscheinen über Status → Inaktiv oder Alle; ein überschrittenes Enddatum setzt Projekte nicht inaktiv. Der Leitungsfilter verwendet Ihre eigene Projektleitungszuordnung. Bei fehlenden Treffern Filter zurücksetzen und Projektzugriff prüfen. Fehlen die Bedienelemente, ist die Datenbankmigration für die Projektübersicht erforderlich. Die Liste verzichtet auf Kachelbilder und Fortschrittsberechnungen. Gruppensummen der Kacheln beziehen sich auf die auf der aktuellen Seite angezeigten Projekte. Letzte Meldungen zeigen höchstens 100 Einträge.

BCC-Kopien während der Beta: Interne Brief-Prüfanfragen, erneute Prüfanfragen und Rückmeldungen zur Prüfung beachten die konfigurierte automatische BCC-Einstellung. Der externe Briefverteiler wird durch die Prüfanfrage nicht angeschrieben. Zum Ende der Beta die bestehende automatische BCC-Einstellung deaktivieren; dies gilt dann auch für künftige interne Prüfbenachrichtigungen.

Abschlussmail der Terminabstimmung: Gewählter Termin und Dauer stehen oben. Darunter zeigt eine Tabelle je Teilnehmer eine Zeile und je Vorschlag eine Spalte mit Zusage, Absage oder Keine Antwort. Bei vielen Vorschlägen erscheinen mehrere Tabellen mit höchstens drei Terminen. Grundlage sind die beim Abschluss eingefrorenen Antworten. Die Kalendereinladung kommt separat; reine Textprogramme erhalten eine lesbare Liste.

Firmenzeile unter der Briefunterschrift: Voraussetzung ist die Studio-Bearbeitungsberechtigung (Systemadministration oder Projektadministration/Objektüberwachung für die eigene Firma). Studio → Brief- und Rechnungslayout öffnen, Firmenname unter der Unterschrift im Brief abwählen und Design und Dateinamen speichern wählen. Einen Briefentwurf öffnen und die PDF-Vorschau prüfen: Der Abschluss enthält Unterschrift und Namen ohne Firmenzeile. Die Einstellung gilt firmenweit für neu erzeugte Briefe einschließlich Mitunterzeichnungen. Eine Funktion wird nicht ergänzt. Freigegebene Briefe behalten ihr eingefrorenes Layout; im zweiten Layout entfällt die Zeile bereits. Bleibt sie sichtbar, ausgewählte Firma und Freigabestatus des Briefes prüfen.

Projektmailadresse im Brief: Bei geschäftlichen Briefen mit Projektbezug steht im Ansprechpartnerblock die eindeutige aktive Projektverteileradresse der Firma des Unterzeichners. Pflege mit Projektverwaltungsrecht über Projekt → Teilnehmer → Projekt-Mailverteiler verwalten: 1. Firmenadresse speichern. 2. Einen Briefentwurf für dieses Projekt öffnen. 3. In der PDF-Vorschau die E-Mail unter Ansprechpartner prüfen. Fehlt eine eindeutige gültige Adresse, bleibt die persönliche Adresse stehen; dann Firmenzuordnung und mehrere aktive Adressen prüfen. Private Absenderdaten haben Vorrang. Die Freigabe friert die Adresse ein; bisherige Freigaben bleiben unverändert. Das E-Mail-Versandkonto wird dadurch nicht geändert.

Beteiligungsgruppen im PDF: Die Projektbeteiligtenliste trennt unterschiedliche gespeicherte Gruppen auch bei gleicher konfigurierter Sortiernummer. Nach einer Gruppenänderung über Projekt → Projektbeteiligte → Projektbeteiligtenliste als PDF eine neue PDF-Fassung erzeugen und die Überschrift prüfen. Ein bereits heruntergeladenes PDF aktualisiert sich nicht automatisch.

Direkt während der Prüfung überarbeiten: Voraussetzung sind die aktuelle Zuweisung als Prüfer, Zugriff auf das Briefprojekt und ein unversendeter Brief In Prüfung. Unter Korrespondenz → Schreiben → Brief → Prüfung, Freigabe & Versand öffnen. 1. Unter Überarbeiten und erneut prüfen lassen Betreff, Brieftext, zusätzliche An-/CC-/BCC-Adressen oder Versandweg bearbeiten. Hauptempfänger, postalische Identität, Projekt und Unterzeichner bleiben fest. 2. Unter Erneute Prüfung durch eine andere berechtigte Person auswählen. 3. Überarbeitung speichern und zur Prüfung geben wählen. 4. Neue Prüfzuweisung und Änderungen seit der letzten Prüfung kontrollieren: Löschungen sind gestrichen, Ergänzungen unterstrichen. Die nächste prüfende Person erhält eine interne Benachrichtigung über die Warteschlange. Speichern unterschreibt, veröffentlicht und versendet den Brief nicht extern. Vorfassungen bleiben erhalten; das PDF enthält keine Markierungen. Bei veraltetem Formular eigene Änderungen kopieren, neu laden und die aktuelle Fassung prüfen. Fehlt eine weitere berechtigte Person, die Projektadministration um Zuordnung bitten. Freigegebene oder versandte Briefe können hier nicht überarbeitet werden.

Im bearbeitbaren Briefentwurf unter Korrespondenz → Schreiben: 1. Projekt prüfen. 2. Person zu CC hinzufügen öffnen: aktive Projektbeteiligte mit gültiger E-Mail erscheinen direkt, einschließlich verknüpfter aktiver Projektbenutzer. 3. Person auswählen oder ab zwei Zeichen zusätzlich das Adressbuch durchsuchen. 4. Die übernommene Adresse unter CC prüfen und Speichern wählen. Zum Entfernen die Adresse im CC-Feld löschen. Ohne Projekt bleibt die Adressbuchsuche verfügbar. Fehlt eine Person, Projektzuordnung, aktiven Kontakt und E-Mail prüfen. Niemand wird automatisch in CC übernommen.

Fettdruck aus eingefügtem Text: Voraussetzung ist das Bearbeitungsrecht für den Briefentwurf. 1. Unter Korrespondenz → Schreiben den Entwurf öffnen. 2. Im Feld Brieftext wichtige Wörter mit zwei Sternchen einschließen, beispielsweise **wichtiger Hinweis**; eingefügter ChatGPT-Text kann so bleiben. 3. Speichern wählen und die Briefansicht bzw. PDF-Vorschau kontrollieren: Der Hinweis erscheint fett, ohne Sternchen. Im Eingabefeld bleiben die Markierungen zum Bearbeiten erhalten. Zum Aufheben beide Sternchenpaare entfernen. Die Markierungen müssen innerhalb derselben Textzeile geschlossen sein; unvollständige Paare und einzelne Sternchen bleiben sichtbar. Andere Markdown-Formatierungen und HTML werden nicht ausgewertet. Bereits archivierte PDFs bleiben unverändert.

Zeichenersatz im Brief-PDF: Mit Bearbeitungsrecht für den Entwurf Korrespondenz → Schreiben öffnen. 1. Zeichen wie € oder m³ im Feld Brieftext eingeben. 2. Speichern wählen und die PDF-Vorschau kontrollieren. Vorhandene Zeichen bleiben in der Firmenschrift. Nur fehlende Zeichen werden, soweit vorhanden, aus der eingebetteten Montserrat ergänzt, auch bei Fettdruck. Eine Einstellung ist nicht nötig. Bleibt ein Fragezeichen, kann das Zeichen auch in der Ersatzschrift fehlen; Zeichen und betroffenes Schreiben der Administration melden. Bereits archivierte PDFs bleiben unverändert.

Firmenansprechpartner und persönliche CC: Mit Bearbeitungsrecht für den eigenen Briefentwurf Korrespondenz → Schreiben → Neues Schreiben öffnen. 1. Unternehmen direkt wählen und die Firma auswählen. 2. Unter Ansprechpartner des Unternehmens bis zu drei aktive Adressbuchkontakte auswählen. Bei normalen Firmen ist kein Projekt nötig; bei ARGEN werden weiterhin aktive Beteiligte des gewählten Projekts angeboten. 3. Bei den zusätzlichen E-Mail-Empfängern unter Person zu CC hinzufügen suchen und die gewünschte Person anklicken. Für weitere Personen wiederholen. 4. CC-Feld prüfen, Entwurf speichern und nach erneutem Öffnen die Empfänger kontrollieren. Zum Entfernen die Adresse aus dem CC-Feld löschen. Fehlt eine E-Mail-Adresse, diese zuerst im Adressbuch ergänzen. Postalisch erhält weiterhin nur der Hauptempfänger einen Brief. Bei Person als Empfänger ist diese Person bereits der Adressat; die Auswahl der Firmenansprechpartner wird ausgeblendet.

Beteiligungsgruppe speichern: Mit Projektverwaltungsrecht Projekt → Projektbeteiligte → Bearbeiten öffnen. 1. Gespeicherte Beteiligungsgruppe oberhalb des Formulars prüfen. 2. Gewünschte Gruppe auswählen. 3. Änderungen speichern wählen. 4. Bestätigung und Gruppe in der Liste kontrollieren. Ein wiederhergestellter Browserentwurf ist keine gespeicherte Zuordnung; darauf weist die Warnmeldung hin. Das bisherige Unternehmen bleibt auswählbar, auch wenn seine Projektzuordnung fehlt oder es inaktiv ist. Ein Unternehmenswechsel erfordert weiterhin ein aktives Projektunternehmen. Scheitert das Speichern, den gemeldeten Eingabefehler korrigieren und erneut speichern.

Bekannte Kundennummern importieren

Voraussetzungen: Administrationsrecht im aktuellen Mandanten und installierte Kundennummern-Migration. Eine bekannte Nummer bezeichnet genau einen Adressbuchkontakt dieses Mandanten. Die Firmenzuordnung bleibt ein eigenes Feld; ein Buchhaltungskunde wird dadurch nicht automatisch angelegt.

  1. Zentrales Adressbuch → VCF / CSV importieren öffnen. Die CSV benötigt die Spalte Kundennummer oder Nummer (auch Customer number). In der Tabellenkalkulation als Text formatieren; TRACK erhält führende Nullen. Zulässig sind 1–64 Buchstaben, Ziffern und die Zeichen . _ / -. Ein leerer Wert löscht keine vorhandene Nummer.
  2. Vorschau erstellen wählen und Erkannte CSV-Spalten sowie Bekannte Kundennummer prüfen. Bis zu 5.000 Kontakte werden geprüft; bei größeren Dateien sind die ersten 150 eine visuelle Stichprobe.
  3. Nummernkonflikte vor dem Import klären. Unter Kundennummernkonflikt · Importzeile die CSV-Zeile mit vorhandenen Kontakten und weiteren betroffenen CSV-Zeilen vergleichen: Name, Unternehmen, E-Mail und Kundennummer stehen nebeneinander. Unter Wie soll TRACK vorgehen? wählen: diese Zeile nicht importieren, ihre Importnummer ändern oder ausdrücklich denselben Kontakt bestätigen und dessen gespeicherte Nummer behalten beziehungsweise durch die Importnummer ersetzen. Ist der bisherige Nummerninhaber ein anderer Kontakt, kann dieser ausdrücklich eine neue, freie Nummer erhalten. Dafür den Vorhandenen Kontakt für diese Entscheidung auswählen und bei Bedarf Neue Kundennummer (nur beim Ändern einer Nummer) eintragen. Alternativ eine konkret benannte andere CSV-Zeile über ihre Schaltfläche ausschließen. Entscheidung vormerken wählen. Es wird noch nichts gespeichert; keine Entscheidung ist vorbelegt. Bei mehr als 25 Konflikten mit Weitere Konflikte blättern; je Vergleich werden höchstens 20 andere CSV-Zeilen angezeigt. Alle ungelösten Konflikte sperren weiterhin den Import. Um sämtliche Korrekturfälle auf einmal zu verwerfen, Alle problematischen Kontakte ausschließen wählen. Das gilt für die gesamte Datei, auch jenseits der ersten 150 Zeilen. Gültige Kontakte bleiben erhalten. Anschließend die Zähler für bewusst übersprungen und ungültig prüfen; gespeichert wird erst mit der Importbestätigung. Zum Rückgängigmachen die Vorschau verwerfen und die Quelldatei erneut hochladen. Ein identischer Wiederholungsimport legt keine Dublette an.
  4. Deine vorgemerkten Entscheidungen prüfen: Jede gespeicherte Nummernänderung zeigt den Kontakt mit Alt- und Neuwert. Bestätigte vorhandene Kontakte behalten Namen und Projekt-/Dokumentverknüpfungen; es werden nur fehlende Daten ergänzt. Nummernentscheidungen zurücknehmen entfernt vorgemerkte Änderungen an vorhandenen Kontakten. Erst nach Prüfung aller Entscheidungen Geprüften Import bestätigen wählen. Nummernänderungen und Import werden gemeinsam gespeichert; bei einem Fehler wird beides zurückgerollt. Unter Adressbuch durchsuchen die bekannte Nummer suchen, auch eine einstellige Nummer ist möglich. Kontakt öffnen und Bekannte Kundennummer kontrollieren. Ein Kontakt ohne Nummer kann sie durch einen passenden Import erhalten; bestehende Nummern ändern sich nur über die ausdrückliche Konfliktentscheidung.

Fehlerhilfe: Eine fehlende Migration sperrt nummerierte Importe und muss durch die Administration installiert werden. Ändert sich nach der Vorschau ein vorhandener Kontakt oder eine Nummernzuordnung, die Nummernentscheidungen zurücknehmen und den Konflikt erneut prüfen. Beim Speichern erkannte Nummernkonflikte rollen den gesamten Import zurück. Einen Quellkontakt mit bekannter Nummer nicht in einen anderen Kontakt zusammenführen; dies wird zum Erhalt der Zuordnung gesperrt. Bestehende TRACK-Buchhaltungsnummern und archivierte Dokumente bleiben unverändert. Fax, Website und andere nicht unterstützte Quellspalten werden weiterhin in der Vorschau als nicht importiert ausgewiesen.

Projekte eines Kunden im Adressbuch öffnen

Voraussetzung: Administrationsberechtigung für das Adressbuch und Zugriff auf das jeweilige Projekt.

  1. Im Adressbuch die Person suchen und ihre Kontaktdaten öffnen. Für eine Firma Unternehmen öffnen, suchen und den Firmennamen anklicken.
  2. Unter Zugeordnete Projekte Projektkürzel, Name und Status prüfen. Bei Personen werden aktive direkte Zuordnungen unter Projektbeteiligte angezeigt. Bei Firmen zählen Firmenzuordnung, aktive Firmenbeteiligte und der exakte Firmenname als Auftraggeber; Unterprojekte übernehmen den Auftraggeber des Hauptprojekts.
  3. Projekt öffnen wählen und das Zielprojekt prüfen.

Eine leere Liste bedeutet: keine zugängliche Zuordnung. Inaktive Projekte werden mit Status Inaktiv angezeigt, sofern Zugriff besteht. Fehlt ein Projekt, Projektberechtigung und die bestehende Zuordnung im Projekt prüfen. Ein gleicher Personenname oder die Beschäftigung bei einer Firma allein erzeugt keine persönliche Zuordnung. Hier werden keine neuen Zuordnungen gespeichert.

Unternehmensdaten und Briefe öffnen

Voraussetzung: Administrationsberechtigung.

  1. Unternehmen öffnen und unter Unternehmen suchen mindestens zwei Zeichen eingeben.
  2. Einen Vorschlag anklicken: Die Ansicht dieses Unternehmens oder dieser ARGE öffnet sich direkt. Alternativ Suchen wählen und den Firmennamen in der kompakten Trefferliste anklicken.
  3. Die Unternehmensdaten und darunter die Briefhistorie lesen. Projektberechtigungen gelten weiterhin.
  4. Bearbeiten öffnet die Datenpflege. Unternehmen anlegen öffnet eine separate Anlegemaske; Unternehmen zusammenführen öffnet den eigenen Zusammenführungsablauf.

Fehlt ein Vorschlag, nach Ort oder E-Mail über die Schaltfläche suchen, Statusfilter und Schreibweise prüfen. Eine leere Briefhistorie bedeutet, dass dieser Unternehmens-ID keine zugänglichen Briefe zugeordnet sind. ARGE-Mitglieder erhalten nicht automatisch die Briefe der ARGE.

Empfängeranschriften in Briefen und Rechnungen einschließlich Firmen- und Personennamen verwenden 9 pt. Unter Studio → Brief- und Rechnungslayout ist Adressschrift (pt) auf 9 festgelegt. Eine neue PDF-Vorschau prüfen; bereits archivierte PDFs bleiben unverändert.

Releasehistorie prüfen

Voraussetzung: angemeldetes TRACK-Benutzerkonto.

  1. Änderungsindex öffnen.
  2. Die installierte Version mit Aktuell prüfen und den Release-Eintrag aufklappen.
  3. Mit Ältere Releases und Neuere Releases durch die dokumentierten Versionen blättern.

Fehlende Registry-Einträge werden aus mitgelieferten Release Notes oder dokumentierten Meilensteinen der Codehistorie ergänzt. Bestehende Registry-Datensätze bleiben unverändert. Ein historischer Eintrag belegt weder eine Installation dieser Version noch einen Mattermost-Versand. Unbekannte Daten und Versandstände bleiben unbekannt.

Die Codezeilenkurve zählt versionierte PHP-, JavaScript-, CSS- und SQL-Quellen. Tests werden separat gezählt; Fremdbibliotheken, Build-Artefakte und Worktrees sind auf jeder Verzeichnisebene ausgeschlossen. Historische Messfehler werden anhand des ursprünglichen Release-Quellstands korrigiert; Release und Datum bleiben erhalten.

Fehlt eine Version weiterhin, ihre Nummer der Administration melden: Es erscheinen nur belegte Versionen; Lücken werden nicht mit erfundenen Änderungen gefüllt.

Nachträge am Thema erkennen: Unter Projekt → Nachträge zeigt der ARGE-Gruppenkopf die unterschiedlichen Bezeichnungen der sichtbaren Leistungsteile. Bei allgemeinen Importtiteln steht „Thema noch nicht angegeben“. Mit Projektverwaltungsrecht „Thema ergänzen“ wählen, unter „Nachtragsdaten“ das Feld „Bezeichnung“ bearbeiten und das Formular speichern. Beispiel: „Erkundung Kaimauer Fleet“. Anschließend zur Liste zurückkehren und über „Kaimauer“ das Ergebnis prüfen. Leser sehen die Bezeichnungen, können sie aber nicht bearbeiten. Betreffen Leistungsteile unterschiedliche Arbeiten, bleiben ihre Bezeichnungen getrennt; TRACK erfindet kein gemeinsames Thema.

ARGE-Leistungsteile gruppieren und versandte Aufträge abgleichen

Voraussetzung sind Projektverwaltungsrecht sowie eine aktive ARGE mit aktiven Mitgliedsfirmen im Firmenstamm. Die Administration muss scripts/migrate_change_order_award_package.php für Betreiber und provisionierte Mandanten anwenden.

  1. Project → Nachträge → Öffnen wählen. Unter ARGE-Leistungsteil in beiden Datensätzen dieselbe Gemeinsame Nachtragsnummer, etwa NT 10, eintragen. Jeweils den ARGE-Partner auswählen, den Leistungsteil benennen und Zuordnung speichern wählen. Vertragspartner bleibt die ARGE. Zum Entfernen alle drei Felder leeren und speichern.
  2. Zur Liste zurückkehren. Im Projekt erhalten Teile derselben ARGE mit derselben ausdrücklich zugeordneten gemeinsamen Nummer eine einzige Titelzeile, auch bei unterschiedlichen oder fehlenden Grundauftragszuordnungen. Die zugeordneten Teile stehen zusammen unter der gemeinsamen Nummer; Partner und Leistungsteil unterscheiden die Einträge. Die historische interne Referenz wird in der Liste nicht angezeigt. Prüfstand, Beträge und Beauftragung bleiben je Teil getrennt. Die gemeinsame Titelzeile zeigt Teiltitelsummen netto für die sichtbaren aktuellen Leistungsteile in den Spalten Forderung, Bewertung, Verhandelt, Beauftragt und Prognose. Ersetzte, abgelehnte und zurückgezogene Teile werden gesondert gezählt und nicht addiert; Filter berechnen die Summen aus den verbleibenden sichtbaren Teilen neu. Die erste passende Zeile der gewählten Sortierung bestimmt die Gruppenposition; Filter können nur einen Teil der Gruppe zeigen. Die Suche erfasst gemeinsame Nummer, Leistungsteil und Partner. CSV ergänzt diese drei Felder; das PDF kennzeichnet gemeinsame Nummer und Partner je Zeile. Liste und Detailtitel zeigen dieselbe gemeinsame Nummer. TRACK verwaltet die eindeutige interne Referenz automatisch. Das schreibgeschützte Feld Nachtragsnummer in den Nachtragsdaten zeigt die gemeinsame Nummer; beide Partner dürfen dieselbe Nummer verwenden. Die sichtbare Nummer unter Gemeinsame Nachtragsnummer korrigieren, Zuordnung speichern wählen und den Detailtitel kontrollieren. Vorhandene interne Referenzen und eingefrorene Dokumente werden nicht umbenannt. Eine bewusst angelegte Nachfolgefassung übernimmt die Zuordnung; historische Zuordnungen bleiben unveränderlich.
  3. Bei Auftragsschreiben versandt · Statusabgleich offen dem Link zu Versandte Auftragsschreiben folgen. Das Schreiben öffnen und Leistungsteil, Empfänger und Nettobetrag prüfen. Mit Bestehende Beauftragung übernehmen die bestehende Beauftragung intern nachtragen. Bestätigter Versand und archiviertes Paket müssen genau zu diesem Datensatz gehören. Maßgeblich ist auch nach späteren Änderungen der eingefrorene Versandbetrag. Keine neue Abstimmung, kein Briefversand und keine Benachrichtigung werden ausgelöst.

Kontrolle: Beide Leistungsteile einzeln prüfen. Nur der abgeglichene Datensatz erhält den Status Beauftragt, den Paketbetrag und einen Verlaufseintrag mit Briefreferenz. Vereinbarte EP mit offenen Mengen bleiben aus diesem Betrag ausgeschlossen.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlende Partner zuerst als aktive Mitglieder der ARGE im Firmenstamm hinterlegen. Vor Änderung des Vertragspartners die Zuordnung entfernen. Fehlt der Briefnachweis, wurde kein passendes freigegebenes Auftragspaket mit abgeschlossenem E-Mail-Versand oder dokumentiertem Postausgang gefunden. Entwürfe, Testmails, Abstimmungsschreiben und unklarer Versand reichen nicht. Reiner E-POST-Versand wird hier noch nicht abgeglichen. Bei fehlendem oder beschädigtem archiviertem Paket oder externer Beauftragung den tatsächlichen Nachweis prüfen lassen; aus einem X86-Import oder Prüfbetrag wird keine Beauftragung abgeleitet.

Wenn kein Termin passt, den persönlichen Antwortlink öffnen, alle Termin-Häkchen entfernen, Eigener Terminvorschlag (optional) eintragen und Antwort speichern anklicken. Ein zukünftiges Datum nach der Antwortfrist in Europe/Berlin wählen; die Besprechungsdauer bleibt gleich. Speicherbestätigung prüfen und den Link erneut öffnen, um den Vorschlag zu kontrollieren. Zum Ändern oder Entfernen das Feld bearbeiten beziehungsweise leeren und erneut speichern. Eine Terminauswahl zusammen mit einem eigenen Vorschlag wird abgewiesen. Unter Projekt → Projektkalender → Terminabstimmung → Eigene Terminvorschläge sehen Projektverwalter die Vorschläge mit Teilnehmernamen. Diese gelten nicht als Zusage und werden nicht automatisch gebucht. Um sie allen anzubieten, die bisherige Abstimmung abbrechen und eine neue Terminabstimmung anlegen. Während der Verarbeitung oder nach Abschluss sind Änderungen gesperrt.

Bei einem vorhandenen Teams-Link Besprechungs-ID (optional) und Kenncode (optional) aus dessen Originaleinladung übernehmen. Bei automatischer Teams-Erstellung speichert TRACK die von Microsoft gelieferten Zugangsdaten und ergänzt Einladung, Kalenderdatei und Projektkalender. Fehlen die Daten, Originaleinladung und Berechtigung OnlineMeetings.Read des Organisators unter Microsoft 365 / Teams prüfen. Einladung, Kalenderbeschreibung und neu erzeugter Teams-Termin des Organisators nennen alle Eingeladenen mit Pflicht-/Optionalrolle. Dies ist die Einladungsliste, keine Teilnahmebestätigung. Bereits versandte Einladungen werden nicht automatisch aktualisiert.

Projektweise Termine abstimmen

Unter Projektteilnehmer auswählen mit Teilnehmer suchen nach Name oder E-Mail filtern. Personen zuerst ankreuzen; danach erscheint Erforderlich für deren Pflichtteilnahme. Beim Abwählen einer Person wird ihre Pflichtmarkierung entfernt. Der Zähler zeigt ausgewählte und erforderliche Personen, auch außerhalb des Suchfilters. Ohne JavaScript bleibt die vollständige Liste mit beiden Auswahlfeldern bedienbar.

Unter Terminart zwischen Teams-Termin und Präsenztermin wählen. Bei Präsenz Veranstaltungsort (bei Präsenz erforderlich) eintragen; eine Microsoft-365-Verbindung ist dafür nicht erforderlich. Beide Varianten versenden Kalendereinladungen, nur Teams erzeugt oder verwendet einen Teams-Link. Nach endgültiger Terminbestimmung oder Abbruch erhalten alle weiterhin berechtigten Teilnehmer einmalig eine Zusammenfassung. Ohne passenden Termin bleiben Antworten korrigierbar; eine Abschlusszusammenfassung wird dann noch nicht versandt. Unter Versandstatus die Zusammenfassungen prüfen. Kalendereinladungen folgen separat. Die Abstimmungsmail erklärt Anlass, Antwortfrist und weiteren Ablauf in kurzer persönlicher Form. Auch der Nachrichtentext beachtet die Du-/Sie-/formelle Ansprache des Adressbuchs beziehungsweise den Firmenstandard; die frei eingegebene Agenda bleibt unverändert. Der Link heißt Passende Termine auswählen. Unter Eingeladene Teilnehmer zeigen Mail und persönliche Antwortseite die Namen mit Pflicht oder Fakultativ (optional). Während der Abstimmung sind fremde Stimmen auf den Antwortseiten verborgen; die Abschlusszusammenfassung zeigt sie.

Bestehende Abstimmungen behalten optionale Teilnehmer. Für neue Pflichtrollen eine neue Abstimmung anlegen; nach Versand bleiben die Rollen unveränderlich.

Voraussetzungen: aktives Projekt und Projektverwaltungsrechte. Teilnehmer müssen aktive Projektmitglieder oder Projektkontakte mit E-Mail-Adresse sein. Für einen automatisch erzeugten Teams-Termin benötigt der Ersteller eine verbundene Microsoft-365-Verbindung mit Kalender-Schreibrecht; alternativ einen vorhandenen Teams-Link eintragen.

  1. Projekt → Projektkalender → Terminabstimmung öffnen (scheduling_poll.php).
  2. Titel, Dauer in Minuten, Antwortfrist und Agenda eintragen. Alle Zeiten gelten in Europe/Berlin. 2–20 Vorschläge nach der Antwortfrist eintragen. Nächste Woche vorschlagen ersetzt die bisherigen Vorschläge durch Werktagstermine zwischen 09:00 und 18:00 anhand des TRACK-Projektkalenders. Persönliche Kalender und externe Verfügbarkeiten werden nicht geprüft. Mit Weiteren Vorschlag hinzufügen und Entfernen anpassen. Die Vorschläge werden beim Hinzufügen und Entfernen fortlaufend nummeriert. Die Reihenfolge entscheidet bei Gleichstand.
  3. Unter Projektteilnehmer auswählen die Empfänger ankreuzen; bei unverzichtbaren Personen direkt unter dem ausgewählten Teilnehmer zusätzlich Erforderlich markieren, sonst bleibt die Teilnahme optional. Auch den Organisator auswählen, wenn er abstimmen soll. Gleiche Adressen werden zusammengeführt. Entwurf speichern wählen, Angaben und Antwortübersicht prüfen, dann Abstimmung an Teilnehmer senden. Entwurf speichern allein verschickt keine Mail. Erst die Sendeschaltfläche wechselt zu „Abstimmung läuft“ und legt persönliche Versandaufträge an; unter Versandstatus prüfen. Ohne Versandaufträge ist keine Mail vorgemerkt. Bleibt nach dem Senden „Entwurf“ stehen, Fehlermeldung und Historie prüfen. Das merkt persönliche Mails vor. Nach Versand sind Teilnehmer, Frist und Vorschläge eingefroren; für Änderungen abbrechen und neu anlegen.
  4. Jeder Empfänger öffnet seinen persönlichen Link ohne TRACK-Anmeldung, kreuzt alle passenden Vorschläge an und wählt Antwort speichern. Ankreuzen allein übermittelt noch keine Antwort. Bei Änderungen erscheint Änderungen noch nicht gespeichert. Bitte „Antwort speichern“ anklicken. Nach erfolgreichem Speichern steht Ihre Antwort wurde gespeichert. mit dem Zeitpunkt oben auf der Seite; die Seite kann geschlossen werden. Beim erneuten Öffnen bleiben Auswahl und Speicherzeitpunkt sichtbar. Bei einer Fehlermeldung ist die neue Auswahl nicht bestätigt: erneut speichern oder den Organisator informieren. Eine leere gespeicherte Auswahl bedeutet: kein Termin passt. Ohne Antwort bleibt der Stand offen. Antworten bleiben bis zum Beginn der Terminverarbeitung änderbar, auch nach Fristablauf, solange noch keine Verarbeitung begonnen hat. Während der Verarbeitung ist die Auswahl gesperrt. Ab Beginn der ersten Einladungsübergabe sind alle Antwortlinks geschlossen, auch bei unklarem Versandausgang. Links nicht weitergeben. Empfänger sehen ihre eigene Antwort, nicht die Stimmen anderer Personen.
  5. Sobald alle ausgewählten Teilnehmer geantwortet haben, spätestens nach Fristablauf, wählt der nächste Hintergrunddienst-Lauf den zulässigen zukünftigen Termin mit den meisten Zusagen. Eine ausdrücklich leer gespeicherte Auswahl zählt als Antwort. Eine noch fehlende optionale Antwort verhindert die vorzeitige Auswahl. Bei Gleichstand gilt der zuerst aufgeführte Vorschlag. Nur Vorschläge mit Zusage aller Pflichtteilnehmer sind zulässig. Fehlende Antworten oder Absagen eines Pflichtteilnehmers blockieren den Termin, auch bei manueller Auswahl. Ohne gemeinsamen Vorschlag können Teilnehmer ihre Antworten über die vorhandenen Links korrigieren; andernfalls abbrechen und neu abstimmen. Ohne Pflichtteilnehmer und ohne Zusagen erscheint Manuelle Entscheidung erforderlich. Dann Termin manuell bestimmen und Termin bestimmen und Einladung vormerken wählen oder abbrechen. Der gewählte Termin erhält einen Projektkalendereintrag und bei Teams-Termin einen Teams-Link. Alle weiterhin berechtigten ausgewählten Teilnehmer erhalten eine persönliche Kalendereinladung, auch Nichtantwortende und Personen, die diesen Vorschlag abgewählt hatten.

Die Abschlussmail zeigt Rückmeldungen in einer Tabelle, deren Breite sich nach dem Inhalt richtet; Teilnehmernamen werden nicht automatisch umgebrochen: grünes ✓ bedeutet Zusage, rotes ✗ Absage und – keine Antwort. Datum und Uhrzeit stehen untereinander; viele Vorschläge werden auf mehrere kleine Tabellen verteilt. Die Nur-Text-Mail enthält weiterhin ausgeschriebene Antworten.

Kontrolle: Seite neu laden, gewählte Spalte, Versandstatus, Teams-Link und Projektkalender prüfen. sent bestätigt die Mailtransportannahme, nicht die Zustellung beim Empfänger. Spätere Outlook-Zusagen werden nicht durch die Abstimmung ausgewertet. Der endgültige Termin ist vor Änderungen im normalen Projektkalender-Editor geschützt; spätere Verschiebungen/Absagen separat mit Organisator und Teilnehmern abstimmen.

Wenn es nicht funktioniert
  • Administration: scripts/migrate_scheduling_polls.php --root=/pfad --preflight, danach --apply ausführen. Das Skript berücksichtigt Betreiber und provisionierte Mandanten. Der bestehende correspondence_sync_worker.php muss regelmäßig je explizitem Mandantenkontext laufen. Keine neue automatische Mandanten-Orchestrierung. Die Entscheidung erfolgt beim nächsten Worker-Lauf nach der letzten Antwort oder nach Fristablauf; die Versandverzögerung hängt vom Laufintervall ab.
  • Bei nicht verfügbarem Antwortlink die betroffene Abstimmung öffnen und Antwort-Host sowie je Empfänger Antwortlink prüfen. Den Host mit der empfangenen Mail vergleichen, ohne den persönlichen Token weiterzugeben. Neue Abstimmungen speichern die konfigurierte Ursprungsadresse; Altbestände nutzen die Worker-Konfiguration. Fehlende Migrationen, inaktive Projektzuordnungen, geänderte E-Mail-Adressen oder entzogene Organisatorrechte sperren den Zugriff. Abgeschlossene Abstimmungen nehmen keine Antworten an. Bereits versandte falsche Links werden nicht automatisch repariert.
  • Bleibt der Vorgang ausstehend, Hintergrunddienst, Projekt-/Organisatorrechte und Microsoft-365-Verbindung prüfen. Deaktivierte oder nicht mehr zugeordnete Empfänger werden übersprungen. Liegen alle Vorschläge in der Vergangenheit, abbrechen und neu anlegen.
  • unknown wird nicht automatisch wiederholt. Mailausgang prüfen, Mailausgang geprüft; erneute Übergabe erforderlich. bestätigen und nur für diese Zustellung Diese Mail erneut vormerken wählen.
  • Bei unklarer Teams-Erstellung den Kalender des Erstellers prüfen, den vorhandenen Termin verwenden oder bei Fehlen dort einen passenden Termin anlegen. Organisatorkalender geprüft; Teams-Link gehört zum gewählten Termin. bestätigen und Geprüften Teams-Link übernehmen wählen. Nicht blind einen weiteren Termin erzeugen.

E-POST-Verarbeitung und Testdruckbild prüfen

Voraussetzung sind die E-POST-Statusmigration und eine aktive Testkonfiguration. Angebote benötigen Buchhaltungs- und Projektzugriff; Administration → Postdienstleister benötigt Systemadministration. Für automatische Abfragen muss der vorhandene Korrespondenz-Worker regelmäßig laufen.

  1. Das Absender-Firmenprofil prüfen: Firmenname, Straße, fünfstellige Postleitzahl und Ort sind erforderlich. Office → Angebote öffnen, Angebot freigeben sowie PDF und Empfänger prüfen.
  2. Unter Versand / Delivery die Testumgebung prüfen, Versand bestätigen und An E-Post übergeben wählen. TRACK fordert ein Anbieter-Adressdeckblatt mit Absender und Empfänger an. Das Original-PDF bleibt unverändert; das Deckblatt ergänzt eine Seite.
  3. Im Angebot E-POST-Status aktualisieren wählen. Status 1 bestätigt nur den Upload, Status 2 die Konformität. Teststatus 2 löst keinen Briefversand aus. Produktiv bedeutet 3 die Übergabe ans Druckzentrum und 4 den Versand; 99 bedeutet Ablehnung.
  4. Für einen bisherigen Test Administration → Postdienstleister → E-POST-Verarbeitungsstatus öffnen. LetterID eintragen und Vorhandene Einlieferung verfolgen wählen. Dabei wird niemals erneut hochgeladen. Status aktualisieren fragt manuell ab; mindestens fünf Sekunden zwischen Abfragen warten.
  5. Nach erfolgreicher Testverarbeitung Testdruckbild herunterladen wählen. Absender, Empfänger und Adressfenster kontrollieren. Das Anbieter-Druckbild steht nach Verarbeitung normalerweise 48 Stunden bereit. Nach mehreren Tests mit Status 2 die LetterIDs an Docuguide zur Produktivfreischaltung melden; TRACK kontaktiert den Support nicht automatisch.
Ergebnis prüfen: LetterID, Statusnummer, Verarbeitungsdetails und Fehler erscheinen im Angebot und in der Administration.
Wenn es nicht funktioniert

E333: vollständiges Absenderprofil prüfen. Bereits eingefrorene Angebote behalten ihr gespeichertes Absenderprofil; bei unvollständigem Altstand ein korrigiertes Angebot verwenden. E302: Sperrflächen prüfen. HTTP 429: vor erneuter Abfrage warten. Unklarer Upload erfordert externe Klärung, niemals automatisches Neueinliefern. Nach Anbieterablehnung ist nach Korrektur eine ausdrücklich bestätigte neue Einlieferung möglich; der alte Statusnachweis bleibt erhalten. Für Briefe gilt die folgende Anleitung zum E-POST-Briefversand.

Gespeicherte Briefe und Empfängerhistorie finden

Die Kontaktansicht gliedert sich in Erreichbarkeit, Anschrift und Person & Ansprache. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind direkt anklickbar; Sprache, Anrede und Geburtstag erscheinen lesbar formatiert. Im Anschriftenfeld neuer Briefe steht ein vorhandenes Unternehmen vor der Kontaktperson.

  1. Als Administrator im Adressbuch den Personennamen öffnen. Die Briefhistorie enthält auch ARGE-Schreiben, bei denen diese Person ausdrücklich als Ansprechpartner ausgewählt wurde.
  2. Unter Unternehmen die Firma oder ARGE in den Suchvorschlägen anklicken; die Briefhistorie steht unter den Unternehmensdaten. Angezeigt werden Schreiben mit deren gespeicherter Unternehmens-ID, auch wenn eine Person adressiert ist.
  3. Briefe filtern öffnet die Liste mit derselben Zuordnung. Zurücksetzen entfernt den Filter. Projektberechtigungen bleiben maßgeblich; CC/BCC allein erzeugt keinen Historieneintrag. Eine ARGE-Zuordnung verteilt Schreiben nicht automatisch an die Historien aller Mitgliedsfirmen. Bei fehlenden Einträgen gespeicherten Empfänger und Projektzugriff prüfen; Namensgleichheit allein genügt nicht.

Voraussetzung sind Anmeldung und bei Projektbriefen Zugriff auf das Projekt. Unter Briefe zunächst Zurücksetzen wählen, dann nach Empfänger / Unternehmen oder Betreff / Brief-ID filtern. Für projektfreie Briefe unter Projekt die Auswahl Ohne Projektbezug treffen und Filtern wählen. Ein separates Archiv dafür gibt es nicht.

  1. Die passende Briefnummer öffnen, um den gespeicherten Brief und seinen Workflow zu sehen.
  2. Administratoren können im Adressbuch eine Person suchen und ihren Namen anklicken. Die reine Ansicht Kontaktdaten zeigt die gespeicherten Daten und darunter direkt die Briefhistorie. Bearbeiten öffnet das getrennte Bearbeitungsformular. Mit Öffnen am Brief gelangt man in dessen Workflow; Briefe filtern führt zur Liste. Die Historie verwendet die Empfänger-Kontakt-ID und ausdrücklich gespeicherte ARGE-Ansprechpartner, umfasst Entwürfe und projektfreie Briefe und enthält keine CC-/BCC-Kopien. Angezeigt werden die neuesten 100 zugänglichen Briefe. Bei leerer Historie Kontakt und Projektberechtigungen prüfen. Inaktive Kontakte bleiben einsehbar; gelöschte Kontakte melden Person nicht gefunden. Im Bearbeitungsformular bleibt zusätzlich Briefe an diese Person verfügbar.
  3. Frühere Briefe unter Bisherige Schreiben an diesen Empfänger prüfen. Projektberechtigungen gelten weiterhin.

Bei E-POST bezeichnet Letzter Abfrageversuch beim Anbieter: den letzten Abfrageversuch, keinen neuen Anbieterstatus. Angezeigte Fehler beachten. Status 1 bedeutet weiterhin offene Konformitätsprüfung. Später erneut abfragen, nicht erneut einliefern. Bei anhaltendem Status den Support mit der LetterID um Prüfung bitten. Testversand an mich ist ein E-Mail-Test, kein E-POST-Prüfergebnis.

Brief per E-POST testen und versenden

One address layout: New drafts, review previews and releases use identical sender and recipient positions for manual printing, email and E-POST. The franking area always stays clear. Recipients start at the top of the allowed area with envelope movement clearance, in up to six lines at 9 pt. The sender line always uses 8 pt and the short E-POST sender name configured in Studio, including manual printing. For newly created letters, previous vertical offsets and sender font settings no longer apply. Existing letters retain their previous address rendering. Check: in the draft switch Delivery method between manual post and Deutsche Post, save and open the PDF preview; both addresses must retain their positions. On overflow shorten only the sender name in Studio → Document layout, keeping the postal address complete. Print at actual size / 100% and check the envelope window. Archived releases remain unchanged.

Einheitliches Anschriftenfeld: Neue Entwürfe, Prüfvorschauen und Freigaben verwenden bei Selbstausdruck, E-Mail und E-POST dieselbe Position. Die Frankierfläche bleibt immer frei. Die Empfängeranschrift beginnt oben im erlaubten Bereich mit Bewegungsreserve für den Fensterumschlag; sie umfasst höchstens sechs Zeilen in 9 pt. Die Absenderzeile verwendet immer 8 pt und den im Studio eingestellten Absender-Kurznamen für E-POST, auch beim Selbstausdruck. Frühere Höhen- und Schriftgrößeneinstellungen werden hierfür nicht mehr angewendet. Kontrolle: Im Entwurf unter Versandweg zwischen Post und Deutsche Post wechseln, speichern und die PDF-Vorschau öffnen; Absender und Empfänger müssen unverändert stehen. Bei Überlauf im Studio → Dokumentlayout den Kurznamen kürzen, die postalische Anschrift vollständig lassen. Beim Drucken tatsächliche Größe / 100 % wählen und im Fensterumschlag prüfen. Bereits archivierte Freigaben bleiben unverändert.

PDF/A-1b-Druckfassung: Voraussetzung sind Druckfassungs-Migration, Ghostscript, Poppler und veraPDF. Neue Briefentwürfe, Prüfvorschauen und unterschriebene Freigaben verwenden PDF/A-1b. Elektronische Rechnungsoriginale bleiben PDF/A-3b mit XML. Die Briefkonformität wird mit veraPDF geprüft; die unterschriebene Freigabe bleibt ohne spätere Umwandlung archiviert.

  1. Im gespeicherten E-POST-Brief die PDF-Vorschau öffnen. Vor der Freigabe optional Unterschriebene PDF/A-1b-Vorschau öffnen wählen und alle Seiten, Unterschriften, Anschriften und Barcode prüfen.
  2. Alleine freigeben & unterschreiben oder Freigeben & Unterschrift ins PDF übernehmen wählen. TRACK prüft und archiviert die aktuelle unterschriebene 1b-Fassung automatisch; eine separate Druckbestätigung entfällt. Bei geändertem Entwurf oder geänderter Unterschrift die Seite neu laden und die aktuelle Vorschau prüfen.
  3. Den gesonderten E-POST-Versand bestätigen. Genau die archivierte unterschriebene 1b-Fassung wird eingeliefert; beim Versand wird nicht erneut umgewandelt. Der eingestellte Test-/Produktivmodus bleibt unverändert.
  4. Angebote: Office → Angebote → Angebot öffnen → freigeben → Versand → Brief / E-Post. Druckfassung vorbereiten, öffnen, bestätigen und einliefern. E-Mail verwendet das elektronische Original.
  5. Papierrechnungen: Office → Rechnungen → endgültige Rechnung im Status Bereit für Postversand, versendet oder bezahlt öffnen → Druckfassung vorbereiten und öffnen. Dies ist eine separate Druckkopie ohne XML für den manuellen Postausgang, keine automatische E-POST-Einlieferung von Rechnungen. Archiviertes 3b-Original und E-Mail-Anhang bleiben unverändert.

Fehlerhilfe: Fehlendes veraPDF oder fehlgeschlagene Konformitäts-/Rasterprüfung sperren Vorbereitung und Posteinlieferung. Die Administration installiert veraPDF unter /var/lib/bwpm-track/verapdf/verapdf oder setzt BWPM_VERAPDF und führt php scripts/migrate_postal_pdf.php --root=/pfad --preflight, danach --apply für alle provisionierten Mandanten aus. Eine alte Brieffreigabe ohne bestätigte 1b-Fassung kann nicht eingeliefert werden; soweit noch erlaubt, zurückziehen und erneut freigeben. Passt die Absenderzeile nicht in 8 pt, zeigt die Druckvorschau eine Fehlermeldung mit Rückweg zum Dokument. Im Studio unter Dokumentlayout nur den Absender-Kurznamen für E-POST kürzen; Straße, Postleitzahl und Ort vollständig lassen. Danach die aktuelle Vorschau öffnen und erneut freigeben. Bei diesem Fehler wird nichts versendet. Angenommene oder ungeklärte Sendungen niemals erneut einliefern. Das Öffnen der Vorschau versendet nichts und schaltet nicht auf Produktion um.

Versandweg wählen: Im bearbeitbaren Briefentwurf unter Versandweg auswählen und die Erklärung darunter prüfen. Post · selbst drucken und versenden bedeutet eigenen Druck und Posteinlieferung; danach Postausgang dokumentieren. E-Mail · Brief als PDF versenden sendet nach Freigabe mit E-Mail versenden die PDF an An/CC/BCC. E-Mail vorab + Post selbst versenden erfordert beide Schritte. Die drei Optionen Deutsche Post übergeben den Brief an den Postdienstleister für Druck und Zustellung als Brief, Einschreiben oder Einschreiben mit Rückschein. Das ist keine E-Mail; CC/BCC werden darüber nicht automatisch versorgt. Im Testbetrieb erfolgt keine postalische Zustellung. Die Auswahl allein sendet nichts. Bei fehlender Anbieterfreischaltung die Administration informieren; Teststatus ist kein Versandnachweis.

Der gemeinsame Dokumentrahmen hält bei neu erzeugten Briefen und Rechnungen für alle Mandanten links 12 mm sowie an den übrigen Seiten mindestens 2 mm frei. Der TRACK-Dokumentbarcode steht waagerecht im Fußbereich der ersten Seite, mit Dokumentnummer daneben; Falz- und Lochmarken liegen außerhalb des linken Sperrrands. Die Falzmarken entsprechen Z-Faltung bei 105 und 210 mm. Neue Briefentwürfe, Prüfvorschauen und unterschriebene Freigaben verwenden PDF/A-1b; E-POST-Briefe benötigen kein zusätzliches Anbieter-Deckblatt. Der gemeinsame Renderer setzt die Absenderzeile in 8 pt und höchstens sechs Empfängerzeilen in 9 pt; die DV-Freimachungsfläche bleibt frei. Die hinterlegten CI-Schriften bleiben erhalten. Angebote behalten den bisherigen Deckblattablauf; ältere Brieffreigaben benötigen vor Einlieferung eine neue bestätigte Druckfassung. Archivierte PDFs werden nicht nachträglich verändert. Vorschau und anschließend Testdruckbild prüfen; ältere freigegebene Fassungen bei Layoutproblemen als neuen Entwurf erstellen und erneut freigeben. Die Warnung W101 zur PDF-Konvertierung ist getrennt von einer Sperrflächenverletzung zu prüfen.

Voraussetzung sind Projektzugriff, Versandberechtigung für den Unterzeichner, ein freigegebener Brief mit unveränderter eingefrorener Unterschrift und die E-POST-Briefmigration. Die Systemadministration richtet Administration → Postdienstleister → Umgebung → Entwicklung / Test ein und aktiviert den Anbieter. Vor dem Wechsel auf Produktion muss die Produktivfreischaltung durch den Anbieter vorliegen.

  1. Briefe öffnen und einen Entwurf erstellen oder öffnen. Absender, Postempfänger und Versandweg wählen: Deutsche Post · E-POSTBUSINESS · Brief (oder das benötigte Einschreibenprodukt). Speichern und den bestehenden Prüf- und Freigabeablauf abschließen. Briefe mit Beauftragungspaket-Anlagen sind für diesen Versandweg gesperrt.
  2. Den freigegebenen Brief → E-POSTBUSINESS öffnen. Testbetrieb · kein postalischer Versand, unterschriebenes PDF, Empfänger und Postalischer Absender: kontrollieren. Der Absender stammt aus dem bei Freigabe eingefrorenen Firmenprofil des Unterzeichners. Spätere Änderungen der Unternehmensstammdaten ändern diese Freigabe nicht. Nur der adressierte Empfänger erhält einen Brief; keine automatischen CC-/BCC-Postsendungen und keine separaten Anlagen. Das neue Brieflayout benötigt keine zusätzliche Deckblattseite.
  3. Freigegebenes PDF, Absender, Empfänger und Versandmodus geprüft. bestätigen und einmal E-POST-Test einliefern wählen. Testversand an mich versendet dagegen nur eine E-Mail an das eigene Konto. Der E-POST-Test verwendet die eingefrorene Postanschrift, löst aber keine physische Zustellung aus.
  4. Unter Aktuelle Freigabe stehen nur Einlieferungen der aktuellen Briefrevision. Alte Testergebnisse und Warnungen liegen unter Frühere Freigaben, standardmäßig eingeklappt. Fehlt eine aktuelle Einlieferung, zeigt TRACK dies ausdrücklich an. Alte LetterIDs und Testdruckbilder bleiben dort abrufbar; sie bewerten nicht die aktuelle PDF-Fassung. E-POST-Status aktualisieren wählen und zwischen Abfragen mindestens fünf Sekunden warten. Status 1 bedeutet hochgeladen, 2 bestätigt Testkonformität, 99 bedeutet Ablehnung. Der vorhandene Korrespondenz-Worker prüft auch automatisch. Voraussetzung: Die Administration hat die E-POST-Statusbenachrichtigungen migriert und startet correspondence_sync_worker.php regelmäßig je Mandant. Bei geändertem Status oder geänderten Anbieterwarnungen erhält der ursprüngliche Autor eine E-Mail mit Briefnummer, Freigabestand, LetterID und Link zum Schreiben. Auch manuelle Statusabfragen lösen diese Nachricht über den Worker aus; unveränderte Ergebnisse erzeugen keine weitere Mail. Unter Meine Benachrichtigungen müssen automatische Benachrichtigungen aktiviert sein. Test und Produktivversand bleiben klar gekennzeichnet. Bei fehlenden Nachrichten prüfen: Autorenkonto aktiv, Projektzugriff, Benachrichtigungseinstellung und Worker-Protokoll. Unklare Mailübergaben bleiben gesperrt und werden nicht automatisch wiederholt. LetterID, Fehler und Prüfstand bleiben am Brief sichtbar.
  5. Bei Teststatus 2 Testdruckbild herunterladen wählen. Erste Seite, Absender, Empfänger, freie Frankierfläche, Unterschrift und alle Seiten prüfen. Das Anbieter-Druckbild ist normalerweise 48 Stunden verfügbar. Mehrere eigene Testbriefe einliefern und erfolgreiche LetterIDs zur Freischaltungsprüfung an Docuguide melden.
  6. Nach Anbieterfreischaltung und Umstellung der Umgebung den Brief neu laden. Produktivbetrieb · postalischer Versand prüfen, Angaben bestätigen und Brief per E-POST versenden wählen. Ein Test löst keinen automatischen Produktivversand aus. Erst produktiver Status 4 dokumentiert den Postausgang.

Kontrolle: Ein hochgeladener oder konformer Test markiert den Brief nicht als versandt. Das tatsächlich eingelieferte PDF und die Freigabefassung werden zum Auftrag archiviert.

Wenn es nicht klappt

Absenderzeile zu lang: Als Studio-Berechtigter unter Studio → Dokumentlayout → Absender-Kurzname für E-POST eine eindeutige kurze Firmenbezeichnung eintragen und speichern, dann den Entwurf erneut prüfen. Ohne Eintrag gilt der Firmenprofilname; Straße und Ort werden nicht gekürzt. Bei privaten Absendern die hinterlegte Privatanschrift prüfen. Mehr als sechs Empfängerzeilen: Adresszusätze kürzen. Ältere Freigabe: Ein abgeschlossener E-POST-Test mit Status 2 oder 99 erlaubt die Rücknahme. Laufende oder unklare Tests und jede produktive Einlieferung sperren sie. Den korrigierten Brief als neue Revision freigeben und dafür einen neuen Test einliefern; denselben Test einer Revision nicht wiederholen. Fehlende Schaltfläche: E-POST-Versandweg, Freigabe, Unterschrift, Projektzugriff und Versandberechtigung prüfen. Fehlende Migration: Administration führt php scripts/migrate_epost_letters.php --root=/pfad --preflight und anschließend --apply aus; provisionierte Mandanten werden mit erfasst. Falsche eingefrorene Adresse: korrigierten Brief erstellen und erneut freigeben. Nach Beginn einer produktiven oder noch ungeklärten Testeinlieferung bleibt die Freigaberücknahme gesperrt. Nach ausdrücklicher Anbieterablehnung ist eine bewusste erneute Einlieferung nach Prüfung der Ursache möglich; ältere Versuche bleiben sichtbar. Unklare oder unterbrochene Einlieferung bleibt gesperrt: Administration muss anhand von Brief, Zeitpunkt und vorhandener LetterID mit Docuguide klären; keine Dublette einliefern. Nach Wechsel des Anbieterkontos lassen sich Sendungen eines anderen Kontos nicht abrufen.

Dokumente zeitgesteuert versenden

Voraussetzungen: die bisherigen Freigabe- und Versandrechte, eingerichteter Versanddienst, Versandplanungs-Migration und zentraler Hintergrund-Worker. Die Terminplanung gibt Entwürfe nicht automatisch frei.

  1. Das Dokument unter Schreiben, Office → Angebote, Office → Rechnungen oder in den Aktenvermerken bzw. Besprechungsprotokollen des Projekts öffnen.
  2. Im Versand- bzw. Freigabeformular Zeitgesteuert versenden anwählen und Datum und Uhrzeit eintragen. Es gilt die angezeigte Zeitzone. Nach Neuladen die Terminwahl erneut prüfen; lokale Formularentwürfe stellen diese Auswahl nicht wieder her. Ohne Auswahl erfolgt der Versand sofort. Bei neuen Rechnungsfreigaben ist der nächste Monatserste um 00:00 Uhr voreingestellt; anderen Termin wählen oder die Auswahl abwählen.
  3. Freigegebenes Dokument, Empfänger und bei E-POST die Druckfassung sowie Test-/Produktivmodus prüfen. Die vorhandene Freigabe-/Versandschaltfläche betätigen.
  4. Bei Briefen, Angeboten, Aktenvermerken und Protokollen den Versandplan prüfen. Bei Rechnungen steht der geplante Versand im Rechnungsworkflow. Ein Termin bestätigt noch keine Übergabe.
  5. Vor Versandbeginn über Versandplanung abbrechen stornieren und bei Bedarf neu einplanen. Bei Rechnungen zunächst die Freigabe zurückziehen; die vergebene Nummer bleibt reserviert.

Der Worker beginnt frühestens zum Termin. Geänderte Freigaben, Dokumentstände oder verlorene Rechte blockieren ausstehende Aufträge. Blockierte Aufträge prüfen, abbrechen und neu einplanen. Bei laufendem oder unklarem Versand muss die Administration das Versandprotokoll prüfen; nicht erneut senden. Manueller Postversand erfordert weiterhin die tatsächliche Aufgabe. Bereits freigegebene Rechnungen behalten ihren gespeicherten Termin.

Administration: scripts/migrate_scheduled_dispatch.php --root=/path --preflight, anschließend --apply ausführen. Das umfasst alle provisionierten Datenbanken; neue Mandanten übernehmen das Schema bei der Anlage. php -n deploy/install_background_cron.php --preflight in der installierten Produktion als Administration ausführen, die angezeigten Dateien prüfen und danach mit --apply umstellen. Das Werkzeug installiert deploy/bwpm-track-background.cron, sichert betroffene Crontabs und kommentiert direkte Einzelaufrufe der abgedeckten Worker aus. Komplexe kombinierte Aufrufe stoppen die Umstellung; eigene Wrapper und Systemd-Timer vorher gesondert prüfen. background_worker.php ermittelt bei jedem Lauf alle aktiven Mandanten und verarbeitet Rechnungsentwürfe ab dem 20., Rechnungsversand, geplante Dokumente, Planserver/Nextcloud, Monatsberichte, Korrespondenz/E-POST-Tracking und Wochennews. Die privilegierte Mandantenanlage behält ihren bisherigen separaten Dienst. Ergebnisse nach Aufgabe und Mandant mit journalctl -t bwpm-track-background prüfen. Lange Läufe sind begrenzt; unklare Versandübergaben werden niemals automatisch wiederholt.

Anschlussprotokoll: Ist eine nächste Besprechung vorgesehen, wird das Anschlussprotokoll bereits bei der Freigabe als Entwurf angelegt und direkt geöffnet. Der geplante Versand wartet weiterhin auf den eingestellten Zeitpunkt. Ohne Folgetermin entsteht kein Entwurf. Für ältere freigegebene Protokolle ohne Folgeentwurf in derselben Serie Neue Besprechung öffnen, Datum und Kopfdaten des vorgesehenen Folgetermins prüfen und Anlegen und offene Punkte übernehmen wählen. Existiert schon ein offener Entwurf, diesen über den Reiter seiner Protokollnummer öffnen; keine zweite Besprechung anlegen.

Bereits freigegebenes Protokoll: Unter Nachträglicher Versand die gewünschte Einladung auswählen. Für späteren Versand Zeitgesteuert versenden anhaken, Datum und Uhrzeit eintragen und darunter Versand einplanen anklicken. Die Bestätigung speichert den Versandtermin; es wird jetzt keine Nachricht versendet. Ohne Haken heißt die Schaltfläche Jetzt versenden. Anschließend den Eintrag im Versandplan prüfen.

Abgleich und Übernahme: Unter Abgleiche zeigt jeder Eintrag Dateien gefunden, in diesem Abgleich übernommen und bereits übernommen, unverändert. Abgelaufene Prüfungen löschen keine übernommenen Dokumente. Abgleich öffnen und Übernommen prüfen; ohne übernommene Dateien Abgleich neu starten wählen, prüfen und die Auswahl ausdrücklich übernehmen. Über Zum Planserver Zielordner und Entwurfsfilter prüfen. Projektwissen erfordert eine separate Bestätigung und durchsucht normalerweise nur freigegebene Versionen.

Übersprungene Dateitypen: Nach Auswahl eines Abgleichs die Übersicht Übersprungene Dateitypen öffnen. Die Tabelle nennt tatsächliche Dateiendungen und Anzahlen (Ohne Dateiendung für endungslose Dateien); Dateien anzeigen öffnet die zugehörigen Pfade, 20 je Seite. Über Übersprungener Dateityp und Alle Dateitypen den Filter ändern oder aufheben. PDF, DOC, DOCX, XLS und XLSX werden berücksichtigt; andere Endungen werden vor der Inhaltsanalyse übersprungen. Fehler bei der Verarbeitung stehen separat unter Fehlgeschlagen. In Nextcloud wird nichts gelöscht.

Große Quellordner gesammelt ablegen

Voraussetzung: Projektadministration und Schreibrecht im Zielordner. Unter Projekt → Planserver → Nextcloud-Ordnerabgleich einen Abgleich mit Zur Prüfung bereit öffnen.

  1. Unter Quellordner gesammelt als Entwürfe übernehmen die Felder Quellordner einschließlich Unterordnern, Zielordner und Dokumentart wählen. Alle ausgewählten Dateien landen in diesem einen Zielordner; Quell-Unterordner werden nicht nachgebildet.
  2. Sammelvorschau anzeigen wählen. Anzahl, Quelle, Ziel und die ersten 20 Dateinamen kontrollieren. Nur geeignete neue Dateien werden ausgewählt; bestehende Dokumentversionen, fehlgeschlagene Dateien und abweichende Projektkennungen bleiben zur Einzelprüfung.
  3. Quelle, Projekt und Ablage für die gesamte Auswahl bestätigen und Sammelübernahme starten. Die Bestätigung betrifft die Ablage, nicht den Inhalt jeder Datei. Dateinamen dienen als Titel. Es werden keine dauerhafte Codierung, Freigabe oder Inhalte im Projektwissen angelegt.
  4. Der vorhandene Worker übernimmt Entwürfe im Hintergrund, auch nach Schließen der Seite. Mit Status aktualisieren den Fortschritt prüfen. Bei einem Fehler bleiben vorher erfolgreich übernommene Dateien erhalten.
  5. Über Prüfliste filtern nach Status und Dateiname oder Pfad verbleibende Ausnahmen prüfen. Gemeldeten Fehler beheben und für verbleibende geeignete Dateien eine neue Sammelvorschau erstellen. Eine geänderte Auswahl oder eine über 30 Minuten alte Vorschau erfordert eine neue Vorschau. Der Abgleich läuft weiterhin nach sieben Tagen ab.

Die Prüfliste zeigt zunächst prüfbereite Dateien. Für Fehler den Status Fehlgeschlagen wählen; ein prüfbereiter Abgleich bedeutet nicht, dass jede Quelldatei erfolgreich geprüft wurde. Bei wartender Sammelübernahme den Import-Worker im richtigen Mandantenkontext prüfen. Für verschiedene Ziele Quellordner nacheinander übernehmen. Inhaltliche Prüfung und Freigabe erfolgen separat.

Nextcloud-Ordner in den Planserver übernehmen

Ein seit mindestens 15 Minuten wartender Abgleich zeigt einen Worker-Hinweis. Neuladen liest nur den Status und startet keine Verarbeitung. Die Administration prüft planserver_remote_worker.php im richtigen Installationskontext (Betreiber oder --tenant=ID). Den vorhandenen Auftrag erhalten und keine Duplikate anlegen.

Voraussetzung: Projektadministration und Projektzugriff, eigene Nextcloud-Verbindung, Migration für den Ordnerabgleich und vorhandener Import-Worker. Die Administration führt scripts/migrate_planserver_remote_import.php --root=/pfad --preflight und danach --apply für Betreiber und provisionierte Mandanten aus. Kalenderdaten werden nicht übernommen.

  1. Projekt → Planserver → Nextcloud-Ordnerabgleich / Projektwissen öffnen. Alternativ ZIP-Import → Ordner ohne ZIP abgleichen.
  2. Quelle auswählen, Ordnerpfad eingeben oder für das gesamte Konto leer lassen und Ordner anzeigen wählen. Unterordner öffnen und Diesen Ordner abgleichen wählen. Für weitere Quellordner wiederholen. Unterordner werden mit erfasst.
  3. Den Abgleich öffnen und Status aktualisieren wählen. Der Worker liest den Bestand und prüft PDF, DOC/DOCX und XLS/XLSX. Office-Originale können zur Prüfung heruntergeladen werden; Vorschau und automatische Textauswertung gibt es nur für PDFs. Unveränderte Dateien und nicht unterstützte Dateitypen sind getrennt gekennzeichnet; Änderungen und entfernte Quellen löschen keine Planserverdateien.
  4. Unter Prüfen und übernehmen den Dateieintrag aufklappen und Quell-PDF öffnen beziehungsweise Office-Original herunterladen für Word/Excel wählen. Office-Originale behalten Formeln und Formatierung, liefern aber keine ausgelesenen Texte für das Projektwissen. Ausgelesene PDF-Seiten sowie Belege für vorgeschlagenen Titel, Dokumentart, Zielordner und Codierung prüfen. Es handelt sich um regelbasierte Vorschläge aus Dateinamen, Quellpfad und ausgelesenem Text, nicht um festgestellte Tatsachen. Andere Projektkennungen im Dateinamen müssen einzeln geprüft werden.
  5. Zielordner auswählen. Unter Codierung prüfen sämtliche Felder kontrollieren und erst danach Dauerhafte TRACK-Kennung vergeben aktivieren. Eine erkannte externe Nummer bleibt erhalten; die dauerhafte TRACK-Nummer wird bei Übernahme vergeben. Ohne ausdrückliche Codierung erhält die Datei eine DOK-Nummer.
  6. Für ein vorhandenes Quelldokument Neue Entwurfsversion bestätigen; Titel, Codierung und Ordner bleiben erhalten. Projekt, Inhalt und Ablage geprüft bestätigen, Diese Datei übernehmen auswählen und Ausgewählte Dateien übernehmen wählen. Die Auswahl gilt für die aktuelle Seite (20 Dateien). Nicht gewählte Dateien bleiben in der Prüfliste.
  7. Mit Ausgelesene Seiten ins Projektwissen aufnehmen durchsuchbare Textstellen speichern. Unter Projektwissen durchsuchen einen Begriff mit mindestens drei Zeichen eingeben. Treffer nennen Dokument, Version und Seite, beachten Ordnerrechte und enthalten standardmäßig nur die aktuelle freigegebene Version. Entwürfe ausdrücklich einbeziehen zeigt auch ungeprüftes Material mit seinem Status. Die Suche ist eine Textsuche, keine KI-Antwort oder Feststellung der Vertragsgültigkeit.

Kontrolle: Übernommenes Dokument öffnen und Originaldateiname, Quellpfad, Entwurfsstatus, Codierung und Versionsverlauf prüfen. Abgleich wiederholen: unveränderte Quellstände werden nicht erneut übernommen. Maßgeblich ist der zur Prüfung heruntergeladene Stand; spätere Cloudänderungen erscheinen im nächsten Abgleich. Nextcloud-Originale bleiben erhalten.

Fehlerhilfe: Bleibt der Abgleich auf Wartet, den Import-Worker prüfen. Je Abgleich gelten 10.000 Dateien und 2.000 Ordner; bei Überschreitung kleinere Quellordner wählen. Das vorhandene Dokumentenlimit gilt, maximal 100 MiB. Die Analyse unterstützt 250 PDF-Seiten einschließlich höchstens 20 Scan-Seiten; OCR benötigt pdftotext, pdfinfo, pdftoppm und Tesseract. Fehler der Texterkennung werden angezeigt und erzeugen keinen erfundenen Kontext; PDF manuell prüfen. Prüflisten laufen nach sieben Tagen ab, unterbrochene Aufträge nach zwei Stunden. Abgelaufenen oder fehlgeschlagenen Abgleich öffnen und Abgleich neu starten wählen: Ein neuer Auftrag verwendet dieselbe eigene Verbindung und denselben Ordner. Der alte Eintrag bleibt erhalten. Wurde die Verbindung gelöscht, oben eine Quelle wählen und Diesen Ordner abgleichen anklicken; der Knopf ist stets neben Ordner anzeigen sichtbar. Bei veränderter Quelle oder verändertem Zieldokument neu abgleichen. Fehlender Zielordner: Ordnerrechte prüfen. Keine Wissenstreffer: Texterkennung, Freigabe, Zugriff und Suchbegriff prüfen. Es wird weder ein regelmäßiger Abgleich noch eine automatische Freigabe eingerichtet.

Firma für den Projekt-Mailverteiler auswählen

Voraussetzung: Projektzugriff und Projektadministrationsrecht. Projekt → Beteiligte → Projekt-Mailverteiler öffnen.

  1. Unter Verteiler anlegen die E-Mail-Adresse eingeben und Verteiler speichern wählen.
  2. Ist die automatische Zuordnung nicht eindeutig, unter Unternehmen suchen mindestens zwei Zeichen des Firmennamens oder Kurznamens eingeben. Die Suche umfasst alle aktiven Firmen des aktuellen Mandanten, auch noch nicht am Projekt beteiligte Firmen.
  3. Den passenden Treffer anklicken und erneut Verteiler speichern wählen.

Unter Verteiler dieses Projekts Firma und E-Mail kontrollieren. Die Firma wird diesem Verteilereintrag zugeordnet; eine allgemeine Projekt-Firmenzuordnung entsteht dadurch nicht. Bei Prüfmeldungen wird die normale Seite erneut geöffnet; eingegebene E-Mail und Firmensuche bleiben in derselben Sitzung 30 Minuten erhalten. Aktualisieren wiederholt den Speichervorgang nicht. Kein Treffer: zentralen Firmenstamm und Aktivstatus prüfen. Die automatische Zuordnung bleibt auf den vorhandenen Projektkontext und die eigene Firma beschränkt.

Empfänger und Freigabedaten prüfen

Voraussetzung: Anmeldung und Schreibberechtigung für die zeichnende Person; für ein Projekt zusätzlich Projektzugriff.

  1. Unter Korrespondenz → Briefe einen Entwurf öffnen oder im Adressbuch Brief schreiben wählen.
  2. Person oder Unternehmen auswählen. Die Karte Ausgewählter Empfänger zeigt Name, Firma, verwendete Anschrift und E-Mail. Mit Empfänger ändern erneut suchen. Bei Privatanschriften zeigt die Karte ausschließlich die eingegebenen privaten Kontaktdaten.
  3. Hinweise direkt bei Empfänger, Absenderangaben, zeichnender Person und An zusätzlich bearbeiten. Fehlende Anschriften im Adressbuch oder Studio ergänzen und neu auswählen. Eine fehlende Unterschrift im Profil der zeichnenden Person ergänzen. Danach die Seite neu laden, um externe Änderungen zu prüfen.
  4. Entwurf speichern und PDF-Vorschau kontrollieren. Die Feldprüfung ersetzt weder die PDF-Prüfung noch die bestehenden Freigabe- und Berechtigungsprüfungen. Eine fehlende Unterschrift verhindert nicht das Speichern eines Entwurfs.
  5. Unter der Vorschau und Prüfung, Freigabe & Versand den Versandstand prüfen. Bei E-Mail vorab plus Post werden E-Mail-Versand und Postausgang getrennt ausgewiesen. Postausgang noch offen erst nach tatsächlicher Aufgabe mit Postausgang dokumentieren abschließen.

Bei Prüfung nicht verfügbar ist keine erfolgreiche Prüfung bestätigt; Seite neu laden und bei wiederholtem Fehler die Administration informieren. E-POST-Tests gelten nicht als Produktivversand. Eine unklare E-Mail- oder E-POST-Übergabe anhand des Versandverlaufs klären und nicht ungeprüft wiederholen. Historische Briefe ohne getrennten E-Mail-Nachweis zeigen diesen als nicht dokumentiert.

Mehrere persönliche Anschriften: Voraussetzung: Die Migration Kontaktanschriften ist installiert; Änderungen im Adressbuch benötigen Administratorrechte. Für private Absender muss der Kontakt ausdrücklich mit dem eigenen Benutzerkonto verknüpft sein.
  1. Unter Adressbuch → Bearbeiten → Weitere persönliche Anschriften auf Anschrift hinzufügen klicken. Bezeichnung (z. B. Zweitwohnsitz), Straße, Ort und Land sowie vorhandene PLZ und Adresszusatz eintragen. Bis zu zehn weitere Anschriften sind möglich. Mit Änderungen speichern sichern; die bisherige persönliche Anschrift bleibt die Hauptanschrift. Entfernen wird erst beim Speichern wirksam.
  2. Unter Brief schreiben → Absenderangaben die Option Privat – aus dem Adressbuch (zweites Layout) wählen. Unter Private Absenderanschrift die gewünschte Anschrift auswählen.
  3. Für den Empfänger unter Person anschreiben die Option Privat wählen und unter Anschrift aus dem Adressbuch eine Anschrift auswählen. Alternativ Für diesen Brief eingeben wählen und die Daten manuell eingeben.
  4. Speichern wählen und in PDF-Vorschau Absender, Empfänger und Sprache prüfen. Die gewählte Anschrift wird im Brief gespeichert; freigegebene PDFs ändern sich nicht durch spätere Adressbuchänderungen.
Fehlt eine Anschrift, die Benutzerverknüpfung und die Daten im Adressbuch prüfen. Eine gelöschte Auswahl muss im Entwurf neu gewählt werden; es gibt keinen stillen Wechsel zur Hauptanschrift. Die Privatanschrift eines anderen Unterzeichners darf nicht als Absender verwendet werden.

Die unterschriebene Freigabefassung übernimmt dieselbe Empfängersprache wie die Vorschau, einschließlich Grußformel und QR-Bildbeschreibung. Vor der Freigabe Unterschriebene PDF/A-1b-Vorschau öffnen wählen und diese Texte prüfen. Bereits archivierte PDFs bleiben unverändert; eine fehlerhafte alte Fassung über den bestehenden Korrekturablauf erneut prüfen und freigeben.

Sprache des Briefs: Voraussetzung sind ein aktiver Adressbuchkontakt und Schreibberechtigung für den Brief.
  1. Unter Adressbuch → Bearbeiten → Bevorzugte Sprache das Sprachkürzel eintragen und speichern: de, en, fr oder es; regionale Kürzel wie fr-CH werden erkannt.
  2. Brief schreiben wählen und Anrede im Brief kontrollieren. Nach Änderungen am Kontakt den Entwurf neu öffnen.
  3. Über PDF-Vorschau Anrede, automatische Grußformel, Adresszusatz, Fortsetzung und Seitenangaben prüfen, erst danach freigeben.
Ohne Sprachangabe gilt Deutsch, für noch nicht unterstützte Kürzel Englisch. Bei Unternehmen bestimmt der erste ausgewählte Ansprechpartner mit Sprachangabe die Dokumenttexte; jede persönliche Anrede verwendet die Sprache des jeweiligen Kontakts. Frei geschriebener Text und Firmenangaben werden nicht übersetzt. Die Sprache gilt auch für die automatisch erzeugte Brief-Begleitmail einschließlich Anrede, Grußformel und Links. An-Empfänger werden nach Sprache gruppiert; persönliche CC- und explizite BCC-Kopien verwenden die Sprache ihres jeweiligen Empfängers. BCC-Adressen bleiben für andere Empfänger verborgen. Der Testversand an mich verwendet deine eigene bevorzugte Sprache im Adressbuch: Mit de bleibt die Testmail deutsch, zum Sprachtest kannst du deinen Kontakt vorübergehend auf fr, en oder es stellen und danach zurückstellen. Prüfe die empfangene Mail; das angehängte PDF behält die Briefsprache. Eigene Signatur- und Rechtstexte werden unverändert übernommen. Freigegebene PDF-Dateien bleiben unverändert. Bei falscher Sprache den ausgewählten Kontakt und dessen Sprachkürzel prüfen.

Privater Absender und Layout: Für ein eigenes Schreiben die private Absenderanschrift unter Adressbuch → Bearbeiten → Persönliche / abweichende Anschrift vervollständigen. Im Briefeditor unter Absenderangaben die Option Privat – aus dem Adressbuch (zweites Layout) wählen; Brieflayout wechselt automatisch zu Zweites Layout. Speichern oder PDF-Vorschau öffnen und die private Anschrift prüfen. Der Wechsel zu Standardlayout setzt die Absenderangaben auf Nach Layout zurück. Fehlende private Adressdaten und das private Schreiben im Namen anderer bleiben gesperrt. Speichern, PDF-Vorschau und Testversand verwenden dieselbe Layoutauflösung.

Bild auf der Kontaktkarte: Als Administrator unter Adressbuch den Namen einer Person öffnen. Oben links erscheint zuerst ein hochgeladenes Kontaktfoto, danach das Profilbild des ausdrücklich verknüpften Benutzerkontos, sonst die bisherige Gravatar-/Initialenanzeige. Das eigene Benutzerbild unter Profil, ein Kontaktfoto über Bearbeiten ändern. Anschließend die Kontaktansicht neu laden. Bleiben nur Initialen sichtbar, vorhandenes Bild und die Verknüpfung zum richtigen Benutzer prüfen. Gleiche Namen oder E-Mail-Adressen erzeugen keine Profilbildverknüpfung.

Brief aus dem Adressbuch beginnen: Mit Adressbuchzugriff und Berechtigung zur Brieferstellung unter Adressbuch die Person öffnen und Brief schreiben wählen. Im Editor sind diese Person und Beruflich vorausgewählt. Empfänger und Anrede prüfen, bei Bedarf ein Projekt wählen, Betreff und Text eingeben und Speichern wählen. Der Empfänger bleibt änderbar; für eine private Anschrift Privat wählen und die Anschrift eingeben. Inaktive oder gelöschte Kontakte zeigen einen Hinweis und müssen ersetzt werden. Das Öffnen speichert und versendet noch keinen Brief.

Versendete Schreiben ansehen: Mit Leseberechtigung unter Schreiben einen versendeten Brief wählen und PDF ansehen öffnen. Direkt erscheint die PDF-Vorschau; der doppelte Textblock und die Aufforderung zum nächsten Schritt entfallen. PDF prüfen; Versandhistorie und Aktionen bleiben über Zum Workflow erreichbar. Bei E-Mail vorab plus Post muss ein noch offener Postausgang dort weiterhin dokumentiert werden. Eine Freigabe allein und Sandbox-Tests gelten nicht als Versand. Lädt die Vorschau nicht, In neuem Tab öffnen wählen und den angezeigten Fehler prüfen.

PDF-Prüfhinweis statt Systemfehler: Meldet der PDF-Tab bei einem künftig neu angelegten Schreiben, dass die Absenderzeile nicht in 8 pt passt, für das Unternehmen des Unterzeichners Studio → Dokumentlayout → Absender-Kurzname für E-POST prüfen. Eine kürzere eindeutige Firmenbezeichnung wählen, Straße sowie PLZ/Ort vollständig lassen, speichern und die Entwurfsvorschau erneut öffnen. Bei privaten Absendern die private Absenderanschrift prüfen. Die Prüfung gilt für alle Versandwege. Bestehende Schreiben werden nicht nachträglich auf das neue Adresslayout umgestellt. Archivierte Freigabe-PDFs bleiben unverändert. Fehlt ein archiviertes PDF, wird die Vorschau mit der bisherigen Adressdarstellung erstellt; eine bytegleiche Rekonstruktion ist dann nicht zugesichert. Alte Schreiben müssen dafür weder bearbeitet noch erneut freigegeben werden. Kontrolle mit bestehendem Leserecht: Unter Schreiben einen alten Brief öffnen und seine PDF-Vorschau prüfen. Die bisherige E-POST-Prüfung bleibt bei alten E-POST-Fassungen erhalten. Einen bereits eingelieferten Postbrief nicht zur Vorschaukorrektur erneut versenden.

E-POST-Kopien und Sendungsstatus erhalten

Voraussetzung: Bearbeitungs-, Freigabe- und Versandberechtigung für den Brief sowie gültige CC-E-Mail-Adressen. Die Administration führt scripts/migrate_epost_notifications.php --root=/pfad --preflight und danach --apply für Betreiber und alle provisionierten Mandanten aus. Der vorhandene correspondence_sync_worker.php muss regelmäßig im jeweiligen Mandantenkontext laufen; SMTP muss eingerichtet sein. Autoren benötigen ein aktives Konto, Briefzugriff und aktivierte automatische Benachrichtigungen unter Meine Benachrichtigungen.

  1. Korrespondenz → Briefe öffnen und den Entwurf bearbeiten. Unter CC die gewünschten E-Mail-Empfänger auswählen. Der Projektverteiler allein wählt keine Empfänger aus.
  2. Speichern, prüfen und freigeben. Vor Brief per E-POST versenden im Produktivbetrieb den Tatsächlicher E-Mail-Verteiler kontrollieren. Für die Einlieferung gilt die eingefrorene CC-Liste der Freigabe.
  3. CC erhält persönliche Einzelmails mit exakt dem archivierten Einlieferungs-PDF: Einlieferung bestätigt, Versand vom Druckzentrum bestätigt und – soweit gemeldet – Ankunft im Zielbriefzentrum. Bei Einschreiben folgt eine Zustellmeldung ausschließlich bei ausdrücklich bestätigtem Zustellstatus. Rücksendung und Empfängerbenachrichtigung gelten nicht als Zustellung. Normale Briefe besitzen keine Zustellbestätigung beim Empfänger.
  4. Im Brief E-POSTBUSINESS → E-POST-Mailbenachrichtigungen öffnen und Vormerkung beziehungsweise Mailübergabe prüfen. E-POST-Status aktualisieren fragt den Anbieter manuell ab; vorgemerkte Nachrichten sendet der Worker. Der Autor erhält jede geänderte Verarbeitungs-/Trackingmeldung, Warnungen, Einlieferungs-/Abfragefehler und unklare CC-Mailübergaben. Unveränderte Abfragen und wiederholte CC-Meilensteine erzeugen keine weitere Mail.

Kontrolle: Brief im Zielbriefzentrum angekommen bestätigt nur die Zielregion; Einschreiben zugestellt setzt den ausdrücklichen Zustellstatus des Anbieters voraus. Ohne Trackingdaten können deshalb weniger Nachrichten eintreffen. Nach dem Versand wird alle sechs Stunden bis maximal 30 Tage weiter abgefragt; fehlende Abschlussinformationen werden dem Autor gemeldet und niemals als Zustellung ausgelegt.

Wenn eine Nachricht fehlt

Testeinlieferungen und Einlieferungen vor dieser Erweiterung lösen keine CC-Mails aus. Eingefrorene CC-Liste, Worker, SMTP und E-POST-Mailbenachrichtigungen prüfen. Unklare Mailübergaben werden nicht automatisch wiederholt; die Administration muss sie mit dem Mailserver abgleichen. Den Postbrief nicht erneut einliefern, um eine fehlende E-Mail auszulösen. CC-Empfänger benötigen kein TRACK-Konto; ihre Nachricht enthält das PDF ohne internen Portallink.

E-POSTBUSINESS einrichten

Voraussetzung: Systemadministrator und aktivierte E-POST-API-Zugangsdaten. Menüpfad: Administration → Postdienstleister oder direkt E-POSTBUSINESS-Einstellungen.

  1. vendorID, ekp (genau 10 Zeichen), password und secret eintragen. password ist das selbst festgelegte newPassword aus POST /api/Login/setPassword; secret ist der nach erfolgreicher Aktivierung zurückgegebene Wert. Der SMS-Code ist nicht das Passwort. Die vorgegebene REST-API-Basis-URL beibehalten.
  2. Umgebung auswählen und Speichern anklicken. Leere password- und secret-Felder behalten vorhandene verschlüsselte Werte bei.
  3. Login testen anklicken und die angezeigte Rückmeldung kontrollieren. API-HealthCheck prüft getrennt die Erreichbarkeit; beide Aktionen versenden keinen Brief.

In der bisherigen allgemeinen Schnittstelle gespeicherte Werte werden nicht automatisch übernommen. Alle vier Zugangsdaten hier hinterlegen. Bei ungültiger ekp Länge und eine mögliche Verwechslung mit vendorID prüfen. Andere Anbieter bleiben über den Link zur allgemeinen Schnittstelle erreichbar.

Feature Requests über Mattermost bearbeiten

Voraussetzung: Kanalmitgliedschaft, eingerichtete TRACK-Anbindung und Bot-Zugriff auf feature-requests. In TRACK sehen Melder, zugewiesene Bearbeiter und Systemadministratoren den Vorgang; die Zuweisung erfolgt durch die Administration.

  1. In Mattermost feature-requests öffnen und den für TRACK eingerichteten Slash-Befehl verwenden (auch der bestehende Befehl /bug öffnet in diesem Kanal das Feature-Formular). Titel, Bereich, Beschreibung und Dringlichkeit ausfüllen und Wunsch anlegen wählen.
  2. Im erzeugten Startbeitrag Feature Request in BWPM TRACK öffnen wählen. Den Vorgang unter Feature Requests kontrollieren. Ergänzungen und Screenshots als Antworten auf diesen Startbeitrag senden und den TRACK-Verlauf prüfen. Nicht verknüpfte Hauptbeiträge werden nicht importiert.
  3. Unter Feature Requests → Vorgang → Bearbeitung Zuständiger Bearbeiter und Status festlegen, Antwort an Melder eingeben und Speichern wählen. Öffentliche Antwort im selben Mattermost-Thread und aktualisierten Status des Startbeitrags prüfen. Interne Notiz bleibt intern.

Fehlerhilfe: Die Administration hinterlegt MATTERMOST_FEATURE_CHANNEL_ID in der bestehenden Mattermost-Konfiguration und betreibt den bestehenden Feature-Worker für in TRACK angelegte Wünsche. Die ausgehende Anbindung muss auch den Feature-Kanal erfassen und mattermost_bug_thread.php aufrufen. Der Dialog verwendet mattermost_bug.php mit dem bestehenden Token. Ein separat registrierter Slash-Befehl benötigt eine passende Tokenkonfiguration. Alte, nicht verknüpfte Webhook-Meldungen übernehmen keine Antworten; den neuen verknüpften Startbeitrag verwenden. Bei unklarem Versand muss die Administration zuerst den Beitrag prüfen und die Zuordnung reparieren; die Reservierung niemals ungeprüft löschen.

Leistungskurven paralleler Unterprojekte im BB-Protokoll anzeigen

Voraussetzungen: Die Protokollreihe ist als Baubesprechung eingestellt; Zugriff auf alle Projekte derselben Projektfamilie ist vorhanden. Aktive Monitoringpositionen benötigen Zeitraum, positives Gesamtsoll und erfasste Tagesleistungen.

  1. Project → Protokolle öffnen, Unterprojekt, Reihe und Besprechung auswählen.
  2. Den Entwurf über PDF öffnen. Im Abschnitt Leistungsstand erscheinen automatisch auch Kurven des Hauptprojekts und der parallelen Unterprojekte.
  3. Die Herkunftsbezeichnung jeder Kurve und das Besprechungsdatum als Stichtag prüfen. Tagesleistungen bleiben gemeinsame Tagessummen und werden nicht über Personenmeldungen addiert.
  4. Die bestehende Prüfung und Freigabe verwenden. Freigegebene PDFs und gespeicherte Kurvenstände bleiben unverändert; spätere Quellenänderungen wirken erst auf neue Entwürfe.

Fehlerhilfe: Bei fehlender Kurve Hauptprojektzuordnung, aktive Monitoringposition, Gesamtsoll, Zeitraum und Ist-Erfassung prüfen. Fehlender Zugriff auf ein Familienprojekt sperrt die neue PDF-Erzeugung, statt Kurven still auszulassen. Projektadministration um Prüfung der Rechte bitten.

Tägliche Erinnerung an offene Systemwarnungen

Voraussetzung: Administratorzugriff, geplanter Lauf von system_check.php und konfigurierter Empfänger für Systemwarnungen.

  1. Administration → Systemstatus öffnen.
  2. Die Warnungs-/Fehlerkarten, beispielsweise Webcam-Aktualisierung, lesen und die gemeldete Ursache beheben.
  3. Unter Systemwarnungen · E-Mail den letzten Versandversuch prüfen. Mailserver-Übergabe ist keine Empfangsbestätigung.
  4. Nach der nächsten automatischen Prüfung kontrollieren, ob die betroffene Karte grün ist. Solange Warnungen oder Fehler bestehen, versucht der erste Prüflauf je Kalendertag (Europe/Berlin) eine Sammelmail zu versenden. Weitere Läufe und Statuswechsel am selben Tag erzeugen keine zusätzlichen Mails.

Sind alle Prüfungen OK, entfällt die Erinnerung. Das Öffnen dieser Seite löst keinen Versand aus. Ohne eingerichteten oder laufenden CLI-Prüfjob gibt es keine tägliche Mail. Bei fehlgeschlagener oder unklarer Mailübergabe die Maillogs prüfen; TRACK wiederholt am selben Tag nicht. Die nächste reguläre Tagesmeldung verwendet die dann neu geprüften Probleme. Ein Trockenlauf verschickt nichts und reserviert den Tag nicht.

Abstimmungsversand eines AV im Log prüfen

Voraussetzungen: Berechtigung zur Abstimmung des AV-Entwurfs; Administratorzugriff für das zentrale Auditprotokoll.

  1. Project → Aktenvermerke öffnen, Entwurf speichern, unter Zur Abstimmung versenden Empfänger auswählen und Zur Abstimmung versenden drücken.
  2. Letzte Abstimmungsaufträge prüfen. Vorgemerkt bedeutet noch nicht versendet.
  3. Als Administrator Administration → Systemstatus → Audit öffnen öffnen. Unter Ereignistyp nach file_note_consultation_queued für die Vormerkung oder file_note_consultation_sent für die einzelne Mailserver-Übergabe filtern.
  4. Zeit, Projekt, auslösenden Benutzer, AV-Bezeichnung und Empfänger kontrollieren. Der Auditkontext hält zusätzlich PDF-Prüfsumme und Verfasserzuordnung fest.

Fehlerhilfe: file_note_consultation_unknown bedeutet unklare Mailübergabe; vor Wiederholung prüfen. file_note_consultation_skipped dokumentiert einen nicht mehr zulässigen Auftrag. Eine Empfangs- oder Lesebestätigung wird nicht behauptet. Frühere Versendungen werden nicht nachträglich protokolliert oder wiederholt.

Verfasser als AV-Absender prüfen

BWPM-Betreiberinstallation: Der Firmen-Maildesigner bestimmt den Abspann einschließlich Logo, Pflichtangaben und KI-Hinweis, auch für automatische TRACK-Mails und BWPM-Kalendermails. Es gibt keinen erzwungenen Ersatzabspann. Persönliche Vorlagen überschreiben die Firmenvorlage nicht; {{ABSENDERNAME}} wird bei BWPM zu BWPM Assistenz. {{KI_MODELLE}} und {{AI_MODELS}} zeigen nur dokumentierte Modellkennungen dieser Nachricht; ohne Metadaten steht „nicht hinterlegt“ beziehungsweise „not recorded“. Ein konfiguriertes Standardmodell ist kein Nachweis der Nutzung. Der separate Mailassistenz-Worker und externe Mailzugänge verwenden diesen TRACK-Renderer derzeit nicht. Alle ausgehenden TRACK-Mails verwenden BWPM Assistenz <assistant@bwpm.de> als Absender und Rückläuferadresse, einschließlich Tests, Rechnungen, Benachrichtigungen und Kalendereinladungen. Antworten auf Fachmails gehen per Reply-To weiterhin an den aufgelösten Verfasser/Freigebenden oder die konfigurierte Rechnungsadresse; Antworten auf Systemmails an die Assistenz. Gespeicherte persönliche Vorlagen und Dokumentfreigaben bleiben erhalten; der versendete Abspann folgt der Firmenvorlage. Persönliche S/MIME-Zertifikate werden nicht für die gemeinsame Adresse verwendet. Die nachfolgend beschriebenen persönlichen Absendereinstellungen bestimmen From weiterhin nur bei anderen Mandanten.

Voraussetzung: Versandberechtigung für den AV; sein Verfasser benötigt ein aktives Benutzerkonto mit gültiger E-Mail-Adresse.

  1. Project → Aktenvermerke öffnen und den AV auswählen.
  2. Unter Review / Freigabe den Hinweis E-Mail-Absender des AV kontrollieren. Maßgeblich ist der unter created_by gespeicherte Verfasser dieser AV-Fassung, nicht die zuletzt bearbeitende oder freigebende Person.
  3. Den vorhandenen Testversand an die gewünschte Testadresse verwenden. Die Antwortadresse des Verfassers prüfen. BWPM verwendet den gemeinsamen Assistenz-Absender und den Firmenabspann aus dem Maildesigner; andere Mandanten behalten ihre konfigurierten Absenderregeln.
  4. Den freigegebenen AV über den bestehenden Versandablauf senden. Die tatsächlich auslösende Person bleibt im Versandprotokoll vermerkt.

Interne Prüf- und Rückgabemails berücksichtigen die Du-/Sie-/formelle Ansprache des Empfängers aus dem Adressbuch in Begrüßung und Nachrichtentext; ohne individuelle Vorgabe gilt der Firmenstandard. Freie Korrekturhinweise bleiben unverändert.

Dieselbe Absenderregel gilt für Entwurfsabstimmungen und AV-Aufgabenerinnerungen. Eine neue Fortschreibung verwendet ihren eigenen gespeicherten Verfasser. Bereits versendete Nachrichten werden nicht verändert oder erneut versendet.

Fehlerhilfe: Fehlt der Verfasser, ist sein Konto inaktiv oder fehlt eine gültige Adresse, die Benutzerzuordnung beziehungsweise das Profil korrigieren. Es erfolgt kein Ersatzversand im Namen des Freigebenden. Bei bereits vorgemerkter Abstimmung und geänderter Verfasserzuordnung ist ein neuer Abstimmungsauftrag erforderlich.

Briefbilder und optionalen QR-Download einfügen

Voraussetzung: bearbeitbarer Brief, Berechtigung für Absender und Projekt sowie installierte Briefbilder-Migration; für die Galerieauswahl zusätzlich Galerieberechtigung im Projekt.

  1. Briefe öffnen, einen Entwurf anlegen und einmal Speichern wählen. Den Editor erneut öffnen.
  2. Cursor im Brieftext platzieren. Unter Bilder im Brief mit Bilder hochladen Dateien wählen, ein Bild mit Strg+V ins Textfeld einfügen oder unter Projektgalerie (neueste 200) ein Vorschaubild wählen und Galeriebild einfügen anklicken. Die gewählte Vorschau ist mit Ausgewählt markiert; die Auswahl allein fügt das Bild noch nicht ein. Auch Tab und Eingabetaste oder Leertaste sind möglich.
  3. Ohne bewusst gesetzte Cursorposition werden Bilder hinter dem vorhandenen Brieftext eingefügt. Für eine bestimmte Stelle zuerst dort ins Textfeld klicken. Den eingefügten Platzhalter [[Bild:…]] an den gewünschten Absatz verschieben. Im Text einfügen fügt ein hochgeladenes Bild erneut ein. Entfernen entfernt es aus dem Entwurf; anschließend speichern. Erlaubt sind bis zu zwölf JPEG-, PNG- oder WebP-Bilder mit jeweils höchstens 10 MiB und 40 Megapixeln.
  4. Bei Bedarf QR-Downloadcode für die eingefügten Originalbilder aktivieren. Standardmäßig ist die Option aus. Nach Freigabe öffnet der QR-Code eine Bildansicht ohne TRACK-Anmeldung. Empfänger können die enthaltenen Bilder direkt ansehen, Originalbilder öffnen oder alle Bilder als ZIP herunterladen. Jeder mit diesem Link erhält diesen Lesezugriff; keine Bearbeitung und kein Zugriff auf weitere Projektbilder. Ältere QR-Codes bleiben direkte ZIP-Downloads. Entwurfsdownloads erfordern Anmeldung und Briefberechtigung. Die PDF-Hinweise am QR-Code folgen der Briefsprache (Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch).
  5. Speichern und anschließend PDF-Vorschau wählen. Bildpositionen, Seitenumbrüche und QR-Code vor Prüfung und Freigabe kontrollieren.

Bilder erhalten eine eigene Kopie in der Briefablage. Spätere Galerieänderungen verändern den freigegebenen Brief nicht. Nur Bilder mit Platzhalter im Text erscheinen in PDF und ZIP. Eine QR-Auswahl ohne Bilder erzeugt keinen Code. Bei fehlenden Projektbildern Projektgalerie und Galerieberechtigung prüfen. Ist eine Vorschau nicht verfügbar, das Original in der Galerie kontrollieren. Upload abwarten; bei Fehlern Format, Größe, Berechtigungen und Migration prüfen. Fehlende oder veränderte Bilder blockieren die PDF-Erstellung, statt stillschweigend zu fehlen. Vor einem Projektwechsel Bilder entfernen. KI-Umformulierung vor dem Einfügen der Bilder durchführen.

Ausgehende Briefe filtern und sortieren

Voraussetzung: Anmeldung und Zugriff auf die jeweiligen Projekte.

  1. Korrespondenz → Briefe öffnen.
  2. Projekt, Von/Bis, Empfängername, Empfängerfirma / ARGE, Briefnummer, Betreff oder Status auswählen und Filtern drücken. Namen und Firmen werden getrennt durchsucht. Für alle Schreiben an eine Firma nur das Firmenfeld ausfüllen.
  3. Spaltenüberschrift anklicken, um auf- oder absteigend zu sortieren. Mobil stehen Sortieren nach und Reihenfolge zur Verfügung.
  4. Mit Weiter und Zurück durch jeweils 50 berechtigte Treffer blättern; Filter bleiben erhalten. Zurücksetzen entfernt die Filter.
  5. Für Versandart und Versanddetails den Brief öffnen. Freigegeben ist grün, freigabebereit blau, in Prüfung gelb, Änderungen rot, Entwurf grau. Der Status bleibt zusätzlich als Text lesbar.

Kontrolle: Sortierung und Filter ändern keine Briefe. Fehlende Treffer: Filter zurücksetzen und Projektberechtigung prüfen.

Privat oder beruflich adressieren

Voraussetzung: Briefberechtigung; für private Absenderdaten eigene Signatur. Die Administration muss die Migration scripts/migrate_letter_addressing.php für Betreiber und Mandanten eingespielt haben.

  1. Als Adressbuchadministrator den ausdrücklich mit dem eigenen Benutzerkonto verknüpften Kontakt unter Adressbuch → Bearbeiten → Persönliche / abweichende Anschrift öffnen, Straße, PLZ, Ort und Land vervollständigen und Änderungen speichern. Ohne Adressbuchberechtigung die Administration darum bitten. Weitere E-Mail und Mobil liefern die optionalen Kontaktangaben. Firmenanschrift und geschäftliche E-Mail werden nicht ersatzweise übernommen. Nur ohne aktiven verknüpften Kontakt gelten vorhandene Angaben unter Profil → Private Briefangaben. Mehrere aktive verknüpfte Kontakte muss die Administration bereinigen.
  2. Unter Briefe → Neuer Brief eine Person auswählen. Bei Person anschreiben ausdrücklich Beruflich oder Privat wählen. Bei Privat die private Empfängeranschrift und gegebenenfalls E-Mail eintragen; diese Angaben gelten nur für diesen Brief.
  3. Die neue Voreinstellung Nach Layout: Standard geschäftlich, zweites privat übernimmt im zweiten Layout die persönliche Anschrift deines verknüpften Adressbuchkontakts. Eine ausdrücklich gespeicherte Absenderwahl bleibt erhalten. Für einen privaten Absender Brieflayout → Zweites Layout und Absenderangaben → Privat – aus dem Adressbuch (zweites Layout) wählen. Ansprechpartner im Brief anzeigen bei Bedarf ausschalten. Die private E-Mail bleibt rechts sichtbar; das technische Versandkonto ändert sich nicht.
  4. Entwurf speichern und PDF prüfen: richtige Empfängeradresse, private Rücksendeadresse und Kontaktangaben. Das zweite Layout enthält keinen Firmennamen unter der Unterschrift, kein Logo und keinen Firmenfußtext.
  5. Erst danach prüfen, freigeben und versenden. E-POST verwendet dieselben Absenderdaten direkt auf der ersten Briefseite, ohne zusätzliches Deckblatt.

Kontrolle: Änderungen an Adressbuch oder Profil verändern keine freigegebenen Dokumente. Bei Änderungen einen bearbeitbaren Entwurf erneut speichern und prüfen. Privat bedeutet hier Adressierung, keine eingeschränkten Zugriffsrechte. Es gibt keinen automatischen Rückgriff auf berufliche Empfängeradressen oder E-Mails.

Hilfe: Bei fehlender privater Absenderanschrift die persönliche Anschrift und Benutzerverknüpfung im Adressbuch prüfen; bei Vertretung geschäftlichen Absender wählen. Den Postdienstleister einmalig in der Administration einrichten; der Einrichtungsbutton steht nicht in jedem Brief.

Zweites Brieflayout verwenden

Die Unterschriftsgröße erlaubt 50–500 %. Das Bild wird hinter dem gedruckten Text ohne zusätzliche PDF-Ebenen gezeichnet. Der Grußabstand bleibt gleich; Seitenränder und Fußbereich begrenzen die sichtbare Größe.

Der Dokumentbarcode steht auf der ersten Seite waagerecht links im Fußbereich, mit Dokumentnummer daneben. Die Seitenzahl steht rechts, Firmenangaben darunter. Unter Studio → Brief- und Rechnungslayout → Barcode im Fußbereich drucken kann die Administration ihn ein- oder ausschalten. Nach dem Speichern eine neue Brief- und Rechnungsvorschau prüfen; archivierte PDFs bleiben unverändert.

Falz- und Lochmarken sind standardmäßig ausgeschaltet. Eine gespeicherte ausdrückliche Auswahl bleibt erhalten. Bei Bedarf als Administrator unter Studio → Brief- und Rechnungslayout die Option Falz- und Lochmarken drucken ändern, speichern und die PDF-Vorschau prüfen. Die Einstellung verändert weder Texteinzüge noch Tabulatoren; archivierte PDFs bleiben unverändert.

Voraussetzung: Briefberechtigung für den gewählten Absender und das Projekt; die Administration hat die Brieflayout-Migration für den Mandanten installiert.

  1. Briefe öffnen und einen Entwurf anlegen oder bearbeiten.
  2. Unter Brieflayout das Zweites Layout auswählen. Das Standardlayout enthält weiterhin Firmenlogo und Fußtext.
  3. Mit PDF-Vorschau den aktuellen Formularstand ohne Speicherung prüfen. Das zweite Layout lässt Logo, Firmenfußtext und Firmenname unter der Unterschrift weg. Eine private Absenderzeile kann gesondert gewählt werden. Schrift, Empfängeranschrift, Seitenzahlen und Dokumentaufbau bleiben erhalten. Private Absenderdaten stammen vorrangig aus dem verknüpften Adressbuchkontakt. Die gewählte Absenderadresse steht bei allen Versandwegen direkt auf der ersten Briefseite. Die Briefanrede folgt der Titelregel der Absenderfirma unter Administration → Mail-Designer → Titel in Anreden. Standardmäßig bleiben Dr. und Prof. erhalten und Dipl.-Ing. entfällt. Der Abstand zwischen Grußformel und Name bleibt mit und ohne Unterschrift gleich. Die Unterschrift wird proportional hinter dem gedruckten Namen im Grußbereich eingepasst und erzeugt keinen zusätzlichen Platzbedarf oder Seitenumbruch. Der Schriftzug nutzt den Raum besser aus; weiße Außenränder werden bei verfügbarer Bildverarbeitung nur in der PDF-Ableitung entfernt. Gespeicherte Originalunterschriften und archivierte PDFs bleiben unverändert.
  4. Speichern wählen, den Entwurf erneut öffnen und die Auswahl vor Prüfung und Freigabe kontrollieren. Der Freigabe-Snapshot hält das gewählte Layout fest.

Die Auswahl steht allen Mandanten mit den bestehenden Briefberechtigungen zur Verfügung. Sie macht einen Brief nicht privat und ändert weder Empfänger noch Mailgestaltung oder Versandregeln. Freigegebene Briefe können nicht umgestaltet werden. Alte Briefe verwenden das Standardlayout. Scheitert das Speichern wegen fehlender Migration, die Administration informieren; den Brief nicht erneut versenden.

Monatsbericht mit TRACK-KI vorbereiten

Voraussetzung: Projektadministratorzugriff, eingerichteter TRACK-KI-Anbieter, installierte Auftragsmigration und regelmäßig laufender Monatsbericht-Worker für die betreffende Datenbank.

  1. Projekt → Monatsberichte öffnen, Berichtsmonat auswählen und Monat öffnen wählen.
  2. Für einen neuen Bericht Entwurf jetzt mit TRACK-KI vorbereiten wählen. Automatik und KI-Entwurf neu vorbereiten verwenden denselben Hintergrundauftrag. Der Start bestätigt nur die Vormerkung. Die Anzeige meldet wartend, laufend, erfolgreich oder fehlgeschlagen und fragt den Status regelmäßig ab. Sie können die Seite schließen oder neu laden; beim erneuten Öffnen wird der Auftrag wieder angezeigt. Drei dezent pulsierende Punkte zeigen den Wartezustand; bei reduzierter Bewegung bleiben sie ruhig. Die Dauer betrifft die Statusanzeige, nicht einen bestätigten KI-Fortschritt. Während eines aktiven Auftrags sind Bearbeitung und Prüfvermerk gesperrt, auch in weiteren Tabs. Bei „Der Bericht wurde geändert“ den Monat neu öffnen, bevor aus einem alten Tab gespeichert wird. Der bisherige Bericht mit Quellen, Kurven und Bildauswahl bleibt bis zur erfolgreichen Speicherung verfügbar. Ein zweiter Start übernimmt den bereits aktiven Auftrag. Nach erfolgreicher Speicherung wird der neue Bericht geöffnet. Liefert die KI Fließtext, versucht TRACK einmal eine Formatkorrektur. Erst nach Prüfung aller Abschnitte werden Berichtstexte gespeichert.
  3. Abschnitte A–D und offene Punkte anhand der Quellen prüfen. Arbeiten je Gewerk und Baufeld, B.1 Hauptauftragstermine, B.2 Ausführungsstand mit Sollzeitraum und Datenstand sowie B.3 vereinbarte Nachtragstermine kontrollieren. In C.1 ungeprüfte Forderung und geprüfte Nettosumme mit dem Beauftragungsstatus abgleichen; C.2 trennt Hauptauftrag, beauftragte Nachträge und Gesamtauftragssumme von der Prognose. Fehlende Daten bleiben offen. Angaben verbundener Teilprojekte müssen ihr Herkunftsprojekt nennen. Erwähnte oder angeforderte Pläne sind nicht automatisch Berichtsanlagen. Historische Musterwerte werden nicht importiert. Reine Statuscodes wie critical oder none scheitern an der Validierung; der bisherige Bericht bleibt erhalten. Die Quellenprüfung nennt freigegebene AV und die ausgewählten freigegebenen BB-/Steuerungsprotokolle des Berichtsmonats im aktuellen Projekt. Entwürfe sind ausgeschlossen. Aufträge und Nachträge einschließlich Bearbeitungsstand und Beträgen stammen aus dem aktuellen Projekt und zeigen den Erfassungsstand, nicht rückwirkend den Monatsendstand. Bei einer Quellenlücke oder gekürztem KI-Kontext keine Vollständigkeit unterstellen. Fehlende Kostenangaben sind keine Null-Euro-Prognose. Druckansicht / PDF öffnet die PDF im kompakten AV-Stil ohne Briefadressfeld und Falzmarken, mit Firmen-CI aus dem Studio (Vektorlogo, eingebettete Schriften, Fußzeile). Über die PDF-Werkzeugleiste drucken oder speichern. Lange Texte erzeugen zusätzliche Seiten; Entwürfe tragen „DRAFT“ mit 8 % Deckkraft. Die Textblöcke erscheinen im Blocksatz. Leistungskurven zeigen den kumulierten Soll-/Ist-Stand aller erfassten Monitoringpositionen bis zum Berichtsstand, einschließlich Hauptprojekt und paralleler Teilprojekte derselben Projektfamilie. Jede Kurve nennt ihr Herkunftsprojekt. Für diesen Gesamtbericht ist Zugriff auf alle verbundenen Projekte erforderlich. Bis zu vier neueste verfügbare Projektbilder aus dem Berichtsmonat werden automatisch ergänzt (Aufnahmedatum, ersatzweise Uploadzeit). Beim KI-Vorbereiten oder Entwurf speichern werden Kurvendaten und Bildreferenzen festgehalten. Vor Entwurf als geprüft markieren die PDF kontrollieren. Über HighQ-Download: Originalbilder (ZIP) oder den QR-Code in der PDF die enthaltenen Bilder in Originalauflösung laden. TRACK-Anmeldung und Projektberechtigung sind erforderlich; der QR-Code gibt keine öffentliche Freigabe. Bei geänderter Bildauswahl den aktuellen Bericht erneut öffnen. Projektbeteiligtenliste öffnet die aktuelle Liste mit eigener Berechtigungsprüfung. Der nächste Berichtsmonat und der geplante Termin für die automatische Entwurfserstellung stehen im Bericht; bei deaktivierter Automatik ist kein Termin festgelegt. Dies ist keine Versandzusage. Für ältere Entwürfe ohne Bildstand zunächst speichern; ältere geprüfte Berichte müssen dafür wieder geöffnet und gespeichert werden. Fehlende Daten werden benannt. Fehlende, gelöschte oder veränderte ausgewählte Bilddateien blockieren die PDF-Ausgabe, bis der Entwurf erneut gespeichert wurde. Fehlt eine hinterlegte CI-Schrift oder das Vektorlogo, die Studio-Konfiguration korrigieren und die PDF erneut öffnen.

Bei Fehlern: Bestehende Berichtstexte bleiben erhalten. Bei dauerhaft wartendem Auftrag die Administration Worker und Datenbankkontext prüfen lassen. Bei unterbrochenem Worker wird der Auftrag beim nächsten Lauf als fehlgeschlagen markiert; es gibt keine automatische Wiederholung desselben Auftrags. Nach Prüfung KI-Entwurf neu vorbereiten wählen. Bei ausgefallener Statusabfrage wird ausschließlich die Abfrage wiederholt. Geprüfte Berichte zuerst mit Wieder zur Bearbeitung öffnen öffnen. Bei wiederholtem Formatfehler die Administration KI-Ausgabe und Kontextlänge prüfen lassen. Unvollständiges oder abgeschnittenes JSON wird abgelehnt; eine Formatkorrektur kann fehlende Quellinformationen nicht wiederherstellen.

Mehrere Bugstatus gemeinsam ändern

Voraussetzung: Systemadministratorzugriff ohne aktive Rollenansicht.

  1. Bugtracker öffnen und die Meldungen über Arbeitsansicht und Status filtern.
  2. Einzelne Zeilen markieren oder über das Kontrollkästchen im Tabellenkopf bis zu 50 sichtbare Bugs auswählen. Den Auswahlzähler prüfen. Auf schmalen Bildschirmen innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, um die weiteren Spalten zu sehen.
  3. Neuer Status auswählen und Status für Auswahl ändern wählen.
  4. Erfolgsmeldung und Verlauf der betroffenen Bugs kontrollieren. Verschwindet ein geänderter Bug, passt er nicht mehr zum aktuellen Status-/Ansichtsfilter.

Fehlerhilfe: Hat sich ein ausgewählter Status zwischenzeitlich geändert, wird keine Meldung geändert; Liste neu laden und erneut auswählen. Jede tatsächliche Änderung wird mit dem Bearbeiter protokolliert. Bestehende Mattermost-Threads werden nach dem Speichern benachrichtigt. Ein Mattermost-Fehler wird separat gemeldet und nimmt den gespeicherten Status nicht zurück. Feature Requests und nicht markierte Bugs bleiben unberührt.

Letzte Meldungen ansehen

Voraussetzung: angemeldeter Benutzer mit Projektzugriff. Bearbeiten erfordert Systemadministratorrechte.

  1. Dashboard → Letzte Meldungen öffnen.
  2. Die fünf neuesten Einträge passend zum Projekt- und Positionsfilter sind sichtbar.
  3. Ältere Meldungen wählen, um die übrigen Einträge aufzuklappen. Erneut wählen, um sie einzuklappen.

Kontrolle: Beim Aufklappen bleiben die fünf neuesten Einträge sichtbar; die älteren kommen hinzu. Nach erneutem Laden sind ältere Meldungen wieder eingeklappt. Fehlt der Aufklapper, passen höchstens fünf Meldungen zu den aktuellen Filtern. Bei fehlenden Einträgen Filter und Projektberechtigung prüfen.

Nachtragsdateien gemeinsam einlesen

Voraussetzungen: Projektadministrationsrechte, aktive dem Projekt zugeordnete Firmen und ein vorhandenes Bezugs-LV. Project → Nachträge → GAEB-Dateien gemeinsam einlesen öffnen.

  1. X83/X84/X86-Dateien in das Feld ziehen oder GAEB-Dateien (bis zu 20) auswählen. Maximal 25 MB je Datei und 40 MB insgesamt. Dateien prüfen wählen.
  2. Je Gruppe Projektfirma, Bezugs-LV, Zuordnung, interne/externe Nummer, Bezeichnung und X83-Textquelle prüfen. Erkannte Auftragnehmerdaten und Nachtragsnummern liefern Vorschläge. Explizite GAEB-Nachtragsnummern sowie NT-/Nachtrag-Überschriften können eine Sammeldatei aufteilen. Fehlende oder mehrdeutige Angaben selbst zuordnen; gleiche Positionskennungen allein identifizieren bei ARGEN keine Firma.
  3. Positionen ausdrücklich über Checkboxen oder Alle auswählen markieren. Gruppen ohne Auswahl werden ausgelassen. Für weitere Aufteilungen Gruppe für weiteren Nachtrag hinzufügen wählen; eine Position darf nur einmal ausgewählt werden. Bei gleicher Nummer verschiedener Firmen unterschiedliche interne Nummern im Projekt vergeben; die Lieferantennummer bleibt unter Externe Nachtragsnummer erhalten.
  4. Bei einer Fortschreibung unter Neue Fassung von den aktuellen Nachtrag derselben Firma wählen und Ablösegrund bei neuer Fassung ausfüllen. Original und Verlauf der Vorfassung bleiben erhalten; die neue Fassung startet vor der Prüfung. X86 erteilt keine automatische Beauftragung.
  5. Auswahl als Nachträge übernehmen wählen. Direkt am Übernahmebereich erscheint eine sichtbare Rückmeldung; bei fehlender Positionsauswahl, unvollständiger Zuordnung oder belegter interner Nummer bleibt die Auswahl erhalten. Bei gleicher externer Nummer eine eindeutige interne Nummer vergeben, etwa NT 05 · Partner A und NT 05 · Partner B. Eine Fehlermeldung aus dem Server wird ebenfalls dort angezeigt; bei unklarer Antwort vor einem erneuten Versuch zuerst die Nachtragsliste kontrollieren. Nach erfolgreicher Übernahme anschließend Nachtragsliste aktualisieren wählen. Die angelegten Nachträge öffnen und Firma, Originaldateien, ausgewählte Positionen, Texte, Mengen und Summen kontrollieren.

Fehlerhilfe: Reine X83-Dateien legen keine bepreisten Nachträge an. Widersprüchliche Datenphasen, doppelte Quellpositionen, falsche Textquellen, fremde Bezugs-LV oder überholte Vorfassungen verhindern das Speichern des gesamten ausgewählten Stapels. Zuordnung korrigieren oder Dateien erneut prüfen. Nach einer nicht auswertbaren Antwort vor Wiederholung die Liste prüfen. Die Vorschau läuft nach einer Stunde ab. Fehlende Firmen zuerst unter den Projektzugriffen zuordnen. Manuelles Neuen Nachtrag anlegen bleibt verfügbar und zeigt aktive Projektfirmen. Beim Bearbeiten darf eine bestehende historische Firma unverändert bleiben.

Versandte Rechnung stornieren und Rückzahlung berücksichtigen

Die eingegebene Kontoauszugsreferenz / der Grund bleibt auch bei Auswahl einer Bankzahlung erhalten. Die Zahlungstabelle eines Rechnungsentwurfs ergänzt hinter dem Rückzahlungsgrund die Referenz des ursprünglichen Zahlungseingangs, damit die betroffene Rechnung erkennbar ist. Zur Kontrolle die PDF-Vorschau erneut öffnen. Die Referenz wird auch bei der Freigabe im Rechnungsstand eingefroren. Bereits ausgestellte PDFs bleiben unverändert.

Voraussetzung: Systemadministration des ausstellenden Unternehmens, Projektzugriff und installierte Stornomigration. Die Rechnung benötigt einen bestätigten Versand und eingefrorenen Originalstand. Zahlungen auf diese Rechnung sowie spätere kumulierte Rechnungen sind zunächst fachlich zu klären.

  1. Office → Rechnungen → versandte Rechnung → Stornorechnung öffnen.
  2. Stornodatum und Stornogrund eintragen. PDF-Vorschau öffnen und Originalbezug, Empfänger und Beträge prüfen.
  3. Vollständige Stornierung bestätigen und Stornorechnung erstellen wählen. TRACK vergibt die nächste Nummer ST/JJJJ/0001 aus einem eigenen jährlichen Nummernkreis, erhält den Originalbeleg und kennzeichnet ihn als storniert. Vor Freigabe die Voraussichtliche Stornorechnungsnummer prüfen; nach Änderung des Datums Nummer aktualisieren wählen. Die Vorschau reserviert keine Nummer.
  4. Stornorechnungs-Mails verwenden fest „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Der E-Mail-Versand der archivierten PDF/XML startet direkt nach Freigabe an die angezeigten Rechnungsempfänger. Je Empfänger den Status Versandt prüfen. Vorgemerkte Aufträge übernimmt bei Unterbrechungen der vorhandene Rechnungsversandlauf. Postversand bleibt manuell: nach Aufgabe Postversand bestätigen wählen. Bestandsstornos werden nicht nachträglich versandt. Bei Versand unklar oder Versand läuft / Ergebnis prüfen den tatsächlichen Mailausgang prüfen, Tatsächlichen Versand geprüft bestätigen und Als versandt bestätigen oder Nachweislich nicht versandt – erneut senden wählen. Unklare Zustellung niemals ungeprüft wiederholen.
  5. Über die vorhandene Rechnungserzeugung einen neuen Entwurf für denselben Zahlungsplan und Monat erzeugen. Leistungen, Stunden, Abzüge und Vorzahlungen gegen das stornierte Original prüfen; der neue Entwurf wird aus dem Zahlungsplan berechnet und ist keine Kopie des Originals.
  6. Im kumulierten Entwurf Rückzahlungen von Vorzahlungen öffnen. Ursprünglicher Zahlungseingang wählen, tatsächliches Wertstellungsdatum, positiven Rückzahlungsbetrag und Kontoauszugsreferenz eingeben. Rückzahlung erfassen wählen. Die Zahlungsübersicht enthält eine Rückzahlungsgegenbuchung, die die Restforderung erhöht; der Eingang bleibt erhalten. Alternativ mit ausdrücklichem Bankzugriff Von uns geleistete Bankzahlung (optional) auswählen. TRACK übernimmt Wertstellungsdatum, Betrag und Referenz aus dem EUR-Bankausgang; manuelle Felder werden dann ignoriert. Angeboten werden freie Bankausgänge bis zum Rechnungsdatum. Unter Office → Bank erscheint anschließend Rückzahlung zugeordnet. Ohne Bankimport die Auswahl leer lassen und manuell erfassen.
Ergebnis prüfen

Die PDF zeigt „Stornorechnungsnummer“, übernimmt Referenz / Zusatzangaben aus dem eingefrorenen Original und setzt den Grund separat nach einer Leerzeile. Stornonummer und Originalbezug, Rückzahlungsgegenbuchung und erhöhten Zahlbetrag im korrigierten Entwurf und seiner PDF-Vorschau kontrollieren. Bereits ausgegebene Dokumente bleiben unverändert. Bestehende Rückzahlungen werden bei Freigabe erneut übernommen und mit ihrem Zahlungseingang fortgeführt.

Wenn es nicht funktioniert
  • Migration fehlt: Administration informieren.
  • Zahlungen, spätere Rechnungen oder unklarer Versand: vor dem Storno fachlich klären; eine versandte Rechnung nicht über Freigaberücknahme ändern.
  • Rückzahlung abgelehnt: zugehörigen Eingang, Datum und Betrag prüfen. Die Summe der Rückzahlungen darf den ursprünglichen Bankeingang nicht überschreiten. Entfernen der Gegenbuchung im Entwurf löscht den Rückzahlungsnachweis nicht.

Bevollmächtigte Projektfirma auswählen und Vollmacht hochladen

Berechtigung: Projektadministration. Menüpfad: Projekt → Projekteinstellungen → Vollmacht zur Nachtragsbeauftragung. Die Einstellung gilt nur für dieses Projekt; Unterprojekte haben eine eigene Einstellung.

  1. In Bevollmächtigtes Büro tippen und eine vorgeschlagene Projektfirma auswählen. Zulässig sind ausschließlich diesem Projekt zugeordnete Firmen. Fehlende Firmen unter Projektbeteiligte zuordnen, danach neu laden.
  2. Die Bevollmächtigung passend aktivieren und Vollmachtsbezug eintragen. Unter Vollmachtsdatei (optional) bei Bedarf ein PDF, JPG oder PNG bis 10 MB auswählen. Die Datei ist freiwillig und aktiviert für sich allein keine Vollmacht.
  3. Vollmacht speichern wählen. Die Einstellungen erneut öffnen und mit Vollmacht herunterladen das gespeicherte Dokument kontrollieren.
  4. Zum Ersetzen eine neue Datei auswählen und speichern. Zum Entfernen Vollmachtsdatei aus aktueller Vollmacht entfernen markieren und ohne neue Datei speichern. Reine Textänderungen behalten die Datei. Frühere Nachweise bleiben archiviert; Änderungen werden protokolliert.

Fehlerhilfe: Freitext außerhalb der Projektfirmen wird abgewiesen. Bei zwischenzeitlicher Änderung neu laden und den aktuellen Stand prüfen. Nach fehlgeschlagenem Upload die Datei erneut auswählen. Hochladen und Entfernen können nicht kombiniert werden. Nur die Projektadministration kann die aktuelle Datei herunterladen; sie wird nicht automatisch an Auftragnehmer versendet. Nach Änderung der Vollmacht oder ihrer Datei müssen auf dem alten Stand beruhende Auftragspakete neu erstellt werden.

Im Namen des AG bei der ARGE beauftragen

Voraussetzungen: Projektadministrationsrecht, abgeschlossene Positionsprüfung, hinterlegte Vollmacht für das zeichnende Büro sowie Schreib-/Unterschriftsberechtigung. Menüpfad: Nachträge → Nachtrag → Beauftragung vorbereiten.

  1. In den Projekteinstellungen unter Vollmacht zur Nachtragsbeauftragung das bevollmächtigte Büro und den Vollmachtsbezug hinterlegen. Bei telefonischer Bevollmächtigung den tatsächlichen Gesprächsbezug dokumentieren.
  2. Auftragnehmer/ARGE und gespeicherte Positionswerte prüfen. Auftrags-LV und X86 erstellen wählen. Die Dateien werden nach der Firmen-CI benannt; Quelle/OZ-Ebenen unterscheiden mehrere X86-Dateien. Auftragspakete enthalten keine automatisch gesetzte DRAFT-Kennzeichnung. Nach einer Korrektur ein neues Paket erstellen; archivierte Dateien bleiben unverändert. Das neue Paket herunterladen und prüfen: Das Auftrags-LV enthält nur Auftragstexte, Mengen und Preise, keine internen Prüfanmerkungen oder konkurrierenden Angebots-/Prüfwerte. Nur-EP-Positionen enthalten keine Mengenbeauftragung.
  3. Auftragsschreiben an ARGE erstellen wählen. Die ARGE als rechtlichen Firmenempfänger und ihre Projektansprechpartner auswählen; Adressen und Brieftext kontrollieren. Das Schreiben beauftragt ausdrücklich im Namen des AG und bezieht das Auftrags-LV ein.
  4. Speichern, Testversand an mich nutzen, im normalen Briefworkflow unterschreiben/freigeben und erneut testen. Auftrags-LV und X86 werden als einzelne Anlagen zusätzlich zum Brief-PDF verschickt. Unter Tatsächlicher E-Mail-Verteiler die Rollen An, CC und BCC prüfen. Beim echten Versand erhalten AN/BCC die Hauptmail und CC persönliche Zur-Kenntnis-Kopien mit dem Adressaten des Schreibens. BCC bleibt verborgen. Jede Mail nennt Briefbetreff und Briefdatum. Im Brief-PDF steht CC unter dem Briefabschluss, bei Platzmangel auf einer Folgeseite. Das gilt auch für PDF-Vorschau und Entwurfs-Testversand. Der Testversand schreibt weiterhin nur die eigene Adresse an. Mehrere X86-Dateien bilden zusammen denselben Positionsstand wie das Auftrags-LV.
  5. Unterschriebenes Schreiben und Anlagen prüfen, dann E-Mail versenden. Erfolgsmeldung und Briefhistorie kontrollieren. Den Beauftragungsstatus des Nachtrags separat unter Beauftragung abschließen protokollieren.

Das Auftrags-LV gilt mit dem zugehörigen unterschriebenen Auftragsschreiben. Die Vorbereitung allein versendet und beauftragt nichts. Fehlende/geänderte Vollmacht oder ein vom Auftragnehmer abweichender Firmenempfänger sperren Freigabe und Echtversand. Nach Vollmachtsänderung ein neues Paket erstellen. Frühere Abstimmungspakete bleiben unverändert und werden nicht zu finalen Auftragsanlagen.

Abstimmungspaket mit unterschriebenem Anschreiben an den AG senden

Voraussetzungen: Projektadministrationsrecht, gespeichertes Abstimmungspaket, Schreib-/Versandberechtigung und eigene Unterschrift im Profil. Menüpfad: Nachträge → Nachtrag → Beauftragung vorbereiten → Erstellte Abstimmungspakete.

  1. Paketdatum und Kennzeichnung als aktueller oder früherer Positionsstand prüfen. Beim gewünschten Paket Anschreiben an AG erstellen wählen.
  2. AG-Empfänger und E-Mail-Adresse, zeichnende Person und Text prüfen. Der Textvorschlag bezieht sich auf eine telefonische Abstimmung; bei Bedarf ändern. Ist die AG-Firma nicht eindeutig zuordenbar, den Auftraggeber im Adressbuch auswählen. Entwurf speichern.
  3. Im Editor mit Testversand an mich zunächst Entwurfs-PDF und ZIP an die eigene Benutzeradresse senden und prüfen.
  4. Unter Prüfung, Freigabe & Versand im eigenen Namen Alleine freigeben & unterschreiben wählen oder den Prüf- und Mitzeichnungsablauf abschließen.
  5. Nach Freigabe erneut Testversand an mich wählen: Jetzt werden das unterschriebene PDF und exakt dieselbe ZIP-Anlage wie beim Echtversand versendet. Beide Anlagen kontrollieren. Ausschließlich die eigene Benutzeradresse erhält den Test; der offizielle Versandstatus bleibt unverändert.
  6. Mit E-Mail versenden das unterschriebene Anschreiben und ZIP an die angezeigten An-/CC-/BCC-Empfänger senden. Erfolgsmeldung und Briefhistorie kontrollieren.

Das archivierte ZIP und seine Entwurfsunterlagen bleiben unverändert; unterschrieben wird das Anschreiben. Der Versand löst keine Beauftragung aus. Projekt und Paket bleiben an das Schreiben gebunden. Für ein anderes Paket einen neuen Entwurf daraus erstellen. Fehlende oder veränderte Pakete sperren den Versand. Nach abgebrochenem oder teilweise fehlgeschlagenem Echtversand nicht wiederholen: zuerst die Administration um Prüfung der Briefhistorie und Mailzustellung bitten.

Einzelspesen bearbeiten und Monate vergleichen

Voraussetzung: eigene Spesen oder Buchhaltungs-/Administrationsrecht für Mitarbeiterspesen. Eine Erfassungsvertretung erteilt kein Bearbeitungsrecht. Menüpfad: Office → Spesen / Auslagen.

  1. Das Erfassungsformular Neue Auslage steht direkt unter dem Seitentitel und etwaigen Meldungen an erster Stelle. Für neue Spesen das Formular ausfüllen und Speichern wählen; Bestätigung und Eintrag in der darunterliegenden Liste prüfen. Weiter unten die Monatsakten prüfen: aktueller Monat und zwei Vormonate zeigen Erstattungsbeträge je Monat sowie die Gesamtsumme über drei Monate.
  2. Unter Einzelpositionen · letzte drei Monate beziehungsweise Meine Einzelpositionen · letzte drei Monate auf Bearbeiten gehen. Datum, Kategorie, Beschreibung oder Originalbetrag ändern und Änderungen speichern wählen. Der Erstattungsanteil bleibt erhalten; die Position wird wieder Entwurf. Der Status wird als Entwurf angezeigt.
  3. In der Spalte Rechnung / Beleg öffnet Rechnung öffnen den vorhandenen Beleg. Für einen Austausch Beleg ersetzen aufklappen, Datei auswählen und Rechnung ersetzen wählen. Ohne vorhandene Datei Beleg hochladen aufklappen. Den gespeicherten Beleg anschließend erneut öffnen.
  4. Mit Löschen und Bestätigung nur diese Position entfernen. Eine zugehörige Serie bleibt aktiv; erneutes ausdrückliches Erzeugen des Monats kann eine gelöschte Serienposition wieder anlegen.
  5. Neu laden und Position sowie aktualisierte Monatssummen kontrollieren. Ältere Monatsakten bleiben im Archiv.

Bei Problemen: Freigegebene/erstattete Positionen und freigegebene Monatsakten sind gesperrt. Bei zwischenzeitlicher Änderung neu laden. Serienpositionen behalten bei Datumsänderung ihren Abrechnungsmonat; andere Spesen wechseln in den Monat des neuen Datums. Belegdateien bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten.

Aus einer Rückfrage zum geöffneten Protokoll zurückkehren

Der Kopf der Rückfrage zeigt Projekt, Besprechungsreihe, Protokollpunkt und bei entsprechendem Link Nummer und Datum des geöffneten Protokolls. Fehlt der konkrete Protokollbezug, wird dies ausdrücklich angezeigt. „Punkt erstmals erfasst in“ bezeichnet den Ursprung des fortgeschriebenen Punktes, nicht zwingend den Protokollstand, auf den sich eine Nachricht bezieht.

Voraussetzung und Berechtigung: Zugriff auf das Projekt und den Protokollpunkt. Menüpfad: Projekt → Besprechungsprotokolle → Reihe und Protokoll auswählen.

  1. Am betreffenden Punkt Rückfragen öffnen.
  2. Nachricht verfassen, Empfänger auswählen und Nachricht senden wählen.
  3. Zum Vorgang wählen und die Protokollnummer kontrollieren: Der Link führt auch nach dem Absenden zum zuvor geöffneten Protokoll und zum Punkt, sofern dieser angezeigt wird.

Wurde die Rückfrage ohne Protokollbezug etwa aus der Rückfragenliste geöffnet, führt der Link zum neuesten Protokoll derselben Reihe. Fehlende oder reihenfremde Protokollverweise verwenden ebenfalls dieses Ziel. Ist der Punkt dort archiviert oder nicht enthalten, die erledigten Punkte prüfen oder das betreffende historische Protokoll auswählen. Die Zugriffsprüfungen gelten weiterhin.

Aufzählungen im Protokoll eingeben

Voraussetzung und Berechtigung: Projektzugriff und Bearbeitungsrecht für den Besprechungsentwurf. Menüpfad: Projekt → Protokolle → Reihe und Entwurf wählen → Punkt oder Stand öffnen.

  1. Den Cursor in ein bearbeitbares Textfeld setzen oder mehrere Zeilen markieren.
  2. • Aufzählung wählen. Erneutes Betätigen entfernt die Punkte einer vollständig markierten Aufzählung.
  3. Enter führt die Liste fort. Enter auf einem leeren Aufzählungspunkt beendet sie. Shift+Enter fügt einen normalen Zeilenumbruch ein.
  4. Mit der vorhandenen Speicherschaltfläche des Felds speichern. Den Punkt erneut öffnen und die Liste in Präsentation oder PDF kontrollieren.

Ergebnis prüfen: Jeder Listenpunkt beginnt mit •; Text und Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Aufzählungen werden als normaler Text gespeichert.

Bei Problemen: Schreibgeschützte Felder haben keine Aufzählungsschaltfläche. Bei erreichter Zeichengrenze zuerst den Text kürzen. Die Schaltfläche speichert nicht automatisch.

Protokoll ruhig präsentieren

Voraussetzung und Berechtigung: Projektzugriff und Bearbeitungsrecht für den Besprechungsentwurf. Menüpfad: Projekt → Protokolle → Reihe und Entwurf wählen → Besprechungsmodus.

  1. Präsentationsansicht öffnen wählen und dieses separate Fenster in Teams teilen.
  2. Teilnehmeransicht folgen lassen aktivieren und im Editor nach oben oder unten scrollen. Die Teilnehmeransicht folgt auch innerhalb eines langen Standes; die Scrollposition wird proportional zum Inhalt übertragen. Zum freien Scrollen im Präsentationsfenster die Option ausschalten. Dann am gewünschten Punkt oder Stand Jetzt anzeigen wählen. Schnelle Auswahlwechsel werden gebündelt; während des Ladens bleibt der bisherige Inhalt sichtbar.
  3. Der vollständige Verlauf des gewählten Punkts bleibt durch Scrollen erreichbar. Der ausgewählte Stand wird hervorgehoben; bei manueller Auswahl bleibt ein bereits sichtbarer Absatz stehen.
  4. Unter Textgröße 100 %, 115 %, 130 % oder 150 % wählen. Vorgabe ist 115 %; die Auswahl bleibt in diesem Browser gespeichert. Vollbild schafft zusätzlichen Platz.

Tabellen zuerst im Protokolleditor speichern, dann am zugehörigen Punkt Jetzt anzeigen wählen. Gespeicherte Tabellen erscheinen auch ohne Beschreibungstext. Im Abschnitt Leistungsstand einer Baubesprechung werden die Soll-/Ist-Kurven bis zum Besprechungsdatum einschließlich berechtigter Familienprojekte angezeigt. Dafür ist Zugriff auf alle Projekte der Projektfamilie erforderlich. Bei fehlenden Leistungsdaten oder fehlendem Zugriff erscheint ein Hinweis. Breite Tabellen lassen sich horizontal scrollen.

Ergebnis prüfen: Texte bleiben vollständig lesbar; Punktwechsel erhalten das Präsentationsfenster. Die Systemeinstellung für reduzierte Bewegung wird berücksichtigt. Interne Editor-Bedienelemente werden nicht geteilt.

Bei Aktualisierungsfehlern: Der bisherige Punkt bleibt mit einer Fehlermeldung sichtbar. Verbindung und Anmeldung prüfen, dann erneut Jetzt anzeigen wählen. Für mehr Text auf dem Bildschirm 100 % wählen; für größere Schrift 130 % oder 150 %.

Verhandlungen im Nachtrag dokumentieren und versenden

Voraussetzung: Projektverwaltungsrecht wie für die Nachtragsprüfung, aktive Projektkontakte sowie die von der Administration ausgeführte Verhandlungsmigration. Neue Runden sind nur beim aktuellen, noch nicht beauftragten Nachtrag möglich.

Menüpfad: Projekt → Nachträge → Öffnen → Verhandlungen.

  1. Neue Verhandlungsrunde wählen. Bezeichnung, Datum / Uhrzeit und Ort / Besprechungsform eintragen.
  2. Unter Teilnehmer aus dem Projekt die Anwesenden auswählen. Nicht hinterlegte Personen mit Name und Firma unter Weitere Teilnehmer (Name und Firma) notieren. Das erteilt keine zusätzlichen Zugriffsrechte.
  3. Ergebnisse / offene Punkte während der Besprechung ergänzen. Die Verhandlungsfelder werden nach kurzer Eingabepause automatisch gespeichert; Verhandlung speichern sichert sie sofort. Die Bestätigung Gespeichert abwarten.
  4. Positionswerte unter Positionsweise Nachtragsprüfung in Verh. Menge und Verh. EP ändern und mit Positionsprüfung speichern sichern. Änderungen der allgemeinen Nachtragsdaten separat mit Nachtrag speichern sichern.
  5. Stand für Versand festhalten wählen. Teilnehmer und Ergebnis sind erforderlich. Das PDF enthält den gespeicherten Nachtrags- und Positionsstand; die Fassung bleibt unveränderlich. Mit Verhandlungs-PDF ansehen kontrollieren.
  6. Unter Empfänger auswählen aktive Projektkontakte mit E-Mail auswählen und bei Bedarf Projektverteiler ergänzen (insgesamt bis zu 100 Kontakte und Verteiler). Doppelte E-Mail-Adressen werden zusammengefasst. Optional eine Begleitnachricht ergänzen. Zuerst Testversand an mich wählen: PDF und Nachricht werden sofort ausschließlich an die eigene aktuelle Profiladresse versendet. Die Bestätigung der Übergabe an den Mailserver abwarten. Auch Testmails beachten die Du-/Sie-Einstellung des zugeordneten Adressbuchkontakts; die Zustelladresse bleibt die Profiladresse. Der Betreff enthält bei Test- und regulärem Versand die Nachtragsnummer und Bezeichnung aus dem festgehaltenen Nachtragsstand. Der E-Mail-Text nennt Datum, Uhrzeit und Teilnehmer einschließlich frei eingetragener Gäste aus der festgehaltenen Verhandlungsfassung. Diese Angaben und die Testmail prüfen, anschließend mit Verhandlungsstand versenden die ausgewählten Empfänger anschreiben. Tests starten oder sperren den regulären Versand nicht und können wiederholt werden. Ungespeicherte oder wiederhergestellte Nachtragsdaten und Positionsänderungen sperren den Versand des festgehaltenen PDFs nicht und sind darin nicht enthalten. Sollen Änderungen mitgeschickt werden, diese zuerst speichern und eine neue Verhandlungsrunde festhalten.

Kontrolle beim regulären Versand: Unter Versandstatus steht zunächst Zum Versand vorgemerkt, nach dem nächsten Aufgabenmail-Job Versendet. Seite zum Aktualisieren neu laden. Frühere Fassungen stehen im Verhandlungsverlauf. Der Versand ist eine Abstimmung, keine Beauftragung.

Fehlerhilfe: Bei paralleler Änderung bleiben eigene Eingaben sichtbar; den gespeicherten Stand in einem neuen Tab vergleichen. Bei fehlender Migration die Administration informieren. Ein Kontakt oder Verteiler ohne gültige E-Mail oder Projektzuordnung ist nicht auswählbar. Für den Testversand muss im eigenen Benutzerprofil eine gültige E-Mail-Adresse stehen. Deaktivierte oder geänderte Verteileradressen werden vor der Zustellung erneut geprüft. Bei Übergabe unklar vor erneuter Verteilung den Mailversand durch die Administration prüfen lassen. Eine Fassung kann nur einmal mit demselben Verteiler und Nachricht vorgemerkt werden; Änderungen gehören in eine neue Runde. Während der Anfrage erscheint am Versandknopf Testmail wird versendet … beziehungsweise Versand wird vorgemerkt …; das bestätigt noch keine Zustellung. Bei Keine gültige Serverantwort zunächst neu laden und den Versandstatus prüfen. Tests werden sofort verarbeitet; bei unklarer Mailübergabe vor einem erneuten Test Status und Posteingang prüfen. Ein nicht gestarteter Test wartet nicht auf den späteren Aufgabenmail-Job. Nach Behebung des angezeigten Fehlers für einen neuen Test neu laden. Bleibt ein regulärer Auftrag vorgemerkt, Aufgabenmail-Job und Fehlertext prüfen.

Nextcloud-Vertrag als Projektwissen verwenden

Voraussetzung und Berechtigung: Projektadministration und Zugriff auf die Vergabephase. Der Betreiber muss die Nextcloud-Quellenmigration installieren, den Wissensdienst datenbankgebunden konfigurieren und den Nextcloud-Ordner dieses Projekts freigeben. Der lesende Nextcloud-Benutzer muss die PDF lesen dürfen. Der gezielte Dienst benötigt den alten Gesamtimport-Timer nicht.

Menüpfad: Projekt → Vergaben & Aufträge → Nextcloud-Verträge.

  1. Bezeichnung eintragen und Zuordnung auswählen. Für MKA-Antwortvorschläge den konkreten Auftrag wählen; Projektwissen (nicht für auftragsbezogene MKA-Antworten) dient nur der projektbezogenen E-Mail-Analyse.
  2. Unter PDF-Pfad im Projektordner beispielsweise Verträge/Bauvertrag.pdf eintragen. Gemeint ist der lesbare relative Pfad unterhalb des freigegebenen Projektordners, kein öffentlicher Freigabelink. Prozentzeichen und übergeordnete Pfade sind nicht zulässig.
  3. Verknüpfen und auslesen wählen. Der Hintergrunddienst liest nur diese Datei. Mit Status prüfen / aktualisieren kontrollieren, bis der zuletzt geprüfte Status Bereit und KI-Kontext aktiv lautet.
  4. Einen MKA-Antwortvorschlag für den zugeordneten Auftrag erstellen oder eine dem Projekt zugeordnete E-Mail analysieren. Vertragsauszüge tragen Dateiname, Seite und SHA-256. Die genannten Seiten vor Übernahme des Vorschlags im Originalvertrag prüfen.
  5. Mit KI-Kontext deaktivieren die Quelle ausschließen und mit KI-Kontext aktivieren wieder einbeziehen. Verknüpfung entfernen entfernt Verknüpfung und Suchauszüge, niemals die Original-PDF in Nextcloud. Für einen anderen Pfad oder Auftrag die Verknüpfung entfernen und neu anlegen.

Ablage und Aktualisierung: TRACK speichert den Verweis, keine PDF. Der KI-Server speichert ausgelesenen Text und einen wortbasierten Suchindex; Download- und OCR-Dateien werden nach der Auslesung entfernt. Vor KI-Anfragen und beim Aktualisieren wird der Änderungsstand geprüft. Änderungen werden neu eingelesen und sperren die Anfrage bis zur Fertigstellung. Ein allgemeiner Projektchatbot oder automatischer Vertragsupload wird dadurch nicht ergänzt.

Fehlerhilfe: Fehlende Migration oder Dienstkonfiguration muss der Betreiber einrichten. Bei Prüfung nötig Pfad, Leserecht, PDF-Größe (standardmäßig 512 MiB), Verschlüsselung und OCR-Installation prüfen, dann aktualisieren. Ohne passende Textstellen die Anfrage konkretisieren. Nicht erreichbare oder veraltete aktive Quellen stoppen die KI-Auswertung. Scheitert das Entfernen, bleibt die Quelle deaktiviert; nach Wiederherstellung des Dienstes erneut entfernen. Doppelte Verknüpfungen zum selben Auftrag werden abgelehnt; vorhandenen Eintrag verwenden.

Brief prüfen, freigeben und versenden

Berechtigung: Verfasser oder legitimierte Vertretung fordern die Prüfung an; ausschließlich der zugewiesene Prüfer darf sie abschließen. Freigabe und Versand erfordern die zeichnende Person oder eine passend berechtigte Vertretung. Menüpfad: Korrespondenz → Schreiben → Brief öffnen → Prüfung, Freigabe & Versand.

Unterschriftenpositionen: Hauptunterzeichner links, Prüfer rechts. Bei Vertretung bleibt die zeichnende Person Hauptunterzeichner; die vorhandenen Freigabe- und Signaturnutzungsrechte gelten weiter. Dieselbe Person erscheint nur einmal.

Vorher prüfen

  • Bei einem projektbezogenen Brief muss der gewünschte Prüfer im Projekt die Rolle Objektüberwachung oder Bauherr besitzen.
  • Beim Prüfer muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Zeichnende und prüfende Person benötigen jeweils eine eigene Unterschrift.
  • Unter Stammdaten → Adressbuch Vorname, optionalen Mittelname und Nachname getrennt pflegen. Die persönliche Du-Anrede verwendet nur den Vornamen; der maschinenschriftliche Unterschriftsname verwendet Vor-, Mittel- und Nachname.

Alleine freigeben

  1. Speichere einen Entwurf im eigenen Namen.
  2. Wähle unter Prüfung, Freigabe & Versand die Aktion Alleine freigeben & unterschreiben. Das ist bei Entwürfen und zurückgegebenen Briefen möglich, nicht während einer laufenden oder abgeschlossenen Prüfung.
  3. Kontrolliere, dass das freigegebene PDF nur deine Unterschrift enthält. Die Freigabe versendet noch nichts; nutze anschließend Testversand an mich und den vorgesehenen Versandweg.

Prüfen und mitunterzeichnen

  1. Empfänger, Projekt, Betreff und Brieftext prüfen und Speichern wählen.
  2. Unter Prüfer die zuständige Person aus Objektüberwachung oder Bauherr auswählen und Zur Prüfung senden wählen. TRACK versendet die Zuweisung per E-Mail; der Verfasser kann die eigene Prüfung nicht selbst abschließen.
  3. Die zugewiesene Person öffnet den Link aus der E-Mail und wählt Prüfung abschließen & mitunterzeichnen oder Änderungen anfordern.
  4. Nach der Prüfung Freigeben & Unterschrift ins PDF übernehmen wählen. Die Freigabe gelingt nur, wenn TRACK beide eingefrorenen Unterschriften im finalen PDF einbetten und verifizieren kann; diese Aktion versendet noch nicht.
  5. Die eingebettete Vorschau prüfen und bei Bedarf Testversand an mich wählen. TRACK sendet exakt das freigegebene PDF ausschließlich an die E-Mail-Adresse des eigenen Benutzerkontos.
  6. Für den tatsächlichen Versand E-Mail versenden wählen.
Ergebnis prüfen: Der E-Mail-Betreff folgt dem Betreff-Schema; mit YYMMDD_PROJEKTNUMMER beispielsweise 260909_NIK. Beide Unterschriften behalten ihr ursprüngliches Seitenverhältnis. Namen und Unterschriftenpositionen im finalen PDF kontrollieren. TRACK bestätigt PDF-Fassung und Empfängerzahl eindeutig und protokolliert den Versand in der Briefhistorie.

Wenn keine Prüfmail ankommt oder der Versand fehlt: Die Aktion nicht blind wiederholen. Konto-E-Mail des Prüfers, angezeigten Status, eingefrorene Unterschrift und Berechtigung unter Status / nächster Schritt kontrollieren. Eine freigegebene Revision behält den eingefrorenen Namen und die Unterschrift; Adressbuchdaten deshalb vor der nächsten Freigabe korrigieren.

Zwischenzeitlich geänderter Brief: Den Brief neu öffnen und die aktuelle Fassung vor einer erneuten Bestätigung prüfen.

Mitunterzeichnung: Mit Prüfung abschließen & mitunterzeichnen bestätigt der Prüfer ausdrücklich die eigene Unterschrift für diese Fassung. Beide Personen benötigen eine hinterlegte Unterschrift. Bei einem bereits früher geprüften Brief ohne bestätigte Mitunterzeichnung erneut Zur Prüfung senden wählen. Fehlende oder veränderte eingefrorene Unterschriften sperren Freigabe und Versand. Bereits freigegebene ältere Revisionen behalten ihren ursprünglichen Unterschriftenstand.

Mail einer reinen Termineinladung

Reine Termineinladungen, -aktualisierungen und -absagen sind bewusst kompakt. Ihr Betreff beginnt mit der unter Administration → Mail-Designer vereinbarten Projektsyntax und ergänzt bei gesetztem TITEL Besprechungsreihe, Titel und Nummer des betroffenen Termins, zum Beispiel 260908_Nikolai · BB – Baubesprechung Nr. 7 – Termineinladung. Der Mailinhalt beginnt direkt mit den Termindaten und enthält weder eine farbige Betreffwiederholung noch Signatur oder Abspann.

Betreff der BB-Protokollmail

Das Betreff-Schema wird ausschließlich unter Administration → Mail-Designer → Betreff-Schema eingestellt. Die folgenden Beispiele setzen YYMMDD_PROJEKTNUMMER_TITEL voraus; HAUPTPROJEKTNAME und UNTERPROJEKTNAME wählen stattdessen die Projektnamen. Ohne TITEL entfällt die Nachrichtenreferenz im Betreff.

Berechtigung: Der zugewiesene Prüfer und der berechtigte Protokollant verwenden die interne Prüfung und finale Freigabe. Menüpfad: Project → Baustellenprotokolle → BB-Reihe und Besprechung auswählen → Prüfung / Freigabe.

Vorher prüfen

  • In den Projektstammdaten muss das gewünschte Projektkürzel, zum Beispiel NIK, hinterlegt sein.
  • Titel der BB-Reihe und Besprechungsnummer müssen vor Beginn der Prüfung stimmen.
  1. Zur internen Prüfung senden wählen und die Prüfung mit Prüfung abschließen beenden.
  2. Nach der Prüfung die angezeigte Aktion zur finalen Freigabe beziehungsweise zum Versand verwenden.
  3. Die eingegangene Prüf- oder Protokollmail kontrollieren. Mit dem genannten Beispiel folgt ihr Betreff DATUM_PROJEKTKÜRZEL_EIGENTLICHER BETREFF, zum Beispiel 260908_NIK_Baubesprechung · Nr. 7 · Finale Freigabe.
Ergebnis prüfen: Beim Beispielschema steht nach dem Datum das Projektkürzel. Die Namensmakros wählen stattdessen Projektnamen; TITEL steuert die Aufnahme der Prüf-, Freigabe- oder Protokollreferenz.

Wenn der Betreff nicht stimmt: Das Projektkürzel in den Projektstammdaten kontrollieren und prüfen, ob die Mail aus dem gewählten BB-Workflow stammt. Das Betreff-Schema der ausgewählten Firma im Mail-Designer ist auch für diesen Ablauf maßgeblich.

Briefentwurf weiter bearbeiten

Berechtigung: Verfasser, zeichnende Person oder eine passend legitimierte Vertretung dürfen einen Brief im Status Entwurf oder Änderungen angefordert bearbeiten. Menüpfad: Korrespondenz → Briefe.

Vorher prüfen

  • Der Brief muss noch bearbeitbar sein und die Berechtigung für die zeichnende Person muss gelten.
  • Zum Bearbeiten die Workflow-Aktion der Briefübersicht verwenden; die PDF-Vorschau ist eine getrennte Aktion.
  1. Den gewünschten Entwurf in der Briefübersicht suchen.
  2. Unter Status / nächster Schritt Weiter bearbeiten wählen. TRACK öffnet den Briefworkflow im selben Browser-Tab direkt am Bearbeitungsformular.
  3. Die benötigten Felder ändern und Speichern wählen.
  4. PDF-Vorschau nur verwenden, wenn das erzeugte Dokument ausdrücklich geprüft werden soll; die Vorschau öffnet getrennt und ersetzt den Editor nicht.
Ergebnis prüfen: Die URL verwendet letter_299_edit.php, das Bearbeitungsformular ist sichtbar und der gespeicherte Entwurf bleibt im Briefworkflow. Das PDF öffnet ausschließlich über eine entsprechend bezeichnete Vorschau-/Dokumentaktion.

Wenn die Bearbeitung gesperrt ist: Angezeigten Status und Berechtigung für die zeichnende Person prüfen. Freigegebene Briefe lassen sich nicht mehr als Entwurf ändern. Zur Übersicht zurückkehren und Weiter bearbeiten verwenden; ein PDF-Vorschaulink ist nicht zum Bearbeiten vorgesehen.

AV-Folgetermin mit oder ohne Kalendereinladung versenden

Berechtigung: Projektadministration und Objektüberwachung dürfen einen bearbeitbaren Aktenvermerk freigeben und versenden. Menüpfad: Project → Aktenvermerke → Öffnen → Review / Freigabe.

Vorher prüfen

  • Unter Besprechung den Anschlusstermin und bei Bedarf den Ort / Teams-Link Anschlusstermin speichern.
  • Den normalen Prüf-/Freigabeprozess abschließen und prüfen, dass der Verteiler gültige Empfänger enthält.
  1. Bei einem bereits freigegebenen, noch nicht versendeten AV oben Versand & Kalender wählen aufrufen. Der Link öffnet Review / Freigabe, ohne den Versand sofort auszulösen. Bei direkter Selbstfreigabe steht die Kalenderauswahl im selben Freigabeformular.
  2. Unter Kalendereinladung / ICS Separate Kalendereinladung versenden wählen, wenn die Empfänger eine ICS-Mail erhalten sollen. Keine Kalendereinladung mitsenden wählen, wenn ausschließlich der AV versendet werden soll; diese Option ist voreingestellt.
  3. Selbst freigeben und versenden oder bei einem bereits freigegebenen AV Freigegebenen Aktenvermerk versenden wählen.
Ergebnis prüfen: Der Folgetermin bleibt in beiden Fällen im AV gespeichert und sichtbar. Bei separatem Versand nennt die Erfolgsmeldung die Kalendereinladungen; bei der voreingestellten Option entsteht weder eine ICS-Mail noch ein Kalenderversandeintrag. Die Kopfaktion kann diese Auswahl nicht mehr umgehen.

Wenn die Auswahl fehlt: zuerst einen gültigen Anschlusstermin speichern. Fordert TRACK dazu auf, den separaten Kalenderversand festzulegen, den AV neu laden und Versand & Kalender wählen verwenden; dann war noch eine ältere geöffnete Seite mit dem früheren Direktversand aktiv. Schlägt der Versand fehl, AV-Verteiler und E-Mail-Adressen prüfen; der gespeicherte Folgetermin wird dadurch nicht entfernt.

Schnellstart

  1. Mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden.
  2. Im Dashboard das gewünschte Projekt öffnen.
  3. Bei der betreffenden Monitoring-Position Melden wählen.
  4. Datum, Unternehmen und Ist-Leistung prüfen beziehungsweise auswählen.
  5. Optional Bemerkung und Nachweise ergänzen und speichern.

Für mehrere Tagesmeldungen kann direkt auf Woche erfassen gewechselt werden. Bereits gemeldete Tage sind für alle Meldeberechtigten der Position im TRACK-Datumswähler und in der Wochenansicht mit der meldenden Person sichtbar; je Monitoring-Position und Tag zählt genau eine Tagesleistung, unabhängig von Unternehmen oder meldender Person. Weitere Eingaben werden gesperrt; Korrekturen erfolgen mit den bestehenden Berechtigungen. Historische Mehrfachmeldungen bleiben nachvollziehbar gespeichert; für die Auswertung zählt nur die zuletzt angelegte Meldung dieses Tages.

Unternehmen werden aus dem freigegebenen Firmenstamm gewählt, damit keine unterschiedlichen Schreibweisen entstehen. Auf jeder angemeldeten Seite führt ein Klick auf das Logo oder den Schriftzug BWPM TRACK oben links direkt zum Dashboard.

Speichergrößen: Administration → Systemstatus → Ihre Installation zeigt eigene Installationsdaten (Datenbank plus lokale Dateien) und Gesamt einschließlich Anwendungscode (ungefähr). Das gilt auch für die Betreiberinstallation. Jeder Mandant wird auf seiner eigenen Adresse gemessen. Bei Addition mehrerer Mandanten gemeinsamen Code nur einmal zählen. Externe Nextcloud-Dateien, Serverprotokolle und Sicherungen sind ausgeschlossen. Fehlende referenzierte Profil-/Kontaktbilder werden separat gemeldet; vorhandene Dateien bleiben messbar. Der Export bleibt bis zur Korrektur der Verweise gesperrt. Bei unbekannter Summe den angezeigten Ablagefehler und Dateirechte prüfen; ein Strich ist keine Null.

Eigene Mandanteninstallation prüfen und herunterladen

Voraussetzung: Anmeldung als Administrator auf der eigenen Mandantenadresse; eine simulierte Rollenansicht genügt nicht. Der Download benötigt PHP-ZIP, mariadb-dump oder mysqldump, einen eigenen Mandantenschlüssel und ausreichend temporären Speicher.

  1. Administration → Systemstatus öffnen.
  2. Unter Ihre Installation Firma und Hostname kontrollieren. PHP-/MariaDB-Version, Datenbankgröße, eigene Dateien und gemeinsam genutzten Anwendungscode ablesen. Unter Bestand dieser Installation stehen Projekte, Kunden (Kundenstamm), Firmen, Adressen/Kontakte, Briefe/Schreiben, Protokolle/Sitzungen, Besprechungsserien, Aktenvermerke, eigene Rechnungen, gespeicherte Nachtragsfassungen, Dokumente, Galeriefotos und Benutzer. Gezählt werden ausschließlich Datensätze der aktuellen Mandanten-Datenbank, einschließlich Entwürfen und archivierten/inaktiven Einträgen. Briefe zählen einmal, nicht je Empfänger oder PDF-Revision; ein Strich kennzeichnet eine fehlende Modultabelle, eine Null einen leeren Bestand. Datenbankgrößen sind ungefähre belegte Größen.
  3. Eigene Installation herunterladen wählen und die Erstellung der ZIP abwarten. Das vertrauliche Archiv enthält den installierten Anwendungscode, SQL-Datenbank, lokale Mandantendateien, eigenen Sicherheitsschlüssel, Prüfsummen und eine Wiederherstellungsanleitung. Betreiberkonfiguration, laufende Datenbankzugänge und andere Mandanten werden nicht exportiert. Externe Dokumentenserver sind separat zu sichern.
  4. ZIP lokal sicher ablegen. Vollständigkeit anhand von manifest.json kontrollieren und eine Wiederherstellung ausschließlich in isolierter Umgebung gemäß RESTORE-DE.txt prüfen. Dies ändert die laufende Installation nicht.

Wenn es nicht klappt: Bei fehlenden Erweiterungen oder Exportprogramm die Administration kontaktieren. Bei gemeinsamem Sicherheitsschlüssel ist zunächst eine getrennte Schlüsselkonfiguration erforderlich. Bei gleichzeitigem Export warten; bei geänderten Dateien erneut starten. Geänderte/unbekannte Programmdateien, fremde Pfade und symbolische Verknüpfungen führen zum Abbruch statt zu einem unvollständigen Archiv. Auf der Betreiberadresse wird kein vollständiger Mandantenexport angeboten; die eigene Mandantenadresse verwenden.

Weitere E-Mail in Thunderbird kontrollieren

Voraussetzung: administrativer Zugriff auf das zentrale Adressbuch und ein eingerichtetes TRACK-CardDAV-Adressbuch in Thunderbird. TRACK bleibt das führende, in Thunderbird schreibgeschützte Adressbuch.

  1. Im Zentralen Adressbuch die Person bearbeiten, E-Mail und Weitere E-Mail prüfen und speichern.
  2. Den Kontakt erneut in TRACK öffnen und beide gespeicherten Adressen kontrollieren.
  3. In Thunderbird das verbundene TRACK-Adressbuch synchronisieren und denselben Kontakt öffnen.

Ergebnis: Beide nicht leeren Felder werden als getrennte E-Mail-Adressen übertragen. Fehlt eine Adresse, das tatsächlich verbundene Adressbuch und den letzten Synchronisationsfehler prüfen. Eine lokal importierte VCF-Kopie aktualisiert sich nicht automatisch. Einzelabruf und Sammelabfrage liefern denselben Kontaktinhalt und dieselbe ETag-Kennung.

Webcamübersicht verwenden

Berechtigung: Angemeldete Benutzer sehen nur Kameras, die für ihre zugeordneten Projekte freigegeben sind; eine geteilte Hauptprojekt-Webcam gibt keine weiteren Inhalte des Hauptprojekts frei. Menüpfad: Dashboard → Webcamübersicht oder Project-Menü → Webcams.

Vorher prüfen

  • Die Projektkamera muss aktiv und für das Projekt oder eines seiner Unterprojekte freigegeben sein.
  • Ein fehlendes Bild kann bedeuten, dass die erste planmäßige Aufnahme noch nicht erfolgt ist.
  1. Im Dashboard bis zur Webcamübersicht scrollen. Jede Projektkamera besitzt eine eigene Karte mit einer hochauflösenden Vorschau, Projektkürzel, Projektname und Verbindungsstatus. Eine einzelne Kamera wird auf die native Darstellungsbreite der Vorschau begrenzt, damit kein kleines Bild über die gesamte Seite gestreckt wird.
  2. Letzte Aufnahme prüfen. Bild aktuell kennzeichnet eine höchstens 36 Stunden alte Aufnahme; Aufnahme veraltet markiert ein älteres Bild. Verbindung gestört lässt das letzte erfolgreiche Bild sichtbar und weist separat auf die Störung hin.
  3. Bei der gewünschten Karte Aufnahmen ansehen wählen, um die nach Tagen gegliederte Bildergalerie zu öffnen.
  4. Alle Webcams wählen, um die vollständige Übersicht der für das eigene Konto sichtbaren Kameras zu öffnen.
Ergebnis prüfen: Die Kamerakarten bleiben auf Desktop, Tablet und Mobilgerät klar getrennt. Projekt, Aufnahmezeit und Verbindungsstatus sind dem jeweiligen Bild eindeutig zugeordnet.

Wenn eine Kamera fehlt: Projektzuordnung sowie aktive und freigegebene Kamera prüfen. Noch ohne Bild bedeutet, dass noch keine Aufnahme gespeichert ist. Aufnahme veraltet bedeutet, dass seit mehr als 36 Stunden kein neues Bild gespeichert wurde. Verbindung gestört bedeutet, dass das letzte erfolgreiche Bild erhalten bleibt, während neue Abrufe fehlschlagen; ein Projektadministrator kann die Webcam-Einstellungen prüfen.

Bildhinweise bei deaktivierten Wochennews

Voraussetzung sind die Projektbildbenachrichtigungs-Migration und der laufende Projektnews-Worker dieses Mandanten. Aktive interne und externe Projektbeteiligte mit gültiger E-Mail-Adresse werden unter Beachtung ihrer Abmeldungen und Benachrichtigungseinstellungen berücksichtigt.

  1. Unter Projekt → Galerie im richtigen Projekt oder Unterprojekt Fotos hochladen.
  2. Projektbeteiligte und E-Mail-Adressen aktuell halten. Bei aktivierten Wochennews steht der Upload-Hinweis in der Wochenmail. Nur für reine Bildhinweise die Wochennews unter Projekt → Einstellungen deaktivieren.
  3. Freitags nach 15:00 Uhr die separate Bildmail und ihren Galerielink prüfen. Sie berücksichtigt Uploads der vorangegangenen sieben Tage; spätere Uploads gehören zum nächsten Zeitraum.

Ohne neue Galerie-Uploads keine Mail; Webcam-Aufnahmen lösen keinen Hinweis aus. Bei aktivierten Wochennews gibt es keine zusätzliche Bildmail. Bildhinweise umfassen manuelle Uploads aus dem Hauptprojekt und allen aktiven Unterprojekten. Jeder Link öffnet das Upload-Projekt. Ein Wochennews-Abonnement in der Gruppe hat Vorrang; sonst erhält jede berechtigte Person eine gemeinsame Bildmail. Abmeldungen gelten je Verteilerprojekt; andere abonnierte Projekte können weiterhin Gruppenhinweise liefern. Die Galerie benötigt Anmeldung und Zugriff auf ein aktives Projekt derselben Projektgruppe. Beteiligte von Haupt- und Unterprojekten dürfen deren Fotos ansehen und herunterladen; andere Rechte bleiben unverändert. Die Projektlinks in der Galerie öffnen die weiteren Galerien. Bei fehlender Mail Beteiligung, Abmeldungen, Worker-Ausgabe und project_photo_notifications prüfen. Bereits versandte oder unklare Bildzustellungen werden nicht automatisch wiederholt.

Projektkommunikation als Bauherr lesen

Bauherren haben lesenden Zugriff auf abgeschlossene Projektkommunikation. Unter Projekt → Projektnews zeigt Projektnews · Archiv ausschließlich versendete Ausgaben. Eine Ausgabe zum Lesen öffnen; Entwürfe, Bearbeitung, KI-Werkzeuge, Verteiler und Versandverwaltung stehen nicht bereit. Unter Projekt → Briefe ein versendetes Schreiben öffnen und Brief-PDF öffnen wählen. Noch nicht versendete und projektlose private Briefe werden nicht angezeigt. Anlage, Bearbeitung, Prüfung und Versand sind auch über direkte Editor- und Vorschauaufrufe gesperrt. Eine zusätzliche Projektadministratorrolle erteilt Verwaltungsrechte.

Ergebnis prüfen: Das Ergebnis mit einem echten Bauherrenkonto oder der administrativen Rollenansicht prüfen. Die Simulation behält die Administratoridentität, blendet persönliche Posteingänge und Postfacheinstellungen aber aus. Persönlicher Eingang und Anlagen bleiben an den Postfachinhaber gebunden. Bewusst ins Projekt archivierte Mails bleiben für Projektberechtigte sichtbar. Ist ein gesperrter Editor weiterhin verfügbar, alle Projektrollen prüfen; eine sichtbare Maske allein belegt weder gespeicherte Änderungen noch das Lesen privater Mails durch Dritte.

Beteiligungsgruppen verwalten

Systemadministratoren verwalten Beteiligungsgruppen unter Administration → Beteiligungsgruppen. Dafür die normale Administratoransicht verwenden; die Rollenansicht hat keinen Zugriff. Deutsche/englische Bezeichnung oder Sortierung ändern, Speichern wählen und anschließend Bestätigung und aktualisierte Liste prüfen. Das Lesen der Bestätigung verändert keine gespeicherten Daten.

Newsletterfreigabe und Archiv

Benutzer und Reportempfänger werden dedupliziert in den Newsletter-Verteiler übernommen. Produktneuigkeiten und relevante Projektinformationen können über den signierten E-Mail-Einstellungslink getrennt ausgewählt werden. Administratoren erzeugen einen Entwurf aus dem aktuellen Änderungsindex und neuen Projektfotos; leere Bereiche werden weggelassen. Es gibt keinen zeitgesteuerten oder automatischen Newsletterversand. Jede Ausgabe wird eingereicht, freigegeben und anschließend ausdrücklich für den Versand bestätigt. Das Admin-Archiv hält Freigabe, Absender, Zeitpunkt, Empfängerzahl und einzelne Zustellstatus fest. Eine eigene Liste zeigt Personen, die sämtliche Newsletterkategorien abgewählt haben.

Support und Fehlermeldungen

Unter Support → Fehler melden werden Fehler erfasst. Unter Support → Feature Request können Nutzer Funktionswünsche einreichen; Administratoren legen einen zuständigen Bearbeiter fest und steuern den Request über Prüfung, Planung, Umsetzung und Abschluss.

Eingangsrechnung aus einer E-Mail anlegen

Berechtigung: Projektadministratoren, Objektüberwachung und berechtigte Nutzer von TRACK Office können Eingangsrechnungen vorbereiten. Menüpfad: Korrespondenz → E-Mail auswählen → Als Eingangsrechnung übernehmen.

Vorbereitung

  • Das persönliche Postfach unter IMAP-Einstellungen verbinden.
  • Die E-Mail muss eine Rechnung als PDF- oder XML-Anhang enthalten. TRACK prüft diese Formate auch innerhalb einer angehängten EML-Datei.
  • Im gewählten Projekt muss ein aktiver Auftrag vorhanden sein.
  1. Korrespondenz öffnen und die E-Mail auswählen.
  2. Unter Projekt das Projekt auswählen. Die automatische Rechnungs- und Projekterkennung ist nur eine Empfehlung; jede E-Mail mit Anhang kann bewusst geprüft werden.
  3. Als Eingangsrechnung übernehmen wählen. TRACK archiviert die Original-Mail, liest geeignete Anhänge und öffnet Eingangsrechnung übernehmen. Eine Freigabe erfolgt nicht automatisch.
  4. Original-EML und Rechnungsanhänge prüfen. Auftrag auswählen sowie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Eingang am, Nettobetrag und Umsatzsteuer bestätigen.
  5. Als Eingangsrechnung übernehmen wählen. Die Rechnung startet danach in der regulären Rechnungsprüfung. Eine bereits mit Zuordnen & archivieren abgelegte E-Mail kann ebenso aus der Projektkorrespondenz übernommen werden.
Ergebnis prüfen: Die Rechnungsprüfung öffnet sich und zeigt die Original-Mail als Quelle. Anschließend ist die Rechnung unter Project → Rechnungsprüfung auffindbar; Office enthält ausschließlich die eigenen Ausgangsrechnungen.

Wenn die Aktion fehlt: zuerst ein Projekt auswählen und die eigene Projektrolle prüfen. Meldet TRACK keinen geeigneten Rechnungsanhang, muss die E-Mail oder eine angehängte EML-Datei ein lesbares PDF oder XML enthalten. Lässt sich kein Auftrag auswählen, vor Abschluss der Übernahme einen Projektauftrag anlegen oder aktivieren.

CSV-Kontakte importieren

Berechtigung: Portaladministration. Öffnen Sie Organisation → Adressbuch → VCF / CSV importieren.

  1. CSV-Datei auswählen und Vorschau erstellen wählen.
  2. Unter Erkannte CSV-Spalten Kopfzeile und Zuordnung prüfen. TRACK untersucht die ersten 20 Datensätze; unterstützt werden Komma, Semikolon und Tabulator sowie UTF-8, UTF-16 mit BOM und Windows-1252.
  3. Kontaktvorschau und Dublettenentscheidungen prüfen. Unbekannte Spalten werden als nicht importiert angezeigt. Mehrdeutige doppelte Überschriften sperren die Vorschau: Überschriften in der Datei korrigieren und erneut hochladen.
  4. Erst danach Geprüften Import bestätigen wählen.

VCF aus einer E-Mail: Als Portaladministration in der eigenen Korrespondenz → Anhänge öffnen wählen. Bei einem VCF-/vCard-Anhang Im Adressbuch prüfen wählen. Kontaktdaten und Dublettenentscheidungen in der gewohnten Importvorschau prüfen; erst Geprüften Import bestätigen speichert die Kontakte. Zur E-Mail führt zurück zur Anhangsliste. Mail und Anhang bleiben unverändert. In der Rollenansicht, bei fremden Postfächern und bei Anhängen über 5 MB ist die Aktion nicht verfügbar. Wenn sich der Anhang geändert hat oder IMAP nicht erreichbar ist, die E-Mail erneut öffnen und den Vorgang wiederholen; es wird kein Kontakt gespeichert.

Maximal 5.000 Kontakte und 5 MB je Datei. Vor Bestätigung wird kein Kontakt gespeichert. Altexporte mit Nummer, Name1 und Name2 werden erkannt: Name1 und Name2 ergeben gemeinsam den Anzeigenamen, ohne Vor-/Nachnamen oder Unternehmen zu erraten. Eindeutige ungeschützte Zeilenumbrüche werden zusammengeführt und gezählt angezeigt; unklare Datensatzgrenzen sperren den Import. Datensätze ohne Name und E-Mail werden mit Datensatznummer als ausgeschlossen angezeigt. Fax, SuchName und zuHänden gehören derzeit nicht zu den importierten Kontaktfeldern; die Vorschau weist sie als nicht importiert aus. Werden Überschriften nicht erkannt, Name oder Vorname / Nachname, Firma, E-Mail und Telefon verwenden. Für andere Überschriften Vorschau verwerfen wählen und die korrigierte Datei hochladen. Die vorhandenen Dubletten- und Gültigkeitsprüfungen gelten weiterhin.

Postanschriften ergänzen / Complete postal addresses

CSV-Spalten Straße/Strasse, Adresszusatz, PLZ, Ort und Land werden in die eigene Anschrift der Person übernommen. Englische Überschriften Street, Address addition, Postal code, City und Country sind ebenfalls möglich. D wird DE, A wird AT; CH bleibt CH. SMS wird als Mobiltelefon erkannt. Führende Nullen in Postleitzahlen bleiben erhalten.

  1. CSV erneut hochladen; bestehende Kontakte vorher nicht löschen.
  2. Postanschrift aus Datei und vorhandene Anschrift in der Vorschau prüfen.
  3. Bei bestätigter Zuordnung Fehlende Daten ergänzen und dann Geprüften Import bestätigen wählen. Abweichende vorhandene Adresswerte verhindern die Ergänzung der gesamten Anschrift, auch bei Treffer aktualisieren.
  4. Kontakt über Bearbeiten öffnen und Postanschrift kontrollieren. Bestehende Belegadressen bleiben unverändert.

Namen allein sind keine zuverlässigen Kennungen. Gleichnamige Kontakte ohne eindeutigen Treffer werden standardmäßig übersprungen; Identität zuerst prüfen. Dateien über 150 Kontakte verwenden die vorgeschlagenen Aktionen; übersprungene Fälle in kleineren Dateien oder im Adressbuch klären. Unvollständige Anschriften bleiben unvollständig; fehlende Hausnummern oder Länder werden nicht geraten. Abweichende Anschriften im Adressbuch korrigieren.

Anmeldesicherheit

Neue Mandantenportale starten mit neutralem TRACK-Branding. Die Portaladministration pflegt das eigene Firmenbranding unter Organisation → Studio; Betreiberlogos dienen nicht als Mandantenstandard. Das Logo der Mandantenfirma erscheint auch im Desktop-/Mobilkopf und auf Anmelde-, Passwort-, Einladungs- und Zwei-Faktor-Seiten. Die gemeinsame Auswahl verwendet zuerst das Studio-Logo, danach das unter Unternehmen hochgeladene Logo und zuletzt neutrales TRACK-Branding. Kunden- oder Lieferantenlogos ersetzen nicht das Logo des Mandantenportals.

Anmeldung, Einladungen, Passwortzugang und Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden ein gemeinsames responsives Layout. Über den Animationsschalter lässt sich der Ball im Hintergrund pausieren. Auf kleinen Bildschirmen stehen die Methoden untereinander; alle Sicherheitsanforderungen bleiben unverändert.

System- und Projektadministratoren müssen die Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden. Jeder Nutzer kann zwischen einer Authenticator-App wie Microsoft Authenticator oder Google Authenticator und einem einmaligen E-Mail-Code wählen. E-Mail-Codes sind zehn Minuten gültig und gegen wiederholte Versuche sowie häufigen Neuversand geschützt. Die Methode kann unter Organisation → Anmeldesicherheit geändert werden; das Konto erhält dazu eine Sicherheitsmail. Wiederherstellungscodes bleiben für Notfälle verfügbar.

Mit Passkey anmelden

Voraussetzung: ein aktives Benutzerkonto und ein auf deinem Gerät bereits für dieses Portal registrierter Passkey.

  1. Öffne die Anmeldeseite und wähle Mit Passkey anmelden.
  2. Bestätige die Anmeldung mit Geräte-PIN, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
  3. Kontrolliere, dass die zuvor angeforderte Portalseite oder das Dashboard erscheint. Die Sitzungsaktualisierung im Hintergrund verändert dieses Ziel nicht.

Fehlerhilfe: Zeigt eine ältere Sitzung nach der Anmeldung nur eine technische Antwort, öffne direkt das Dashboard. Ist die Sitzung abgelaufen, melde dich erneut an. Eine abgebrochene Geräteabfrage kannst du wiederholen; alternativ nutze Passwort und den erforderlichen zweiten Faktor.

Wo werden die Kundendaten gespeichert?

Sämtliche serverseitigen Kundendaten werden ausschließlich in Finnland gespeichert. Das umfasst Anwendungs- und Datenbankinhalte, Dateianhänge, Fotos, Protokolle und Backups. Finnland ist Mitglied der Europäischen Union; die Speicherung unterliegt dem europäischen Datenschutzrecht und der DSGVO. Der Standort bietet zuverlässige Infrastruktur, kurze europäische Übertragungswege und Datenhaltung innerhalb der EU.

Android-App

  1. Organisation → Android-App öffnen.
  2. APK herunterladen und installieren.
  3. Einmaligen QR-Code erzeugen.
  4. Mit dem Android-Gerät scannen und BWPM TRACK öffnen.

Der QR-Code gilt drei Minuten, ist einmal verwendbar und enthält weder Passwort noch dauerhaften App-Zugang. Die Webberechtigungen gelten auch in der App.

Betreff der BB-Protokollmail prüfen

Das Betreff-Schema wird ausschließlich unter Administration → Mail-Designer → Betreff-Schema eingestellt. Die folgenden Beispiele setzen YYMMDD_PROJEKTNUMMER_TITEL voraus; HAUPTPROJEKTNAME und UNTERPROJEKTNAME wählen stattdessen die Projektnamen. Ohne TITEL entfällt die Nachrichtenreferenz im Betreff.

Berechtigung: Protokollant oder aktive Vertretung. Menüpfad: Project → Besprechungsprotokolle → Besprechung öffnen → Testversand an mich.

  1. Den Test ausschließlich an die im eigenen Profil hinterlegte Adresse senden.
  2. Prüfen, dass die konfigurierte Projektsyntax am Anfang erhalten bleibt und bei konfiguriertem TITEL-Makro die datierte Referenz folgt, zum Beispiel 260907_Gänsemarkthöfe · BB-Protokoll vom 03.09.2026.
  3. Die Nachricht öffnen und kontrollieren, dass dieser Betreff nicht nochmals als sichtbare erste Zeile im Mailinhalt erscheint.
Ergebnis prüfen: Test-, Produktiv- und späterer Nachversand verwenden denselben vollständigen Betreff und lassen die sichtbare Betreffwiederholung weg. Falls Zusatz oder Überschrift noch falsch sind, nach der aktuellen Anwendungsaktualisierung einen neuen Test senden; bereits empfangene Mails ändern sich nicht.

Spracheinstellungen

Jeder Benutzer wählt Deutsch oder Englisch unter Organisation → Mein Profil. Anmeldung und Wiki bieten ebenfalls DE/EN. Neue Funktionen werden künftig bei jeder Softwareaktualisierung in beiden Wiki-Sprachen dokumentiert.

Häufige Fragen

Warum kann ich keine Meldung anlegen?

Projektzugriff, Positionszeitraum, Arbeitstag und Firmenzuordnung prüfen. Bei fehlender Berechtigung hilft die Projektadministration.

Warum wird meine GAEB-Datei abgewiesen?

Austauschphase und Version prüfen. Unterstützt werden GAEB DA XML 3.2 und 3.3 in X81, X82, X83 und X86.

Warum erscheint „Noch nicht berechenbar“?

Die Prognose benötigt ein Gesamtsoll und mindestens drei vollständig gemeldete Arbeitstage.

Wie funktioniert eine Urlaubsvertretung?

Eine befristete Vertretung überträgt ausgewählte Projektrollen für den festgelegten Zeitraum und endet automatisch.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Voraussetzung ist ein bestehendes Benutzerkonto; eine Anmeldung ist nicht erforderlich.

  1. Die Anmeldung des eigenen Mandantenportals öffnen und Passwort vergessen? wählen.
  2. Die registrierte E-Mail-Adresse eingeben und Link anfordern wählen.
  3. Den Link in der E-Mail öffnen, ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen eingeben und Passwort speichern wählen.
  4. Mit dem neuen Passwort anmelden.
Der Link ist 60 Minuten gültig und einmal verwendbar. Die Passwortseiten verwenden dieselbe pausierbare Hintergrundanimation wie die Anmeldung. Bleibt die E-Mail aus, Spamordner und Portal-Adresse prüfen und die Administration kontaktieren. Bei abgelaufener Formularsitzung die Seite neu laden; bei abgelaufenem Reset-Link einen neuen anfordern.

Briefentwurf mit dem AG oder anderen Teilnehmern abstimmen

Voraussetzung und Berechtigung: Das Schreiben ist gespeichert. Du benötigst Zugriff auf sein Projekt und die Berechtigung, für die zeichnende Person Schreiben zu erstellen. Entwürfe, zur Überarbeitung zurückgegebene und geprüfte Schreiben können abgestimmt werden; während der internen Prüfung darf dies nur der zugewiesene Prüfer. Freigegebene Schreiben können nicht als Entwurf versendet werden. Empfänger müssen aktive Kontakte des gespeicherten Projekts mit gültiger E-Mail-Adresse sein. Dazu zählen auch Adressbuchkontakte mit verknüpftem aktivem Benutzerkonto und Projektmitgliedschaft, beispielsweise die Objektüberwachung.

Menüpfad: Projekt → Schreiben → gespeichertes Schreiben öffnen → Zur Abstimmung versenden. Im Editor zuerst speichern und die Empfänger direkt unter Zur Abstimmung versenden auswählen.

  1. Zuerst unter Empfängerart An – zur Abstimmung oder CC – zur Kenntnis wählen. Unter Person im Projekt suchen einen Autocomplete-Vorschlag auswählen oder Person hinzufügen nutzen. Ausgewählte Empfänger (An und CC, zusammen bis zu 12 Personen) zeigt die Auswahl. Mindestens eine Person muss in An stehen; Entfernen korrigiert die Auswahl. Mit CC erhalten alle eine gemeinsame Nachricht mit sichtbaren An-/CC-Mailkopf-Feldern.
  2. Optional unter Nachricht zur Abstimmung Prüfpunkte oder einen gewünschten Rückmeldetermin ergänzen. Die kurze Begleitmail bittet bereits um Rückmeldung zum beigefügten Entwurf; die eigene Nachricht ergänzt diesen Text.
  3. Mit Abstimmungs-PDF herunterladen die Fassung kontrollieren. Jede Seite trägt DRAFT in CI-Schrift mit 8 % Deckkraft; grafische Unterschriften entfallen.
  4. Zur Abstimmung versenden klicken. TRACK friert diese PDF-Fassung ein und merkt je ausgewählter E-Mail-Adresse eine eigene Nachricht vor. Spätere Änderungen ersetzen den Anhang nicht.
  5. Unter Letzte Abstimmungsaufträge das Ergebnis prüfen: Vorgemerkt bedeutet eingeplant; An Mailserver übergeben bestätigt die Übergabe, nicht die Zustellung beim Empfänger. Rückmeldungen erfolgen per E-Mail an den Absender. Prüfstatus und regulärer Briefverteiler bleiben erhalten.

Hilfe bei Fehlern: Bei zwischenzeitlichen Änderungen neu laden und die aktuelle Fassung prüfen. Fehlende Personen benötigen einen aktiven Adressbucheintrag mit gültiger E-Mail-Adresse. Die Administration führt scripts/migrate_document_consultation.php für Betreiber und provisionierte Mandanten aus; der bestehende Aufgabenmail-Job verarbeitet deren Aufträge. Bei Versand unklar – Prüfung erforderlich zuerst die Mailübergabe durch die Administration prüfen lassen. Keine erneute Auslösung bei ungeklärtem Ausgang; TRACK wiederholt diese Übergabe nicht automatisch. Derselbe Auftrag wird nicht doppelt angelegt; abweichende Angaben bei Wiederverwendung werden abgewiesen.

AV-Punkte thematisch unter Überpunkten gruppieren

Voraussetzung und Berechtigung: Du darfst den AV im Entwurf oder nach angeforderter Überarbeitung bearbeiten; während der Prüfung darf dies nur der zugewiesene Prüfer. Die Administration führt scripts/migrate_file_note_topic_groups.php für Betreiber und provisionierte Mandanten aus. Freigegebene Fassungen bleiben unverändert.

Menüpfad: Projekt → Aktenvermerke → AV öffnen → Thematische Überpunkte.

  1. Laufende Texteingaben zuerst speichern. Unter Neuer Überpunkt beispielsweise ALLGEMEIN oder UNTERPROJEKT eintragen und Überpunkt anlegen klicken.
  2. Unter Punkte zuordnen für den Hauptpunkt einen Überpunkt auswählen und Zuordnung speichern klicken. Alle Teilstände und zugeordneten Galerieblöcke bleiben beim Hauptpunkt. Neu angelegte Punkte stehen zunächst ohne Überpunkt.
  3. Mit Umbenennen die Bezeichnung und mit den Pfeilen die Reihenfolge der Überpunkte ändern. Unter Reihenfolge der Punkte ändern werden Punkte innerhalb ihres Überpunkts sortiert. Die Punktnummerierung läuft über alle Themen hinweg fort.
  4. Überpunkt entfernen löscht nur die Überschrift; die Punkte bleiben ohne Überpunkt erhalten. Einen einzelnen Punkt mit Ohne Überpunkt und Zuordnung speichern aus der Gruppe lösen.
  5. Überschriften und Punktreihenfolge in der Oberfläche und im PDF prüfen. Leere Überpunkte sind hier verwaltbar, erzeugen aber keinen leeren PDF-Abschnitt. Fortschreibung erstellen übernimmt Überpunkte und Zuordnungen in den neuen Entwurf.

Hilfe bei Fehlern: Leere oder doppelte Bezeichnungen werden abgewiesen. Bei zwischenzeitlicher Änderung neu laden und erneut bearbeiten. Andere ungespeicherte AV-Texte zuerst speichern. Die Gruppierung verändert keine Aufgaben, Empfänger, historischen Punkttexte oder archivierten PDFs.

AV-Entwurf mit DRAFT-Wasserzeichen abstimmen

Voraussetzung und Berechtigung: Der AV ist im Status Entwurf oder Überarbeitung erforderlich und du darfst ihn bearbeiten. Während der internen Prüfung darf der zugewiesene Prüfer den Abstimmungsversand nutzen. Die Administration muss die Abstimmungs-Queue migriert haben; der Aufgabenmail-Job läuft für diesen Mandanten.

Menüpfad: Projekt → Aktenvermerke → AV öffnen → Zur Abstimmung versenden.

  1. Alle Änderungen an Punkten und Grunddaten zuerst speichern. Der Versand übernimmt den gespeicherten Stand.
  2. Unter Empfänger der Abstimmung (bis zu 12 Personen) Personen im Adressbuch suchen und ausdrücklich auswählen. Es wird niemand aus dem regulären Verteiler vorausgewählt. Aktive Personen mit gültiger E-Mail-Adresse sind erforderlich.
  3. Optional eine Nachricht zur Abstimmung eintragen. Wasserzeichen DRAFT auf jeder PDF-Seite ist vorausgewählt und kann abgewählt werden.
  4. Mit Abstimmungs-PDF herunterladen die PDF prüfen. Anschließend Zur Abstimmung versenden wählen.
  5. Unter Letzte Abstimmungsaufträge den Status je Empfänger kontrollieren: Vorgemerkt bedeutet noch nicht versendet; An Mailserver übergeben bestätigt die Mailübergabe beim nächsten Aufgabenmail-Job.

Ergebnis: Jede ausgewählte Person erhält eine eigene Mail mit genau einer eingefrorenen PDF-Kopie. Absender ist die Person, die den Abstimmungsauftrag erteilt. Spätere Änderungen am AV verändern diese PDF nicht. Der AV bleibt im bisherigen Status; weder regulärer Versand noch Aufgabenmail nach einer Stunde oder Kalendereinladung werden ausgelöst. Anlagen werden nicht zusätzlich angehängt. Die Mail kennzeichnet den Stand auch ohne Wasserzeichen als nicht freigegeben.

Fehlerhilfe: Fehlende Adressbuchdaten ergänzen. Bei Versand unklar – Prüfung erforderlich die Administration um Prüfung der Mailserverprotokolle bitten; nicht blind erneut versenden. Bei fehlender CI-Schrift wird die PDF-Erzeugung abgebrochen. Rückmeldungen erfolgen per Antwort an den Absender; eine automatische Freigabe durch die Empfänger ist damit nicht verbunden.

Das DRAFT-Wasserzeichen verwendet die CI-Schrift des Unternehmens mit 8 % Deckkraft, damit der Dokumenttext lesbar bleibt. Bereits eingefrorene Abstimmungs-PDFs bleiben unverändert.

Aufgabenmail nach dem AV-Versand erhalten

Voraussetzungen: Die Administration hat die AV-Aufgabenmail-Migration ausgeführt; der bestehende Zeitplan für meeting_task_digest.php läuft für diesen Mandanten. Die Funktion gilt für nach der Aktivierung versendete Aktenvermerke.

Berechtigung und Menüpfad: Mit Bearbeitungsrecht für den AV unter Project → Aktenvermerke → Öffnen arbeiten.

  1. Unter Verantwortlich Personen an den betreffenden Besprechungspunkten zuweisen und speichern. Jede Person benötigt eine gültige E-Mail-Adresse; mit Info gekennzeichnete Punkte erzeugen keine Aufgabe.
  2. Den bestehenden Prüf-/Freigabeablauf abschließen und den AV versenden. Speichern oder Freigeben allein löst keine Aufgabenmail aus; der AV-Versand muss vollständig erfolgreich sein.
  3. Beim ersten Joblauf frühestens eine Stunde nach erfolgreichem Versand erhält jede aktive zuständige Person eine Sammelmail mit ihren offenen Punkten, Nummern, Texten und gegebenenfalls Terminen. Absender ist die freigebende Person. Ein Portalzugang ist für den Mailempfang nicht erforderlich.

Ergebnis prüfen: Jede Person erhält nur die eigenen Aufgaben. Erledigte/entfallene Punkte, Informationen und deaktivierte Benutzerbenachrichtigungen bleiben unberücksichtigt. Der Portallink erfordert Zugriffsberechtigung auf den AV. Die Datenbank-Warteschlange führt Empfänger und AV-Revision getrennt.

Wenn keine Mail kommt: Erfolgreichen AV-Versand, Zuständigkeit, E-Mail-Adresse und Benachrichtigungseinstellung prüfen. Die Administration prüft Joblauf und Warteschlangenfehler. Eine Stunde ist die Mindestwartezeit, kein garantierter Zustellzeitpunkt. Unklare Mailübergaben bleiben bis zur manuellen Prüfung gesperrt und werden nicht automatisch wiederholt. Es handelt sich um eine einmalige Aufgabenübersicht je AV-Revision, nicht um eine wiederkehrende Terminerinnerung.

Zur Anmeldung

Aktueller TRACK-Funktionsstand

Dieser Abschnitt fasst die aktuell besonders eng zusammenspielenden Produktbereiche zusammen. Er ergänzt die Detailkapitel und wird mit dem Release gepflegt, damit Hilfe & Wiki dem tatsächlichen Funktionsstand nicht hinterherlaufen.

Korrespondenz und Mailzentrale

Die nutzerbezogene Korrespondenz verwendet eine kompakte Master-Detail-Ansicht. Nachrichten können einem Projekt zugeordnet und anschließend im Projektkontext weiterverwendet werden. Aktionen wie KI-Analyse, Agenda-Vorbereitung oder Übernahme als Eingangsrechnung sind Kontextaktionen und verändern die Originalnachricht nicht. Bei wahrscheinlichen Rechnungen wird die Übernahme angeboten; Original-EML und relevante Anhänge bleiben als nachvollziehbare Quelle erhalten.

Briefe

TRACK trennt Entwürfe und freigegebene Schreiben. Entwürfe verwenden eine Entwurfskennung; die offizielle Briefnummer entsteht erst bei Freigabe. Empfängerdaten stammen aus den zentralen Adressdaten, während das gewählte Absenderprofil Briefkopf, Rücksendezeile und Ansprechpartnerblock bestimmt. Vorschau, Freigabe und Archiv verwenden denselben kanonischen Renderer. PDF/A bleibt das Ziel für die Archivierung; der E-POST-Hybridversand baut auf dem freigegebenen Dokument auf.

Protokolle, Aktenvermerke und Teilnehmer

Regelmäßige Teilnehmer stammen aus den Projektbeteiligten. Je Besprechung wird nur die Teilnahmeart erfasst. In STB und anderen Besprechungssituationen wird dieselbe kompakte Teilnehmerkomponente verwendet; Verteiler bleiben getrennt, weil Verteiler nicht automatisch Teilnehmer sind. Sachstände können über die Sparkle-Aktion einen sachlichen und knappen Formulierungsvorschlag erhalten. Der Vorschlag wird vor der Übernahme geprüft.

Aufträge, GAEB und Nachträge

Ein Nachtrag gehört zu einem Projekt und – soweit vorhanden – zu einem Bezugsauftrag. GAEB-X84-Daten können die Forderung netto liefern, wenn kein manueller Angebotswert hinterlegt ist. Bewertung, verhandelter Wert und beauftragter Wert bleiben davon getrennte kaufmännische Stufen und werden niemals aus der Forderung abgeleitet. So bleiben Forderung, Bewertung, Verhandlung und Beauftragung nachvollziehbar.

Freigegebene Budgets werden am Grundauftrag gepflegt. Jede aktuelle Nachtragsrevision trägt mit Minimum, Erwartung und Maximum zur Prognose bei. TRACK leitet diesen Korridor aus den kaufmännischen Stufen ab, solange die Projektadministration nicht alle drei Werte mit einer Abweichungsbegründung festlegt. Auftrags-, Projekt- und Portfolioprognose vergleichen den zusammengefassten Korridor mit den vollständig freigegebenen Budgets und bewahren jede manuelle Änderung im Prognoseverlauf auf.

Kündigt der Auftragnehmer eine überarbeitete Fassung an oder reicht sie ein, wird der bisherige Nachtrag mit Begründung als ersetzt/ungültig markiert. Der Nachfolger kann sofort oder später zugeordnet werden. Alte X83/X84-Quelle, Prüfung und Verlauf bleiben schreibgeschützt erhalten; nur die aktuelle Revision fließt in aktive Listen, KPIs und Prognosen ein.

Dokumente und Archivrichtung

TRACK verknüpft Dateien mit ihrem fachlichen Kontext und bewahrt freigegebene Dokumente unverändert auf. Perspektivisch wird die Ablage mandantenbezogen mit stabilen internen Mandanten-IDs, versionierten Dateien und getrennten geschützten Bereichen für Dokumente, Rechnungen und Exporte strukturiert.

Handbuch BWPM TRACK

TRACK verbindet Projektsteuerung, Baustellendokumentation, Besprechungen, Aktenvermerke, Korrespondenz, kaufmännische Prozesse und Dokumentablage. Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung nach Arbeitsabläufen und nicht nach Versionsnummern.

Projekte, Rollen und Zugriffe

Das Projekt ist der fachliche Kontext für Besprechungen, Beteiligte, Dokumente, Korrespondenz, Monitoring, Aufträge und Nachträge. Zugriffe erfolgen rollenbasiert. Projektbeteiligte werden zentral gepflegt und anschließend in den zugehörigen Workflows wiederverwendet.

Projektbezogene Daten werden nicht in allgemeine Hilfefunktionen oder andere Projekte übertragen. Berechtigungen werden serverseitig aus Benutzer und Projekt abgeleitet.

Firmen, Personen und Adressdaten

Firmen und Personen bilden die zentrale Adressbasis für Projektbeteiligte, Empfänger und Ansprechpartner. Ziel ist ein führendes TRACK-Adressbuch statt konkurrierender lokaler Adressbestände. Personen bleiben mit ihrer Firma verknüpft und können unmittelbar für Brief, Mail, Termin und Protokoll genutzt werden.

Besprechungen, STB und Protokolle

Besprechungsreihen definieren Gliederung, regelmäßige Beteiligte und Verteiler. Für jede Sitzung wird die tatsächliche Teilnahmeart erfasst. Verteiler und Teilnehmer sind bewusst getrennt: Wer das Protokoll erhält, gilt nicht automatisch als anwesend.

Protokollpunkte behalten ihre Historie. Grundlage und ältere Stände werden nicht überschrieben. Ein neuer Stand ergänzt nur die Entwicklung und erhält ein eigenes Standdatum; Zuständigkeit und optionaler Termin gehören zu diesem Stand. Zusätzliche Absätze strukturieren dagegen nur den Text innerhalb eines Standes.

Aufgaben, Querverweise und Fortschreibungen bleiben am jeweiligen Protokollpunkt verankert. Die Sparkle-Funktion darf vorhandenen Text sachlich und knapp umformulieren, aber keine neuen Tatsachen ergänzen.

Aktenvermerke

Aktenvermerke dokumentieren Sachverhalte außerhalb der regulären Protokollfolge. Entwürfe bleiben eindeutig als Entwurf gekennzeichnet. Nach Freigabe ist der archivierte Stand revisionssicher.

Ein Anschlusstermin kann im AV dargestellt werden; die tatsächliche Termineinladung wird getrennt als ICS-Mail versendet. Im Entwurf bleiben Portal-/Archivlinks inaktiv. Im finalen AV dürfen Anlagen- und Portalverweise für berechtigte TRACK-Nutzer echte klickbare Links sein.

Aufgaben, Zuständigkeiten und Rückfragen

Aufgaben entstehen aus Protokollpunkten, Aktenvermerken, Rückfragen und weiteren fachlichen Kontexten. Zuständigkeiten können Personen oder Firmen umfassen; Mehrfachzuständigkeiten bleiben sichtbar. Rückfragen bleiben mit ihrem Ursprung verknüpft und werden nicht zu einem losgelösten allgemeinen Chat.

Korrespondenz und Mailzentrale

Jeder Nutzer kann ein persönliches Postfach anbinden. Nachrichten bleiben über Original-EML und Anhänge nachvollziehbar. Projektzuordnung, KI-Analyse, Agenda-Vorbereitung und Rechnungsübernahme sind Kontextaktionen und verändern die Originalnachricht nicht.

Zielbild ist eine kompakte Mail-Liste mit Absender, Betreff, Datum/Uhrzeit, Vorschautext, Status und Projekt sowie einer Detailansicht für die ausgewählte Nachricht. Die Übernahme als Eingangsrechnung soll nur bei wahrscheinlich relevanten Nachrichten angeboten werden.

Briefe

Briefentwürfe und freigegebene Schreiben sind getrennt. Eine offizielle Briefnummer wird erst bei Freigabe vergeben. Absenderprofil, vollständiges Mandanten-CI, Empfängerdaten und Signatur steuern den kanonischen Renderer.

Vorschau, Freigabe und Archiv sollen denselben Renderer verwenden. Freigegebene Dokumente werden revisionssicher abgelegt; PDF/A und der hybride E-POST-Versand bauen auf diesem Stand auf.

Dokumente und Anlagen

Dateien werden mit ihrem fachlichen Kontext gespeichert. Freigegebene Dokumente bleiben unverändert. Anlagen veröffentlichter Protokolle und Aktenvermerke sollen für berechtigte Portalnutzer direkt erreichbar sein. Prüfsummen und Upload-Zeitpunkte unterstützen die dokumentarische Nachvollziehbarkeit.

Monitoring, Tagesmeldungen und Fortschritt

Monitoring-Positionen vergleichen Ist-Leistung mit dem bis heute fälligen Soll. Tages- und Wochenerfassung überschreiben vorhandene Meldungen nicht. Bereits gemeldete Tage bleiben im TRACK-Datumswähler sichtbar und führen direkt zur Korrektur.

Leistungskurven und Prognosen verwenden die tatsächlich gemeldeten Mengen. Prozentdarstellungen dürfen begrenzt werden, die zugrunde liegenden Mengen bleiben unverändert.

Kalender und Teams

Projekttermine, Anschlusstermine und Einladungen werden getrennt von Dokumentmails behandelt. Ein Folgetermin kann im freigegebenen Dokument dargestellt werden, während die ICS-Einladung separat versendet wird. Dadurch bleiben Dokumentversand und Kalendereintrag eindeutig nachvollziehbar.

Vergaben, Aufträge, GAEB und Nachträge

Grundauftrag und Bezugs-LV bilden die kaufmännische Referenz. Nachträge werden gegen diesen Bezug geführt. Forderung netto, Bewertung netto, verhandelter Wert und beauftragter Wert bleiben getrennte Stufen und dürfen nicht automatisch voneinander abgeleitet werden.

Vor dem Import einer X84 oder X86 kann die Projektadministration die Positionen auswählen, die zum aktuellen Nachtrag gehören. TRACK summiert ausschließlich diese Auswahl und bewahrt zugleich das vollständige Original; bei einem Vollimport bleibt der ausgewiesene TotalNet-Wert maßgeblich. Negative Werte werden als Minderkosten mit ihrem Vorzeichen übernommen. Eine zugehörige X83 kennzeichnet Positionen mit Provis = WithoutTotal als reine EP-Positionen, deren Referenzmengen und technische Positionswerte nicht zur Forderung gehören. Eine versehentlich gelieferte X86 kann ebenfalls als Positions- und Wertquelle gelesen werden, ohne den Nachtragsstatus in TRACK zu ändern.

Rechnungen

Eingangsrechnungen können aus der Korrespondenz übernommen werden, wenn eine Nachricht wahrscheinlich eine Rechnung enthält. Original-EML und Rechnungsdateien bleiben als Quelle verknüpft. Erkannte Rechnungsdaten sind Vorschläge und lösen keine automatische Freigabe oder Zahlung aus.

KI-Funktionen

Die Hilfe-KI beantwortet Bedienungsfragen zu TRACK. Sparkle-Aktionen formulieren vorhandenen Text professionell um. Ergebnisse werden als Vorschlag gezeigt und erst nach bewusster Übernahme in das Feld geschrieben.

Die KI darf keine neuen Tatsachen, Termine, Verantwortlichkeiten oder rechtlichen Bewertungen erfinden. Zugangsdaten des Providers verbleiben serverseitig.

Administration, Branding und Sicherheit

Das vom Mandanten hochgeladene CI-/Logo-SVG ist als vollständige unveränderte Einheit zu verwenden. Enthält das SVG einen Schriftzug, gehört dieser zum Logo und darf nicht auf ein separates Signet reduziert werden.

Rollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Provider-Konfiguration und Integrationen werden getrennt von Projektdaten administriert. Gesundheitsprüfungen dürfen keine Zugangsdaten offenlegen.

Integrationen

Mattermost dient der Release-Kommunikation und perspektivisch als schneller Eingang für Bugs und Featurewünsche; TRACK bleibt das führende Register. Microsoft 365 und Teams unterstützen kontospezifische Anmeldung und Kalenderabläufe.

Freigabe, Archiv und Nachvollziehbarkeit

Entwürfe sind bearbeitbar, freigegebene und archivierte Dokumente revisionssicher. Prüfsummen, Zeitstempel und Quellenverknüpfungen unterstützen die Nachvollziehbarkeit. Release-Notes dokumentieren Änderungen, ersetzen aber nicht dieses Handbuch.