So funktioniert BWPM TRACK

Schnellstart

1. Mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden.
2. Im Dashboard das gewünschte Projekt öffnen.
3. Bei der betreffenden Monitoring-Position Melden wählen.
4. Datum, Unternehmen und Ist-Leistung prüfen beziehungsweise auswählen.
5. Optional Bemerkung und Nachweise ergänzen und speichern.

Für mehrere Tagesmeldungen kann direkt auf Woche erfassen gewechselt werden. Bereits gemeldete Tage sind im TRACK-Datumswähler und in der Wochenansicht sichtbar; vorhandene Meldungen werden nicht überschrieben und führen direkt zur Korrektur.

Unternehmen werden aus dem freigegebenen Firmenstamm gewählt, damit keine unterschiedlichen Schreibweisen entstehen. Auf jeder angemeldeten Seite führt ein Klick auf das Logo oder den Schriftzug BWPM TRACK oben links direkt zum Dashboard.

Newsletterfreigabe und Archiv

Benutzer und Reportempfänger werden dedupliziert in den Newsletter-Verteiler übernommen. Produktneuigkeiten und relevante Projektinformationen können über den signierten E-Mail-Einstellungslink getrennt ausgewählt werden. Administratoren erzeugen einen Entwurf aus dem aktuellen Änderungsindex und neuen Projektfotos; leere Bereiche werden weggelassen. Es gibt keinen zeitgesteuerten oder automatischen Newsletterversand. Jede Ausgabe wird eingereicht, freigegeben und anschließend ausdrücklich für den Versand bestätigt. Das Admin-Archiv hält Freigabe, Absender, Zeitpunkt, Empfängerzahl und einzelne Zustellstatus fest. Eine eigene Liste zeigt Personen, die sämtliche Newsletterkategorien abgewählt haben.

Support und Fehlermeldungen

Unter Support → Fehler melden werden Fehler erfasst. Unter Support → Feature Request können Nutzer Funktionswünsche einreichen; Administratoren legen einen zuständigen Bearbeiter fest und steuern den Request über Prüfung, Planung, Umsetzung und Abschluss.

Anmeldesicherheit

System- und Projektadministratoren müssen die Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden. Jeder Nutzer kann zwischen einer Authenticator-App wie Microsoft Authenticator oder Google Authenticator und einem einmaligen E-Mail-Code wählen. E-Mail-Codes sind zehn Minuten gültig und gegen wiederholte Versuche sowie häufigen Neuversand geschützt. Die Methode kann unter Organisation → Anmeldesicherheit geändert werden; das Konto erhält dazu eine Sicherheitsmail. Wiederherstellungscodes bleiben für Notfälle verfügbar.

Wo werden die Kundendaten gespeichert?

Sämtliche serverseitigen Kundendaten werden ausschließlich in Finnland gespeichert. Das umfasst Anwendungs- und Datenbankinhalte, Dateianhänge, Fotos, Protokolle und Backups. Finnland ist Mitglied der Europäischen Union; die Speicherung unterliegt dem europäischen Datenschutzrecht und der DSGVO. Der Standort bietet zuverlässige Infrastruktur, kurze europäische Übertragungswege und Datenhaltung innerhalb der EU.

Android-App

1. Organisation → Android-App öffnen.
2. APK herunterladen und installieren.
3. Einmaligen QR-Code erzeugen.
4. Mit dem Android-Gerät scannen und BWPM TRACK öffnen.

Der QR-Code gilt drei Minuten, ist einmal verwendbar und enthält weder Passwort noch dauerhaften App-Zugang. Die Webberechtigungen gelten auch in der App.

Spracheinstellungen

Jeder Benutzer wählt Deutsch oder Englisch unter Organisation → Mein Profil. Anmeldung und Wiki bieten ebenfalls DE/EN. Neue Funktionen werden künftig bei jeder Softwareaktualisierung in beiden Wiki-Sprachen dokumentiert.

Häufige Fragen

Korrespondenz und Mailzentrale

Die Korrespondenz ist nutzerbezogen. Nachrichten können einem Projekt zugeordnet und anschließend im Projektkontext weiterverwendet werden. Aktionen wie KI-Analyse, Agenda-Vorbereitung oder Übernahme als Eingangsrechnung sind Kontextaktionen und verändern die Originalnachricht nicht. Original-EML und relevante Anhänge bleiben als Quelle erhalten.

Zielbild ist eine kompakte Mail-Liste mit Absender, Betreff, Zeit, Vorschau, Status und Projekt sowie einer Detailansicht für die ausgewählte Nachricht. Die Rechnungsübernahme wird nur angeboten, wenn die Nachricht wahrscheinlich eine Rechnung enthält.

Briefe

TRACK trennt Entwürfe und freigegebene Schreiben. Entwürfe verwenden eine Entwurfskennung; die offizielle Briefnummer entsteht erst bei Freigabe. Empfängerdaten stammen aus den zentralen Adressdaten, während das gewählte Absenderprofil Briefkopf, Rücksendezeile und Ansprechpartnerblock bestimmt. Vorschau, Freigabe und Archiv verwenden denselben kanonischen Renderer. PDF/A bleibt das Ziel für die Archivierung; der E-POST-Hybridversand baut auf dem freigegebenen Dokument auf.

Protokolle, Aktenvermerke und Teilnehmer

Regelmäßige Teilnehmer stammen aus den Projektbeteiligten. Je Besprechung wird nur die Teilnahmeart erfasst. In STB und anderen Besprechungssituationen wird dieselbe kompakte Teilnehmerkomponente verwendet; Verteiler bleiben getrennt, weil Verteiler nicht automatisch Teilnehmer sind. Sachstände können über die Sparkle-Aktion einen sachlichen und knappen Formulierungsvorschlag erhalten. Der Vorschlag wird vor der Übernahme geprüft.

Aufträge, GAEB und Nachträge

Ein Nachtrag gehört zu einem Projekt und – soweit vorhanden – zu einem Bezugsauftrag. GAEB-X84-Daten können die Forderung netto liefern, wenn kein manueller Angebotswert hinterlegt ist. Bewertung, verhandelter Wert und beauftragter Wert bleiben davon getrennte kaufmännische Stufen und werden niemals aus der Forderung abgeleitet. So bleiben Forderung, Bewertung, Verhandlung und Beauftragung nachvollziehbar.

Dokumente und Archivrichtung

TRACK verknüpft Dateien mit ihrem fachlichen Kontext und bewahrt freigegebene Dokumente unverändert auf. Perspektivisch wird die Ablage mandantenbezogen mit stabilen internen Mandanten-IDs, versionierten Dateien und getrennten geschützten Bereichen für Dokumente, Rechnungen und Exporte strukturiert.

Projekte, Rollen und Zugriffe

Das Projekt ist der fachliche Kontext für Besprechungen, Beteiligte, Dokumente, Korrespondenz, Monitoring, Aufträge und Nachträge. Zugriffe erfolgen rollenbasiert. Projektbeteiligte werden zentral gepflegt und anschließend in den zugehörigen Workflows wiederverwendet.

Projektbezogene Daten werden nicht in allgemeine Hilfefunktionen oder andere Projekte übertragen. Berechtigungen werden serverseitig aus Benutzer und Projekt abgeleitet.

Firmen, Personen und Adressdaten

Firmen und Personen bilden die zentrale Adressbasis für Projektbeteiligte, Empfänger und Ansprechpartner. Ziel ist ein führendes TRACK-Adressbuch statt konkurrierender lokaler Adressbestände. Personen bleiben mit ihrer Firma verknüpft und können unmittelbar für Brief, Mail, Termin und Protokoll genutzt werden.

Besprechungen, STB und Protokolle

Besprechungsreihen definieren Gliederung, regelmäßige Beteiligte und Verteiler. Für jede Sitzung wird die tatsächliche Teilnahmeart erfasst. Verteiler und Teilnehmer sind bewusst getrennt: Wer das Protokoll erhält, gilt nicht automatisch als anwesend.

Protokollpunkte behalten ihre Historie. Grundlage und ältere Stände werden nicht überschrieben. Ein neuer Stand ergänzt nur die Entwicklung und erhält ein eigenes Standdatum; Zuständigkeit und optionaler Termin gehören zu diesem Stand. Zusätzliche Absätze strukturieren dagegen nur den Text innerhalb eines Standes.

Aufgaben, Querverweise und Fortschreibungen bleiben am jeweiligen Protokollpunkt verankert. Die Sparkle-Funktion darf vorhandenen Text sachlich und knapp umformulieren, aber keine neuen Tatsachen ergänzen.

Aktenvermerke

Aktenvermerke dokumentieren Sachverhalte außerhalb der regulären Protokollfolge. Entwürfe bleiben eindeutig als Entwurf gekennzeichnet. Nach Freigabe ist der archivierte Stand revisionssicher.

Ein Anschlusstermin kann im AV dargestellt werden; die tatsächliche Termineinladung wird getrennt als ICS-Mail versendet. Im Entwurf bleiben Portal-/Archivlinks inaktiv. Im finalen AV dürfen Anlagen- und Portalverweise für berechtigte TRACK-Nutzer echte klickbare Links sein.

Aufgaben, Zuständigkeiten und Rückfragen

Aufgaben entstehen aus Protokollpunkten, Aktenvermerken, Rückfragen und weiteren fachlichen Kontexten. Zuständigkeiten können Personen oder Firmen umfassen; Mehrfachzuständigkeiten bleiben sichtbar. Rückfragen bleiben mit ihrem Ursprung verknüpft und werden nicht zu einem losgelösten allgemeinen Chat.

Korrespondenz und Mailzentrale

Jeder Nutzer kann ein persönliches Postfach anbinden. Nachrichten bleiben über Original-EML und Anhänge nachvollziehbar. Projektzuordnung, KI-Analyse, Agenda-Vorbereitung und Rechnungsübernahme sind Kontextaktionen und verändern die Originalnachricht nicht.

Zielbild ist eine kompakte Mail-Liste mit Absender, Betreff, Datum/Uhrzeit, Vorschautext, Status und Projekt sowie einer Detailansicht für die ausgewählte Nachricht. Die Übernahme als Eingangsrechnung soll nur bei wahrscheinlich relevanten Nachrichten angeboten werden.

Briefe

Briefentwürfe und freigegebene Schreiben sind getrennt. Eine offizielle Briefnummer wird erst bei Freigabe vergeben. Absenderprofil, vollständiges Mandanten-CI, Empfängerdaten und Signatur steuern den kanonischen Renderer.

Vorschau, Freigabe und Archiv sollen denselben Renderer verwenden. Freigegebene Dokumente werden revisionssicher abgelegt; PDF/A und der hybride E-POST-Versand bauen auf diesem Stand auf.

Dokumente und Anlagen

Dateien werden mit ihrem fachlichen Kontext gespeichert. Freigegebene Dokumente bleiben unverändert. Anlagen veröffentlichter Protokolle und Aktenvermerke sollen für berechtigte Portalnutzer direkt erreichbar sein. Prüfsummen und Upload-Zeitpunkte unterstützen die dokumentarische Nachvollziehbarkeit.

Monitoring, Tagesmeldungen und Fortschritt

Monitoring-Positionen vergleichen Ist-Leistung mit dem bis heute fälligen Soll. Tages- und Wochenerfassung überschreiben vorhandene Meldungen nicht. Bereits gemeldete Tage bleiben im TRACK-Datumswähler sichtbar und führen direkt zur Korrektur.

Leistungskurven und Prognosen verwenden die tatsächlich gemeldeten Mengen. Prozentdarstellungen dürfen begrenzt werden, die zugrunde liegenden Mengen bleiben unverändert.

Kalender und Teams

Projekttermine, Anschlusstermine und Einladungen werden getrennt von Dokumentmails behandelt. Ein Folgetermin kann im freigegebenen Dokument dargestellt werden, während die ICS-Einladung separat versendet wird. Dadurch bleiben Dokumentversand und Kalendereintrag eindeutig nachvollziehbar.

Vergaben, Aufträge, GAEB und Nachträge

Grundauftrag und Bezugs-LV bilden die kaufmännische Referenz. Nachträge werden gegen diesen Bezug geführt. Forderung netto, Bewertung netto, verhandelter Wert und beauftragter Wert bleiben getrennte Stufen und dürfen nicht automatisch voneinander abgeleitet werden.

Eine hinterlegte GAEB-X84 kann die Forderung netto liefern. Negative X84-Gesamtsummen sind Minderkosten und müssen mit ihrem Vorzeichen übernommen werden. Eine X84 von −13.620,44 EUR darf deshalb nicht als 0,00 EUR erscheinen.

Rechnungen

Eingangsrechnungen können aus der Korrespondenz übernommen werden, wenn eine Nachricht wahrscheinlich eine Rechnung enthält. Original-EML und Rechnungsdateien bleiben als Quelle verknüpft. Erkannte Rechnungsdaten sind Vorschläge und lösen keine automatische Freigabe oder Zahlung aus.

KI-Funktionen

Die Hilfe-KI beantwortet Bedienungsfragen zu TRACK. Sparkle-Aktionen formulieren vorhandenen Text professionell um. Ergebnisse werden als Vorschlag gezeigt und erst nach bewusster Übernahme in das Feld geschrieben.

Die KI darf keine neuen Tatsachen, Termine, Verantwortlichkeiten oder rechtlichen Bewertungen erfinden. Zugangsdaten des Providers verbleiben serverseitig.

Administration, Branding und Sicherheit

Das vom Mandanten hochgeladene CI-/Logo-SVG ist als vollständige unveränderte Einheit zu verwenden. Enthält das SVG einen Schriftzug, gehört dieser zum Logo und darf nicht auf ein separates Signet reduziert werden.

Rollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Provider-Konfiguration und Integrationen werden getrennt von Projektdaten administriert. Gesundheitsprüfungen dürfen keine Zugangsdaten offenlegen.

Integrationen

Mattermost dient der Release-Kommunikation und perspektivisch als schneller Eingang für Bugs und Featurewünsche; TRACK bleibt das führende Register. Microsoft 365 und Teams unterstützen kontospezifische Anmeldung und Kalenderabläufe.

Freigabe, Archiv und Nachvollziehbarkeit

Entwürfe sind bearbeitbar, freigegebene und archivierte Dokumente revisionssicher. Prüfsummen, Zeitstempel und Quellenverknüpfungen unterstützen die Nachvollziehbarkeit. Release-Notes dokumentieren Änderungen, ersetzen aber nicht dieses Handbuch.